第一节
实施准备

一、制定实施方案

明确实施目标，详尽设计技术方案，明确团队分工及协调机制，详细分解任务并细化工作进度。其中详尽设计技术方案是重点，各部分详细的技术方案参见本书各有关章节。

二、人才队伍建设

应通过提升现有人员业务技能和专业知识的方式，充分发挥现有人员的作用；现有人员不足的，应通过引进、组建项目组等方式补充。

三、成立项目工作组织

数字档案馆建设是一项系统性工程，需要档案部门、信息技术部门、业务部门、软硬件厂商等多方人员参与。为了便于组织，需要以项目组的形式将各方人员组织协调起来，因此，数字档案馆建设初期的首要任务就是成立项目组织。

项目组织可根据数字档案馆建设规模的不同而采用不同的组织方式。如采用集中部署或统一建设集团型数字档案馆的，应分别成立数字档案馆建设项目领导小组、工作组和推进小组。

1.领导小组

领导小组设组长一名，副组长若干名。其中，组长可由总经理或总工程师等主要或分管领导担任，副组长可由档案部门、信息技术部门等部门负责人担任。小组成员应包括：档案部门、信息技术部门、文书处理部门（办公室、综合部等）以及经营计划、科技管理、基层设计、工艺、生产等有关部门负责人。

主要职责有：对数字档案馆建设实施方案进行决策；对工作组制定的电子档案管理系统需求目标进行决策；对工作组制定的电子档案管理系统工作网络计划进行决策；检查督促各单位各部门的实施情况等。

2.工作组

工作组设组长一人，副组长若干名。其中，组长可由档案部门负责人或信息技术部门负责人担任或兼任，副组长可由上述两部门的业务技术骨干担任。成员应包括档案部门、信息技术部门、文书处理部门等的业务或技术人员。

主要职责有：负责制订规划方案；制定电子档案管理系统实施、运行、管理的规章制度和标准规范；组织对现有业务流程进行分析并提出电子档案管理系统需求分析；组织制定并实施档案资源综合管理工作的网络计划；负责组织电子档案管理系统的操作培训；负责电子档案管理系统及其依赖环境的安装、调试及相关培训工作等。

3.各职能部门和下属单位推进小组

由于数字档案馆建设涉及每一个部门和每一个下属企业的所有员工，为使项目的实施落实到每一个部门和每一个下属企业，各部门各下属企业应组织相应的推进小组。推进小组由部门（或下属单位）一把手或负责档案工作的负责人任组长，部门专（兼）职档案员任副组长，有关人员任成员。如果是下属单位，档案部门负责人任副组长，其他各室（班、组）人员任副组长或成员。其职能是：提出本部门电子档案管理系统的需求；制订电子档案管理系统在本部门实施的方案及组织实施。

四、建立项目组运作机制

各项目组的成立为项目实施运转奠定了组织基础，但因项目组成员来自多个部门、多个单位，具有临时性的特点，项目组的运转往往成为项目实施过程中的一个难题。因此，制定一套有效的运转机制，增强项目组的凝聚力，是十分必要的。一般来说，这套机制可以从以下几个方面考虑。

（1）制定科学的项目计划作为协调各小组及各成员活动的核心。

（2）明确各小组及小组成员的分工与职责以防止推诿扯皮。

（3）制定严格的管理制度，对规范小组活动十分必要。

（4）定期召开小组会议。一般来说，领导小组会至少每半月应召开一次，推进小组会至少每周应召开一次。在实施的关键时段，如系统试运行阶段，每天应召开推进小组会议。

（5）构建小组信息交流渠道和平台。如可建立一个临时性的网站，发布或交流实施进度信息，或者定期编发实施简报，定期向领导小组和各部门推进小组通报信息。 d1o7lLGhtHLowa2MbVsijVPCRkLTe7+yJzticXkmYdd1r118KcdMhdnrKkl9F1G8