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当数字档案馆建成后，电子档案管理系统安装、转换和投入正式运行，数字档案馆即进入了运行期。在运行期间，数字档案馆中的电子档案管理系统需要进行一系列的维护工作，包括程序维护、数据文件维护、代码维护、机器设备维护等。
随着系统复杂程度的提高，系统的维护成本逐年增加。据统计，在系统的整个生命周期中，三分之二以上的经费会用在维护上，90%的软件人员在从事系统维护工作，这些数据说明维护工作在系统整个生命周期中的重要性。现实中，有的企业花巨资购买了电子档案管理系统，安装后系统长期不能顺畅运行，这与维护工作有直接关系。
项目运维即信息系统的运行管理与维护，主要包括系统的运行和系统的维护两个部分。
1.信息系统运行管理的目标
信息系统运行管理的目标，就是对信息系统的运行进行实时控制，记录其运行状态，进行必要的修改与扩充，以使信息系统运行能真正符合管理决策的需要。
2.信息系统运行管理的内容
（1）信息系统日常运行管理
① 例行的信息处理及服务工作监控。
常见的工作包括：例行的数据更新、统计分析、报表生成、数据复制及保，以及与外界的定期数据交流等。
② 计算机自身的运行与维护。
这里所说的计算机系统自身的运行与维护，主要是指硬件的运行管理，主要包括：设备的使用管理，定期检修，备品配件的准备和使用，各种消耗性材料的使用和管理，以及电源和工作环境的管理等。
③ 系统的安全管理。
系统的安全管理，是指为防止系统外部对系统资源不合法的使用和访问，保证系统的硬件、软件和数据不因偶然因素或人为因素而遭到破坏、泄露、修改或复制。系统的安全性即体现在保密性、可控制性、可审查性和抗击性四个方面。
（2）信息系统运行情况的记录
系统的运行情况对系统管理评价是十分重要且十分宝贵的资料，这些资料对总结系统运行经验、提高信息处理水平具有十分重要的意义。在系统运行过程中，需要收集和积累的资料包括以下方面。
① 工作数据记录。
每天（周、月）提供报表的数量、每天（周、月）输入数据的数量、系统中积累的数据量、修改的程序数量、数据使用的频率以及满足用户临时需求的数量等反映系统的工作负担、所提供的信息服务的规模以及计算机应用系统功能的最基本数据。
② 工作效率数据。
即系统为了完成所规定的工作，占用了多少人力、物力及时间。
③ 系统所提供信息服务的质量。
包括使用者对提供信息的方式是否满意，对所提供信息的精确程度是否符合要求，对信息提供的及时性和临时性提出的信息需求是否得到满足等。
④ 系统的维护修改情况记录。
包括维护工作的内容、情况、时间和执行人员等。
⑤ 系统的故障情况。
需要记录的信息有：故障发生的时间、故障的现象、故障发生时的工作环境、处理的方法、处理的结果、处理人员、善后措施及原因分析。需要注意的是，这里所说的故障不仅指计算机本身的故障，而是对整个信息系统来说的，它还包括软件、操作、配置等故障。例如，由于数据收集不及时，使年度报表的生成未能按期完成，这是整个信息系统的故障，但不是计算机硬件系统的故障；再如，由于原始数据收集质量不高，使系统某项功能无法完成等。
在上述信息系统运行情况的记录中，运行数据较容易被忽视，而发生故障的情况往往记录较全。要全面掌握系统的情况，必须重视正常运行时的情况记录。
现在的信息系统一般都有日志管理功能，可自动记载自身运行情况，但是也需要有手工记录作为补充手段，因为有些情况是无法通过信息系统自身来记录的。比如，使用者的满意度、所生成报表的使用频率等，还有诸如故障发生时系统往往无法详细记录故障情况。因此，对于一套信息系统来说，必须有严格的运行情况记录制度，并要求有关人员严格遵守和执行。
（3）对系统运行情况进行检查与评价
信息系统在运行过程中，除了要进行大量的管理和维护工作以外，还要定期对系统的运行状况进行审计和评价。评价由系统分析员或专门的审计人员会同各类开发人员和业务部门经理共同参与，审计结果为系统的改进和扩展提供依据，系统评价一般包括以下三个方面。
① 系统是否达到预定目标，目标是否需要修改。
② 系统适应性、安全性评价。
③ 系统的社会效益、经济效益评价。
对系统定期进行审计与评价，实际上是衡量系统所处的状态是否满足需求。如果审计结果是系统基本适用但需要一些改进，则要做好系统的维护工作；如果审计结果确认系统已不能满足各项管理和决策需求，不能适应未来的发展，则说明该信息系统已经完结了它的生命周期，必须提出新的开发需求，开始另外一个新系统的生命周期，整个开发过程又回到系统开发的最初阶段。
3.信息系统运行管理的组织与人员配置
（1）信息系统运行管理的组织
有效地组织好信息系统运行，对于提高信息系统的运行效率具有重要意义。系统运行组织的建立是与信息系统在企业中的地位分不开的，目前，国内企业组织中负责信息系统运行管理的大多是信息中心、计算中心或信息处等信息管理部门。
（2）人员配置
人员配置是信息系统运行成败的关键。系统运行所需人员主要包括：系统主管人员、系统操作人员、系统管理人员等。
1.系统维护的内容
根据运行维护原理，一个信息系统维护包括以下主要内容。
（1）程序的维护
程序维护存在以下几种情况：一是根据运行记录发现程序错误，相应程序需要更改。二是随着用户对系统熟悉程度的增加，用户对系统功能提出更高的要求，部分程序需要改进。三是系统运行环境发生变化，部分程序需要修改。
（2）数据文件的维护
当业务发生变化，需要建立新的数据文件，或对现有数据文件结构进行修改。
（3）代码的维护
随着系统运行环境的变化，旧代码不能适应新的要求，必须进行改造，制定新的代码或修改旧的代码体系。代码维护的困难主要是新代码的贯彻。
（4）机器、设备的维护
包括机器、设备的日常维护与管理。一旦发生故障，要立即有专人修理，保证系统的正常运行。
2.系统维护的类型
因信息系统需要维护的原因不同，其维护的类型也不同，大致可分为以下四类。
（1）更正性维护
由于程序正确性验证尚未得到圆满解决，系统测试又不可能找出程序中的所有错误，所以，即使交付使用的系统也可能隐藏一些错误，并在一定的使用环境中暴露出来。更正性维护就是在系统使用过程中发现隐藏的错误后，为了诊断和改正这些错误而进行系统更新的活动，工作内容包括诊断问题与改正错误。
（2）适应性维护
为了适应外界环境的变化而增加或修改系统部分功能的维护工作。例如，新的硬件系统问世，操作系统版本更新，应用范围扩大。为了适应这些变化，信息系统需要进行维护。
（3）完善性维护
用户在使用系统的过程中，随着业务的发展，常常希望扩充或改进原有的功能或性能，提出新的需求。完善性维护就是指为改善系统功能或应用户的需要而增加新功能的维护工作，这类维护工作占总维护工作的绝大部分。
（4）预防性维护
这是主动性预防措施。对一些使用寿命较长、目前能够满足业务需要，但可能会发生变化的部分进行维护，以适应将来的修改或调整。例如，将专用报表功能改为通用报表功能，以适应将来报表格式的变化。
随着档案工作信息化应用范围的拓展，电子档案管理系统越来越庞大，投资额也越来越高，系统功能和使用也更加复杂，系统运维工作的好坏直接关系到系统的运行质量。电子档案管理系统的运行维护工作主要包括以下方面。
1.将维护事项纳入采购事项
有些电子档案管理系统的维护工作是程序性的，这类维护事项一般由软件服务商负责，有时维护工作量相当大。为了使程序性维护工作能顺利进行，防止拖延，必须将程序性维护有关条款纳入软件采购合同，明确软件服务商的维护任务、响应时间、免费周期或收费方式等。
2.要求软件服务商提供合格的开发文档
电子档案管理系统运行维护过程中需大量查阅开发文档，因此，企业在采购电子档案管理系统时，必须要求软件服务商提供完整、详备的开发文档。根据现有的商务规则，软件服务商一般只提供系统操作说明书。实践证明，仅有系统操作说明书是不能满足系统运行过程中的维护需求的。如果能提供系统的数据字典等文档，就更加方便数据文件的维护。数据字典包括数据表结构和数据表之间的关系说明，常以数据模型的方式呈现。
3.配备合适的维护人员
应根据需要配备一定数量、专业技能较强的系统维护人员，包括硬件维护人员、软件维护人员和系统管理员，他们的主要职责有以下方面。
（1）硬件维护人员
主要负责存储设备、网络设备、服务器、打印机、PC等硬件维护。
（2）软件维护人员
主要负责代码维护的实施、数据的定期备份、系统使用指导等。
（3）系统管理员
主要负责系统用户的增加、删除、修改、口令重置等数据维护。
当然，上述人员的配备与职责分工也不是绝对的，可以集多种角色于一人，也可以由企业信息技术部门统一安排，如硬件维护，可多业务系统硬件一并维护。
4.对运维人员做好培训
运维人员充分了解系统的设计架构和各项性能、全面掌握系统的每一个细节是运维人员开展运维工作的首要前提，因此，对运维人员进行系统培训是十分必要的。培训方式可以有两种：一种是软件服务商对系统架构、性能等方面的逐一介绍，另一种是运维人员全程参与系统实施。其中，第二种方式是运维人员了解系统的最好方法，但实际工作中往往被忽视。
5.制定系统运维管理制度规范
电子档案管理系统的运维必须有一套完善的制度规范，以保证其运维工作有章可循，这些制度规范应包括以下方面。
（1）系统运维管理流程
合理的运维管理流程如图3-1所示。
图3-1 运维管理流程图
（2）系统修改事项的审批权限
根据修改对系统影响的大小确定系统维护修改事项的审批权限。
（3）系统运维记录管理
（4）系统运维管理办法
系统运维管理办法一般包括以下内容。
① 系统运维管理的职责分工。
划分好档案部门、信息技术部门在档案管理信息系统运行中的工作职责，特别是数据备份与恢复和系统安全保密职责，一定要明确。
② 用户权限分配制度。
定义好系统运行中用户的角色，根据岗位设置，一般将系统用户定义为以下角色。
系统管理员：系统用户管理、访问控制、数据备份、状态监视。
档案管理员：档案数据输入、修改、审核、检索、统计。
兼职档案员：所在部门档案数据输入、修改、移交、检索。
普通用户：档案数据检索、利用。
③ 系统操作管理。
规范系统登录、数据处理、提交、审核等工作。
④ 系统异常处理与报告。
系统出现错误、宕机等情况的处理或报告流程。
⑤ 信息安全与保密制度。
用户名与口令设置、防病毒措施实施等要求。
⑥ 数据备份制度。
备份载体及其保管，备份周期，备份机制，数据恢复机制。
⑦ 系统变更处理。
⑧ 纪律与责任。
⑨ 附则。