第一节
数字档案馆规划原理

数字档案馆本质是信息系统，企业数字档案馆本质是企业信息系统的一种。因此，企业数字档案馆的规划本质也是企业信息系统的规划，可以借鉴信息系统规划的原理。本章先叙述信息系统规划原理，再叙述数字档案馆的规划。

一、企业信息系统规划原理

企业信息系统的规划是关系企业信息系统长远发展的计划，是企业战略发展规划以及企业信息化战略发展规划的一个重要组成部分，这不仅因为企业信息系统建设是一项历时长、耗资巨大、技术复杂且又内外交叉的工程，更因为信息已成为企业的生命线，信息系统和企业的运营方式、文化习惯息息相关。

一个有效的战略规划可以使信息资源得到合理地分配和利用，可以促进信息系统的深化应用，可以使信息系统与用户建立良好的关系，可以节约建设成本。一个好的规划还可以作为一个标准，有利于对信息系统建设工作进行考核，明确建设的方向，调动有关人员的积极性。对信息系统进行规划的过程也是对业务工作进行回顾的过程，它可以使企业领导及有关人员在推进当前工作的同时“回头看”，发现问题和不足，促进整改和提升。总之，信息系统规划对企业来说非常重要，应大力提倡和推广。

企业信息系统规划包含的内容丰富，涉及面广，绝不仅是“花钱买机器”的一个简单规划。它从企业的总目标到各部门的分目标，从各部门的政策和计划到信息部门的活动与发展，均有所涉及。一个好的规划在内容上应包括：管理信息系统的目标、约束和计划指标的分析，信息系统的功能结构，信息系统的组织、人员、管理和运行，以及信息系统效益分析和实施计划等方面。做好该规划，还应通过以下流程逐步实现，如图2-1所示。

第1步，确定规划基本问题，包括规划的年限、规划的方法，确定集中式还是分散式的规划，是进取还是保守的规划。

第2步，收集初始信息，包括从同类企业、本企业各级管理人员、各信息系统委员会、各种文件、书籍、杂志等收集信息。

第3步，对现有状态的评价和识别计划约束，包括目标、系统开发方法对规划活动的影响、现有硬件及其质量、信息技术人员及其经验，现有信息系统运行和控制情况，资金、安全措施、标准、中期和长期优先顺序、外部和内部关系。

第4步，设置目标。此步骤应由企业主要负责人和信息化负责人执行，包括所规划的信息系统服务的质量范围、政策、机构和人员等。。

第5步，准备规划矩阵。规划矩阵是指信息系统规划内容及其相互关系。这一关系确定后，信息系统规划的各项内容及其实现的先后顺序也就得以确定。

第6～9步，识别规划矩阵所列各项活动，是一次性的、工程项目性的活动，还是重复性的、经常进行的活动。由于资源有限，所有的项目不可能同时进行，只有选择一些最有效益的项目先进行，同时要正确分配工程类项目和日常重复类项目比例，正确分配风险大的项目和风险小的项目的比例。

第10步，确定项目优先权、估算项目成本以及人员要求。

第11步，编制项目实施的进度计划。

第12步，将规划书写成文，在此过程中应多次与有关人员交换意见，包括信息化工作负责人、信息技术部门工作人员、信息系统使用人员等，并不断修改完善。

第13步，将规划文本报请总经理批准生效，并宣告此规划任务完成。

二、档案信息化规划步骤

前面对企业信息化规划的步骤进行了研究，共分13个步骤完成。一个规划形成的过程实际上就是一个寻找发展机会，确定目标，并对目标进行论证的过程。规划的制定可分为两个比较明显的阶段，第一阶段是目标确定阶段，第二个阶段是任务分解阶段。这完全是一个利用现有论据进行结论证明的过程，特别是目标确定阶段。制定规划最核心的任务是确定发展目标，但是目标不能凭空臆测出来，它必须建立在有充分证据支撑的基础之上，即通过分析现状，分析内外部环境，分析外部机会与威胁，分析内部优势与劣势，分析标杆等的基础上形成一个可行的发展目标。前期每一个环节的工作都对形成发展目标提出依据。

在第一章定义中论述过，数字档案馆实质就是一个信息系统，因此数字档案馆建设规划本质上也是档案信息化规划。因此，数字档案馆规划是职能信息化规划，不一定要求严格按照信息化规划的步骤来执行，但主要步骤必须照此进行，作者根据自己的工作经验，结合信息化规划的理论和方法，将数字档案馆规划工作分解如图2-2所示的10个步骤。