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1.2 老板说没听懂我的汇报
情境
有一次老板到人力资源部来，人力资源部经理没在，只有一个专员在，顺便问了一句：“这个月员工招聘情况完成得怎么样？”这个专员刚入职时间不长，见老板问自己问题，很紧张，站起来说：“老板，这个月月初家电部说要招3个员工，月中的时候，女装部也说要招员工，月末的时候，我这都要做工资了，鞋帽部也说要招4个员工。我忙得焦头烂额，他们还都着急，可是现在招人真难啊！现在年轻人太挑，来了几个一看倒班，上班时间太长，都不来。前几天来了一个……”老板用奇怪地眼神看了她一眼，说：“请你直接告诉我，这个月我们需要招聘几个人，目前到岗几个人，好吗？”后来人力资源部经理告诉她，老板说压根就没听懂她的汇报。
情境分析
不知道你是否有这样汇报的时候呢？我们一再强调汇报是展示自己能力和才华的机会，不要错过。但如果你像这个专员一样来汇报工作，不光没有展示自己，恐怕还在老板那里留下了不好的印象。
现实就是这样，很多汇报都是突然的，甚至非正式的，很可能是在走廊、在食堂、在车上甚至在卫生间的偶遇。这时候，你可能根本就没有时间去酝酿、整理自己的思路，你需要在短期内组织语言，逻辑清晰、准确有效地汇报工作，这个难度不小。但是，这个基本功每个职场新人必须学会，是职场新人必过的一关。
到底该怎么汇报？汇报有没有套路呢？有。下面给大家介绍一种最常见的总分总结构。
“总分总”结构是我们解析文章和写作过程中一种常见的结构方式。在学习写作文的过程中，我们都学习并使用过总分总结构，所以这是我们非常熟悉的一种表达方式。这种结构除了用在书面语言的表达以外，在口语的表达中也是一种非常实用的方式。
总分总结构的基本模式——总+分+总，如图1-1所示。
图1-1 总分总结构的基本模式
下面我们感受一下汇报中的总分总结构。
刘霞最近在处理一项比较棘手的工作。客户投诉公司的净水机漏水，给自己造成了一些财产损失，要求公司给予赔偿。客户要求赔偿的损失包括：客户家的地板有5平方米左右被泡坏，更换地板需要花费约800元；楼下厨房的天花板被水冲了下来，维修需要1 000元；客户还要求赔偿误工费500元，总计2 300元。协调这件事情让刘霞颇费脑筋，因为新装修的房子被水冲，客户非常恼火，公司和客户对于损失的金额也存在很大异议，所以整个协调过程很艰难。用了一个多星期，才与客户初步达成赔偿意向，由公司出资，客户自己维修，费用定为1 000元。现在刘霞要向谢总汇报这件事情，两种不同的汇报你更喜欢哪一种？
第一种汇报方式
刘霞：“谢总，这次我去协调那个客户，电话就打了10多个，又特意去他单位和他谈，光和他谈还不够，还要和他妈妈谈，好不容易他同意了，他妈妈又不同意……”
第二种汇报方式
刘霞：“谢总，我和客户经过一个多星期的沟通，基本达成了意向。由公司出资1 000元，他自己来维修。”
谢总：“我听说那个客户很难缠。”
刘霞：“是呀！电话就打了10多个，又特意去他单位和他谈，光和他谈还不够，还要和他妈妈谈，好不容易他同意了，他妈妈又不同意。后来我发现他比较听他妈妈的话，就主动和他妈妈沟通。好在经过协调，最后得到了圆满的解决。”
第一种汇报方式会让听者非常焦急地想知道工作的结果，并且因为一直听不到听者想听的而产生焦虑。
第二种汇报方式是一种总分总的表达方式，这种方式给予听者的信息直接、简单、有效，满足了听者希望了解事件进展和基本情况的愿望。
所谓第一个“总”，就是结论在前面。 “总”的部分要满足听者想尽快了解事件结果的愿望。在上述情境中的“总”就是“我和客户经过一个多星期的沟通，基本达成了意向。由公司出资1 000元，他自己来维修”。
所谓“分”，就是对总的结论的解释。 因为我们在听到一个结论的时候，忍不住会对这个结论产生疑问，这个结论是如何得出的呢？你是如何做到的呢？在分的部分就要回答听者的疑问。在上述情境中，分的部分是“电话就打了10多个，又特意去他单位和他谈。光和他谈还不够，还要和他妈妈谈。好不容易他同意了，他妈妈又不同意，后来我发现他比较听他妈妈的话，就主动和他妈妈沟通”。
最后的“总”是对前面阐述的一个总结概括。 可以和第一个“总”一样，也可以是对一个“总”的简化阐述。比如，在上述情境中，第二个“总”就是“好在经过协调，最后得到了圆满的解决”。
关于“总分总”结构，有两个方面的基本要求。
第一个方面： 对“总”这个部分的要求有三点，如图1-2所示。
图1-2 对“总”的三点要求
比如，我们上学的时候学过的课文《从百草园到三味书屋》既是一篇散文，从汇报的角度看也是一篇好的童年生活汇报。鲁迅先生在文章开头便这样写道：“我家的后面有一个很大的园，相传叫作百草园。现在是早已并屋子一起卖给了朱文公的子孙了，连那最末次的相见也已经隔了七八年，其中似乎确凿只有些野草，但那时却是我的乐园。”首先，这个开头是结论先行；其次，只有一个核心思想（百草园是我的乐园）；最后，通篇来看是对后面内容的概括和总结。
第二个方面： 对“分”的部分的要求有两点——“分”是对总的解释和回答；“分”的部分的内容需要按照一定的顺序进行排列。
同样以鲁迅先生的《从百草园到三味书屋》为例，整篇文章都是对开头结论的解释；文章的结构是按照空间的顺序来写的，先写百草园，再写三味书屋。
如何提炼出“总”的部分
可以从两个角度考虑，第一个就是我们最想表达的，第二个是听者最想听到的。从沟通的“利他”性角度考虑，“总”的部分应该是用最简短的一句话回答听者最关注的问题。比如，在文章开头的那个例子中，总的部分就应该是用一句话回答老板“这个月员工招聘情况完成得怎么样”这个问题。所以，在组织汇报语言的时候，要首先思考对方想听到什么，对方最关注什么，从对方的关注说起。
如何提炼出“分”的部分
有一种方法叫作“抽屉”原则。即先在头脑中创立一个个小抽屉，再把不同的思想内容分别放到不同的抽屉里面。
“抽屉”的创立和排列顺序通常有四种方法，如图1-3所示。
图1-3 “抽屉”的创立和排列顺序
第一种：时间顺序。 按照时间的先后或正叙或倒叙。比如，下面这个汇报的顺序就是时间顺序。
4月起，档案室分别对东北、西南、西北项目档案进行清点整理，逐级梳理了各项目档案缺失情况，并大力推动相关部门进行完善。目前已完成前期、合同招投标、工程档案等文件整理工作，共计2 500余卷。西南项目已于8月4日完成档案预验收工作，验收申请已经上报档案局。西北项目已于2014年11月12日完成档案验收……
时间顺序是一种相对比较简单的汇报顺序，尤其是在没有任何准备或突发情况下，时间顺序是一种最不容易讲乱的顺序。
大家可以尝试做一个练习，运用时间顺序，向别人汇报一下你的童年生活。
我们给大家定好时间线，大家只要填上那一年发生的重大事件就可以了：
5岁_____________________________________________
6岁_____________________________________________
7岁_____________________________________________
8岁_____________________________________________
第二种：结构顺序。 即按照事物的结构进行汇报，这个结构可以是先局部再整体，也可以是先整体再局部；也可以是先上后下，或者先左后右。
迈步走入小店，小店具有文艺小店所需要的所有特征：木质的老旧座椅、无处不在的绿植、写满字的黑板等。除此之外，我注意到西式的门楣上挂着一块中国雕花的木质构件，西式的摇椅旁挂着中式的鸟笼子，吧台后面的茶点既有咖啡，也有普洱和大红袍，穿过几张桌子，最抢眼的衣服就挂在那里。（摘自杨帆《如果不了解“mix & match”，你就out了》一文）
这个汇报的顺序就是结构顺序。
大家可以尝试做一个练习，运用结构顺序，向别人汇报你的家是什么样的。
我们给大家定好方位，大家只要填上具体物品就可以了。
卧室在（ ）面，挨着卧室的是（ ），电视柜在（ ）面，沙发在（ ）面，沙发前面是（ ），（ ）挂在东面的墙上。
第三种：重要性顺序。 按照事件中重要、次重要、一般重要、不那么重要的顺序来进行汇报或指示，一般政府工作汇报、公司年终总结、重大工作安排等都是按照重要性顺序来排序的。
比如，提高顾客忠诚度，我们重点抓了以下几方面的工作：首先是抓住老客户，其次是培养忠诚客户，最后是挖掘潜在客户。看似很随意，其实里面是有顺序的，最重要的是老客户；然后是已经购买过但还没有成为忠诚客户的那些客户；第三是没有真正购买行为的潜在客户。
大家可以尝试做一个练习，运用重要性顺序，向别人汇报你的主要工作职责。
最重要：___________________________________________
次重要：___________________________________________
一般重要：___________________________________________
第四种：逻辑顺序。 逻辑顺序是指按照我们思考问题的顺序进行的汇报或指示，通常是按照为什么、是什么、怎么办的顺序来汇报。
现在各大企业都越来越注重员工培训，原因有三个：首先，做好培训能够提高员工的工作技能，提高工作效率；其次，培训能够稳定员工队伍，因为现在的员工更加注重个人的成长；最后，培训能够使企业经验和精神得以传承，可以让公司各岗位的专家来讲课，这样就把专家的个人经验和工作精神留在了企业。（为什么）
那么是不是面对面讲课就叫培训？不完全是，现在有了很多新的培训形式，如微课、翻转课堂等。（是什么）
怎么能够让培训落地呢？我们采取了微信辅导、课堂讲授、课后小组练习等方式，让学习成果实现了顺利转化……（怎么办）
这个汇报就是遵循逻辑顺序的。
下面，也请你来汇报一下，题目是“你的（ ）工作计划”。
为什么要做（ ）工作计划？_____________________
（ ）工作计划可以解决什么问题？_____________________
你要怎么完成（ ）工作计划呢？_____________________
当大家可以按照“总分总”结构来进行汇报的时候，你就会发现汇报其实并没有那么难，而且我们在做了一些练习之后，你是不是发现汇报也是一件挺简单的事呢？