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1.诺兰阶段模型
信息化技术进入一个组织的应用，一般要经历从初级到高级的成长过程，诺兰（Nolan）于1973年首次提出信息系统发展的阶段理论，被称为诺兰模型；1980年，诺兰进一步完善模型，将信息系统的成长过程划分为六个不同的阶段。
（1）初装：组织购置第一台计算机并初步开发管理应用程序。计算机的作用被初步认识到，个别人具有了初步使用计算机的能力。一般而言，“初装”阶段大多发生在单位财务、人事等数据处理量大的部门。
（2）蔓延：应用初见成效，信息系统从少数部门扩散到多数部门，并开发了大量的应用系统，使组织的事务处理效率更高。同时出现了数据冗余性、不一致性以及难以共享等有待解决的问题，只有一部分计算机的应用收到了实际效益。
（3）控制：计算机数量超出控制，预算每年以30%～40%或更高的比例增长，投资的回报不理想。应用项目不断积累，要求加强组织协调，出现了由组织领导和职能部门负责人参加的领导小组，对整个组织的系统建设进行统筹规划，特别是利用数据库技术解决数据共享问题。该阶段是实现从以计算机管理为主到以数据管理为主转换的关键。
（4）集成：在控制的基础上，对子系统中的硬件进行重新连接，建立集中式的数据库及能够充分利用和管理各种信息的系统。重新装备大量设备，预算费用又一次迅速增长。
（5）数据管理：集成阶段之后，将会进入数据管理阶段。
（6）成熟：成熟的信息系统可以满足组织中各管理层次（高层、中层、基层）的要求，从而真正实现信息资源的管理。
2.诺兰阶段模型的作用
诺兰阶段模型总结了管理信息系统的经验和规律，其基本思想对于管理信息系统的建设具有指导意义，一般认为模型中的各个阶段都是不能跳越的，无论是确定开发管理信息系统的策略，还是制定管理信息系统的规划，都应该首先明确组织当前处于哪一个成长阶段，进而根据该阶段特征来指导管理信息系统的建设。
对于档案信息化发展阶段的划分，作者检索了有关文献，国内尚无专门的研究，本书借鉴诺兰的阶段模型设计出档案信息化发展阶段模型。
由于档案信息化是在企业信息化发展到一定阶段之后才发展起来的，因此，档案信息化发展阶段与企业信息化的发展阶段并不完全相同，而要通过对档案机构或企业档案信息化过程的观察及调研并结合诺兰的阶段模型来进行划分。档案信息化也有一个初装阶段，但由于档案信息化是在企业信息化的基础上发展起来的，档案信息化的初装阶段比企业信息化的初装阶段信息化程度更高。档案信息化也有蔓延阶段，即由个别应用向多方面应用发展。档案信息化由于是一个专业领导的信息化，基本不存在集成应用阶段，但存在一个功能集成的阶段，这个阶段的典型特征就是档案工作的全过程信息化，并重视数据管理，因此档案信息化的第三阶段可视为诺兰模型的第三、四阶段的合并。档案信息化接下来一个阶段可借用诺兰阶段模型，称之为成熟阶段，这个阶段就是当前正在研究的数字档案馆阶段，即实现了档案工作过程和管理对象的全数字化。
因此，可将档案信息化划分为五个阶段，从低到高依次为单机应用阶段、业务工作计算机化阶段、工作协同阶段、数字档案馆阶段和高级阶段，各阶段特征如下。
（1）单机应用阶段。属于档案信息化引入期，此时档案部门刚刚接触信息化，零星地配备一台或若干台计算机，尚未购置专用的档案管理软件，但可通过电子表格等工具对目录进行初级的管理，包括表格输出、目录查询等。
（2）业务工作计算机化阶段。由于档案数量的增加，或是受益于单机应用，档案部门开始购置软件，将一些手工的工作搬到计算机上，通过计算机、档案管理软件进行档案目录的输入、输出、查询等工作，档案工作效率大大提高；意识到档案全文数字化的效用，着手开展档案全文数字化工作，开始重视数据管理；技术力量较强的单位还将档案信息对内发布，供员工查询。
（3）工作协同阶段。得益于业务工作计算机化的效益，档案部门着手档案工作所有环节的信息化，实现档案工作的协同，购置网络版的档案管理软件；为了实现所有业务的计算机化，已开始重视管理制度和标准规范的建设，注重业务流程的重组，并贯彻文档一体化和前端控制的档案工作理念；档案目录数据、全文数据基本实现数字化，开始重视电子文件的管理。
（4）数字档案馆阶段。档案部门开始全面建设企业数字档案馆，档案信息数字化率比较高，档案工作环节基本在信息系统中完成，档案信息化管理重点由存量档案的数字化转变为增量的电子档案管理。这个阶段是档案信息化的成熟期。档案信息化由重视过程信息化开始重视档案信息资源的开发利用。此时，档案部门感觉到现有电子档案管理系统在档案信息资源开发上的局限性，着手对原有信息系统进行优化和二次开发。
（5）档案信息化高级阶段。这是档案信息化的未来发展方向，有些已初露端倪，有的学者称之为后保管时代，有的对档案信息化向知识化方向的发展充满信心，在未定之前我们暂时称之为档案信息化的高级发展阶段。
根据档案信息化各阶段特征，下面据此设计特征模型，用硬件、软件、流程、馆藏资源、开发利用等指标对档案信息化各阶段特征模型进行度量，具体见表1-2。
表1-2 档案信息化各阶段特征模型表
档案信息化阶段划分是对档案信息化工作发展过程的总结，基本反映了企业档案信息化发展的规律，其基本思想对于档案信息化建设具有指导意义，特别是在制定数字档案馆建设规划，档案部门首先应明确组织当前处于哪一个成长阶段，进而根据该阶段特征来指导数字档案馆建设工作。
这个发展阶段论也为区分当前的数字档案馆建设与十年前的数字档案馆建设提供了依据。根据报道，早在2004年当时的江苏电力公司就宣称建成了数字化档案馆，随后相继有不少机构宣称建成了数字档案馆。2007年，航空工业第一集团公司宣称开始建设数字档案馆，开展数字档案馆试点建设。
近几年，在国家档案局的推动下，企业建设数字档案馆的积极性空前高涨，国家档案局也及时制定并发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》，指导并规范此项工作。那么，当前的数字档案馆与十几年前的数字档案馆区别在哪？通过对诺兰模型的分析我们可以将数字档案馆的发展划分为辅助人工型、信息管理型和协同型三个阶段。各个阶段管理的重点分别对应目录管理、数字化全文管理和电子档案管理。从管理的重点来看，当前建设的数字档案馆属于协同型数字档案馆，如果把目录管理、数字化全文管理定义为数字档案馆1.0版和2.0版的话，那么现在建设的数字档案馆则是3.0版，它具有如下特点。
（1）管理重点由数字化全文转为原生性电子档案管理。
（2）电子档案管理系统不再是一个管理信息的系统，而是一个协同工作系统。
（3）电子档案管理系统的功能有了较大提升。
（4）大量智能技术在数字档案馆中得以应用。
（5）知识管理技术在数字档案馆中得到重视和应用。