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根据规划的原则与步骤，规划的第一步是对工作现状进行分析，通过现状分析找出差距和弱项。数字档案馆现状分析主要从以下方面进行。
（1）分析本企业档案信息化整体水平。即企业档案信息化在全国、本行业中的地位，是处于领先位置还是处于中间位置，或是处于靠后位置，动员状况如何，必须用定性的语句进行表述。如可将本企业档案信息化整体水平表述为“经过上一个五年的工作，我公司档案信息化获得了较好的发展，综合水平走在中央企业前列，档案信息化较好地支持了档案工作的开展”。
（2）分析企业档案数据库建设情况。即以档案数字化率来衡量，包括档案目录的数字化率和全文档案的数字化率，以及档案数据的数量。
（3）分析企业档案信息化硬件配置情况。按照网络覆盖率、服务器配置、计算机台数、输入设备、加工设备、输出设备的框架进行分析。
（4）分析企业档案管理信息系统实施情况。一般从档案信息系统功能的完备性、架构是否先进等角度进行分析。
（5）分析档案信息化标准规范编制情况
档案信息化标准规范编制情况可从标准的覆盖程度进行分析，如果标准规范覆盖了档案信息化工作的每一个环节和每一类档案的管理，则覆盖范围较好，否则只能定位为标准规范不全。分析标准规范编制现状的另一个指标是先进性，即标准规范是否充分采用了最先进的管理理念和技术。
（6）分析档案信息化安全保密情况
对档案信息化安全保密现状分析主要从人防、物防、技防三个方面展开。人防主要是指档案信息化安全保密是否职责到位；物防主要是指载体保管设备的配备情况；技防主要是指安全保密技术的运用情况。
（7）分析档案信息化人员情况
从职称结构、专业结构、年龄结构、学历结构等角度分析档案信息化岗位上人员的数量，计算出比例。
（8）分析档案信息化应用效果
采用定量与定性分析的方法对档案信息化应用取得的效果进行描述，包括员工获取档案信息的便捷程度、在线检索档案的人员数、档案利用实例等。
（9）分析档案信息化存在的问题与不足
这是任何一个战略规划必需考虑的问题，只有找出不足才能发现短板，确定下一期战略规划的重点。
环境决定着战略实现，因此，在制定战略前必须进行工作所处的环境分析。根据企业规划理论，规划环境分析包括宏观环境分析和产业环境分析。宏观环境分析包括政治法律因素、经济因素、技术因素和社会人文因素，行业环境包括竞争者、潜在竞争者、供应商、客户、替代品五方面的因素。但是由于档案信息化规划是一种职能层面的信息化规划，没有必要对环境的各个要求进行分析，只需要对影响数字档案馆建设的因素进行分析，主要关注以下几个方面。
1.档案工作发展大趋势
档案工作发展大趋势是指档案工作发展的宏观趋势，这个趋势决定了单个企业数字档案馆建设是否具有发展的氛围。
2.企业发展大趋势
数字档案馆归根到底是为企业服务的，因此，在对数字档案馆建设内外环境进行分析时，必须分析企业发展的大趋势，分析本企业是处于上升期，还是处于稳定期，还是处于衰退期，这个趋势决定了数字档案馆建设能否获取必要的资源支持，同时也决定了企业对数字档案馆是否有需求。
3.企业信息化发展趋势
企业信息化发展的趋势对企业数字档案馆建设起着关键作用，必须予以关注。一般来说，信息化处于上升期的企业对数字档案馆关注较少，信息化处于稳定期的企业由于大量数据和电子文件的产生，对数字档案馆建设需求较迫切。但信息化处于上升期的企业一般会将信息化建设的重点放在主营业务上，对数字档案馆建设不会给予资源，当然这也不利于企业信息化的发展。
4.企业档案工作大趋势
企业档案工作大趋势对档案信息化有着巨大的影响，档案工作根据其发展水平可划分为起步阶段、规范化阶段、信息化阶段、知识化阶段，档案工作处于起步阶段和规范化阶段的企业将很难有精力投入到档案信息化中，因此，在进行档案信息化规划时必须将本企业档案工作所处的阶段清楚定位。
标杆分析是选取若干数字档案馆建设或档案信息化发展较好的组织或企业，分析其档案信息化水平较高的特征，用定性或定量的指标进行描述。标杆的作用是为下一步确定发展目标提供参照，如可将本书第十二章提供的案例作为标杆。
SWOT分析是通过SWOT矩阵对企业外部环境和内部条件进行分析，从而寻找二者最佳可行战略组合的一种工具。它在数字档案馆建设中的应用是采用SWOT分析对企业档案部门和档案工作所面临的外部环境和内部条件进行分析，寻找二者最佳组合后的可行战略目标。在这里S代表档案部门的“长处”或“优势”（Strengths）；W是档案部门的“弱点”或“劣势”（Weaknesses）；O代表档案部门外部环境中存在的“机会”（Opportunities）；T代表档案部门外部环境所构成的“威胁”（Threats）。进行SWOT分析，一般要经过下列步骤。
（1）进行档案部门外部环境分析，列出对档案部门来说外部环境中存在的发展机遇（O）和威胁（T）。
（2）进行档案部门内部环境分析，列出档案部门目前所具有的长处（S）和弱点（W）。
（3）绘制SWOT矩阵。这是一个以外部环境中的机会和威胁为一方，以档案部门内部环境中的长处和弱点为另一方的二维矩阵。
在这个矩阵中，有四个象限或四种SWOT组合。它们分别是长处－机会（SO）组合、长处－威胁（ST）组合、弱点—机会（WO）组合、弱点—威胁（WT）组合。
（4）进行组合分析。对每一种外部环境与内部条件的组合进行分析。
企业数字档案馆建设规划是企业档案事业战略和企业信息化战略的重要组成部分，必须服从并服务于这两个规划，因此数字档案馆建设规划必须继承企业档案事业战略规划和企业信息化战略的思想，着眼于档案战略和信息化战略的落实与深化。
目标确定，即确定数字档案馆建设的目标，目标要定量与定性相结合，一般用一段话进行表述。首先用一句定性的语句描述数字档案馆要达到的总体目标，然后分别从各个方面描述数字档案馆建设要达到的目标。如总体目标一般可描述为“建设具有国内先进水平的数字档案馆”、“建成功能齐全、满足公司业务发展需要的数字档案馆”。各子目标可以表述为“电子文件归档率达到60%，传统载体档案数字化率达到90%”等。
为了清楚地表示数字档案馆设计的成果，需要用相应的架构图来表示。在信息系统规划中，用来表示信息系统规划设计成果的就是各种架构图，用得比较多的有纵向架构和横向架构，其中横向架构有应用架构、程序架构和数据架构，纵向架构是指技术架构。鉴于数字档案馆本身的特点及本书阅读对象考虑，这里我们主要叙述其技术架构。
数字档案馆的技术架构是其纵向架构，是指数字档案馆系统的应用、应用平台、基础设施之间的关系。技术架构设计是档案数字档案馆规划中的重要内容，其设计是否科学决定了数字档案馆建设成果的科学性和适用性。数字档案馆技术架构以层次化结构涉及数字档案馆建设的各个方面，每一个层次由许多功能模块组成，每一功能模块又可分为更细的层次。数字档案馆总体架构还包括其下的信息技术应用架构和数据资源架构。图2-3是某企业数字档案馆的技术架构。
系统平台是档案管理信息系统开发与应用的基础，它的设计包括计算机处理方式、网络结构设计、网络操作系统的选择、数据库管理系统的选择和软、硬件选择与设计等。
图2-3 某企业数字档案馆的技术架构图
（1）选择系统平台
（2）计算机处理方式的选择和设计
计算机处理方式可以根据系统功能、业务处理特点、性能/价格比等因素，选择批处理、联机实时处理、联机成批处理和分布式处理等方式。
档案管理信息系统一般采用联机实时处理、联机成批处理和分布式处理三种方式混合使用。
（3）计算机网络系统的设计
计算机网络系统参见第四章有关内容。
（4）数据库管理系统的选择。
电子档案管理系统的数据库系统的选择大多基于成本、企业其他系统数据库使用现状等因素。单从成本费用考虑，电子档案管理系统数据库系统一般选用Microsoft的SQL Server数据库，从性能方面考虑可选用Oracl、IBM DBII等数据库，但由于系统集成需要和避免重复采购、运维成本等考虑，很多企业会选择与企业现有系统相同的数据库系统。如有的选择与PDM系统相同的Oracl，或是选择与OA系统相同的数据库。
（5）软硬件选择
硬件的选择原则是：选择技术上成熟可靠的标准系列机型；处理速度快；数据存储容量大；具有良好的兼容性、可扩充性与可维修性；有良好的性能/价格比；厂家或供应商的技术服务与售后服务好；操作方便；在一定时间保持一定的先进性的硬件。
软件选择的原则包括：操作系统、汉字系统、设计语言和应用包等软件的选择。
确定重点任务是数字档案馆规划的重点工作，即根据确定的目标、总体架构等确定为实现目标需要开展的工作和完成的任务。数字档案馆建设的重点任务一般按照数字档案馆组成架构分别叙述即可。一般来说，数字档案馆建设的有以下重点任务：
（1）基础业务完善；
（2）制度标准建设；
（3）硬件购置；
（4）软件开发；
（5）数字档案资源建设；
（6）安全保密体系建设。
规划路线是将重点任务进行分解，设计完成重点任务，实现规划目标的途径。一般是将跨年度或重大的任务分解为若干个阶段或若干项子任务，对每一个阶段的任务或子任务分解到相应的年度，一般细化到季度。与此同时，在分解任务时还需确定实现规划目标所需的预算，计算年度投入预算和总预算。
制定规划都必须遵循前面的流程，但如何利用这个流程则有不同的做法，这决定于规划制定方式。制定规划当前主要有两种方式，一种是组织内部自行组织人员制定，另一种是将数字档案馆建设规划外包给专业的咨询公司，两种工作方式有很大的不同。
数字档案馆建设规划外包则将规划编制工作外包给具有一定实力的咨询公司完成，企业付一定的咨询费用。中央企业或大型集团企业的数字档案馆建设规划大多采用咨询外包形式。
咨询外包方式工作流程与一般管理咨询或战略咨询相同，主要包括以下工作。
（1）与咨询公司面谈，提出初步需求。
（2）咨询公司提出《项目建议书》，并进行《项目建议书》的宣讲。《项目建议书》是管理咨询项目甲、乙双方进行第一轮沟通的工具，是咨询公司根据对甲方初次接触而作出的对项目的理解，是选择合适咨询公司承担规划咨询任务的主要依据。《项目建议书》一般包括项目目标、规划的工具与方法、模型、工作内容、实施过程及时间节点、项目组的组成、报价或预算。
在数字档案馆建设规划外包中，价格的核算是关键，价格高了，加大档案部门成本，价格低了有可能达不到预期的质量。一般来说，核算咨询公司价格的方法宜采用人员投入法。即根据咨询公司投入人员的情况来计算价格。咨询公司人员一般分为顾问、咨询师、助理咨询师等。顾问价格较高，咨询师低于顾问，助理咨询师最低，咨询项目总价格可用以下公式计算得出：
顾问人数×天数×价格/天+咨询师×天数×价格/天+助理咨询师×天数×价格/天
至于每天的价格，各咨询公司报价不一，有的上万元一天，有的几千元一天，目前国内咨询师价格一般在3000～5000元/天。
（3）选定咨询公司。
大型企业咨询项目外包都必须实行比质比价，一般都必须对比多家咨询公司的项目建议书，最后选定一家对项目理解较透彻、价格相对较低的咨询公司。选定咨询公司后，需签订项目合同，通过合同约定服务的内容、价格、完成时间等。
（4）召开项目启动会。
合同签订后，即可启动项目。项目启动前一般会召开项目启动会，标志着项目的正式启动。项目启动会参会人员可邀请双方领导、档案工作主管领导、信息化工作主管领导、档案工作部门负责人、信息化工作部门负责人、咨询公司项目组人员、档案部门项目负责人等人员参加。会议内容主要是双方领导讲话，咨询公司人员介绍项目进度安排。为了给档案工作营造较好的氛围，会议最好悬挂会标，会后撰写消息在内部媒体上发布。
（5）咨询工作配合。
项目启动会召开完毕即标志着咨询项目正式启动，咨询公司即进入正式工作状态。此前咨询公司会要求项目方提供工作场所，项目方准备一间相对独立的会议室较为适宜。咨询公司在项目工作中要做大量的信息收集与人员访谈工作，并且需要访谈不同层次的人员，期间对工作内容还需要进行交流。这要求档案部门根据咨询公司提供的人员访谈时间安排，提前预约相关人员，使项目咨询工作顺利进行，直至项目完成。
（6）项目验收。
项目进行到最后，会形成咨询成果，即规划思路，有的公司以文本文档的形式提供，有的咨询公司以PPT文档的形式提供，但不管以何种形式提供，都需要对成果进行一次验收评审。评审最好以会议的形成进行，形成评审意见和结论。