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面对一堆销售记录，小张忙活了一天，伸着懒腰道：“终于录完了，不错哦，完美！可以下班了，耶！”（见图4-1）
图4-1
然而老板看过小张做的表后，批评道：“小张，看看你这表，录的日期的顺序都是乱的，做事能仔细点吗？”（见图4-2）
图4-2
小张便开始用第3章学的操作技巧修改表格：选中单元格，当鼠标变成四向箭头的时候，拖曳调整顺序。这样手动的拖曳，不仅低效，而且非常容易出错！
我们根据店面的情况，录入所有订单，生成的流水账中，录入单据并不是按照日期先后顺序依次录入的，而是按照收集门店的顺序录入的。要按照日期顺序重新整理台账，不用挨个儿手动，只要用排序就能轻松搞定。
选中表格区域→选择“开始”选项卡→“排序和筛选”→单击“筛选”（见图4-3），在表格标题行出现筛选按钮后，单击可进行对应的升序、降序、筛选操作。
图4-3
选中“日期”所在单元格C1→单击“筛选／排序”小三角→选择“升序”或“降序”即可（见图4-4）。
图4-4
选中“数量”所在单元格E1→单击“筛选／排序”小三角→选择“数字筛选”，可以筛选不同条件的数字结果，如介于某些数字之间（见图4-5）。
图4-5
例如，设置为介于2～4即“大于或等于2”与“小于或等于4”（见图4-6），单击“确定”，筛选出来的就是包含2、3、4的数据。
图4-6
选中“日期”所在单元格C1→单击“筛选／排序”小三角→取消选中“全选”后，仅选中“04”和“05”（见图4-7），即可只查看2018年7月4日和2018年7月5日的明细情况（见图4-8）。如果日期信息较多时，还可以通过“日期筛选”设置更多的筛选条件。
图4-7
图4-8
清除单一筛选：单击“筛选／排序”小三角→选择“从‘数量’中清除筛选”（见图4-9）。
图4-9
清除所有筛选：选择“开始”选项卡→“排序和筛选”→单击“清除”（见图4-10）。
图4-10
颜色的属性也是一样的，既可以做筛选，也可以做排序。
筛选出金额中填充颜色为黄色的数据：选中“金额”所在单元格G1→单击“筛选／排序”小三角→选择“按颜色筛选”→选择黄色→单击“确定”完成（见图4-11）。
图4-11
按照金额中优先排序黄色的方式排序数据：选中“金额”所在单元格G1→单击“筛选／排序”小三角→选择“按颜色排序”→选择黄色→单击“确定”完成（见图4-12）。
图4-12
读书笔记
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查看包含“天河”店的数据情况，观察示例文件，在A列“门店”中出现了：天河一店、天河二店，在筛选时，只需要选中“门店”所在单元格A1→单击“筛选／排序”小三角→选择“文本筛选”→“包含”→在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框中，在“包含”后文本框输入“天河”→单击“确定”完成后即可（见图4-13、图4-14）。筛选完成，包含“天河”的4条数据记录就呈现出来了（见图4-15）。
图4-13
图4-14
图4-15
我们在实际工作当中，可能会遇到一些带有合并单元格的表（见图4-16）。这样的表格如果是为了给领导做汇报、给大家看还是比较清晰的，但是我们要做数据的筛选、排序或者统计的时候，就不那么方便了。例如，要查看“加盟店”的数据明细，当针对“店铺属性”进行“筛选”→选择“加盟店”→单击“确定”完成后（见图4-17），得出的筛选结果仅显示两条，与实际情况不符。并且这种带合并单元格的表格无法进行正常排序。单击“清除筛选”后，将表格设置为按照“店铺属性”进行排序。Excel会弹出错误提示：“若要执行此操作，所有合并单元格须大小相同”（见图4-18）。也就是说，表格中包含了合并单元格，它们的大小不同，无法排序。
图4-16
图4-17
图4-18
任意选择一片单元格区域，如D2:F12→选择“开始”选项卡→单击“合并后居中”。此时会弹出提示：“合并单元格时，仅保留左上角的值，而放弃其他值”（见图4-19）。单击“确定”按钮，在合并后的新单元格仅保留了左上角单元格D2的值（见图4-20）。
图4-19
这也就是前面对B列“店铺属性”直接进行排序时，A列“门店”只是存在于最左上角当中，无法排序的真正的原因。
按Ctrl+Z键撤销上一步操作后。
（1）将A～B列中的合并单元格取消。选择合并单元格区域A2:B23→选择“开始”选项卡→“合并后居中”→单击“取消单元格合并”（见图4-21）。
图4-20
图4-21
（2）将空白的单元格信息补充完全。选择需要补全信息的区域A2:B23→选择“开始”选项卡→“编辑”功能组→单击“查找和选择”下的小三角→选择“定位条件”→在弹出的“定位条件”对话框中，选择“空值”→单击“确定”（见图4-22）。Excel自动选中A2:B23区域中空值的单元格（见图4-23）。
这个时候，我们再让这些单元格值等于它上方的单元格，也就是此时选中的是A4单元格，让它等于A3的值。所有的空值单元格，都要执行相同的操作。直接按=+↑后，按Ctrl+Enter进行公式的批量填充，结果如图4-24所示。
（3）将公式补全的信息选择性粘贴为数值。选中A2:B23→按Ctrl+C复制→右击选择“选择性粘贴”→在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“数值”→单击“确定”即可。
图4-22
图4-23
图4-24
温馨提示
打开“定位条件”对话框的3种方法：
（1）“排序和筛选”下→选择“定位条件”。
（2）按快捷键F5或FN+F5。
（3）按快捷键Ctrl+G。
在处理好数据源表（见图4-16）中的合并单元格后（见图4-24），我们将根据“店铺属性”按照“直营店（旗舰）→直营店→加盟店→经销商”的顺序进行排序。在正式操作之前，先来了解一下Excel中已有的排序规则。
第一大类：是默认的，如数字从大到小或者从小到大的升降序。如果是文字，按照拼音的先后顺序从A～Z或者从Z～A。
第二大类：Excel当中有原装11种排序顺序，如按星期、月份、季度顺序排序等（见图4-25）。
但是我们需要的“店铺属性”并不在上述规则当中，所以我们先要将这个“自定义规则”告诉给Excel后，才能让表格按其排序。
图4-25
（1）将“店铺属性”所在B列复制一份，粘贴在表格的空白区域。
选中B列→按Ctrl+C复制→选中任一空白列，如K列→按Ctrl+V粘贴→粘贴后选择“数据”选项卡→“删除重复值”（见图4-26）→在弹出的“删除重复值”对话框，单击“确定”（见图4-27）→在弹出的“发现了18个重复值，已将其删除；保留了4个唯一值”提示框，单击“确定”（见图4-28）。
图4-26
图4-27
图4-28
（2）调整逻辑顺序：选中“加盟商”所在K4单元格，鼠标指针滑动到边框位置，按住Shift键，拖曳鼠标，将其快速移动到K5下方的位置（见图4-29）。松开鼠标后，快速完成K4和K5的位置调换。其功能相当于，剪切再粘贴的效果。调整后的顺序如图4-30所示。
图4-29
图4-30
选中整理好顺序的单元格，即图4-30中的K2:K5→选择“文件”选项卡→“选项”→“高级”→“编辑自定义列表”（见图4-31）→在弹出的“自定义序列”对话框单击“导入”，即把K2:K5的自定义规则导入自定义序列规则当中（见图4-32）。
图4-31
图4-32
（1）选中表格的任一单元格，如B1→选择“开始”选项卡→“排序和筛选”→单击“自定义排序”（见图4-33）→在弹出的“排序”对话框中设置排序规则1：“主要关键字”为“店铺属性”，“次序”为前面自定义的规则（见图4-34）。
图4-33
图4-34
（2）继续添加排序规则2：单击“添加条件”→设置“次要关键字”为“日期”，“次序”为“升序”→单击“确定”完成（见图4-35）。
图4-35
最后，我们看一下最终效果。直营店（旗舰）在最上面，“店铺属性”按照我们自定义的顺序排列。每一个店铺属性明细当中，又按照日期从小到大排序，这样整个表的顺序就规范了（见图4-36）。
图4-36
表姐说
本章介绍了排序、筛选，主要用于数据源的整理当中。排序、筛选默认的是文本按照拼音的顺序，数字按照大小的顺序；此外，日期还可以分为年、月、日的不同维度进行排序和筛选。
如果在工作当中遇到没有默认的排序规则时，就需要根据实际业务要求去做一个自定义的规则，才能让Excel按照自定义序列的规则排序。
平时在工作当中，数据源如果是不规范的，如合并单元格——呈现的时候是完全没有问题的，但如果我们要做数据分析，把它作为数据源的话，就会有各种各样的问题。对应的解决方案是把这些合并单元格取消，并且用批量填充的方法将信息补全。
我们在一开始做表的时候，可能会想得不是很全面。这没有关系，做完以后可以多看看，多做一些优化和调整。如果数据量比较小，大家用“手动挡”处理表格是没问题的。但是如果数据量比较大，还是推荐大家使用“自动挡”来提高工作效率。
在我们平时的工作当中，经常要把工作表格提交给领导看。
图4-37所示的表根据不同的门店做了分类，这样其实挺好的。只是在做排序、汇总、统计时可能会出问题，例如我们在最后一行添加“总计”的时候，就要跳跃，选择各个门店的汇总结果进行求和。又或者是，在统计的时候，门店记录少添加了一行，如果要新增数据，门店的汇总值又得重新计算。总之，是不够“自动化”。
造成图4-37中的问题的主要原因是，我们在做数据源和报表呈现的时候，没有区分出两个表格的功能。实际上，像这样按照不同的类别“分类汇总”的功能，Excel当中就有自带的“自动挡”。
图4-37
（1）删除数据源表中所有包含“汇总”的行。选中B列“门店属性”→按Ctrl+G打开“定位”对话框→选择“定位条件”→在弹出的“定位条件”对话框选择“空值”→单击“确定”完成（见图4-38）。
图4-38
（2）在Excel定位好空值所在单元格后，右击选择“删除”→“整行”→单击“确定”完成（见图4-39、图4-40）。
图4-39
图4-40
选中数据源表→选择“数据”选项卡→单击“分类汇总”（见图4-41）→弹出“分类汇总”对话框选择分类字段为“门店”，选定汇总项为“数量”“金额”→单击“确定”完成（见图4-42）。
图4-41
图4-42
最终效果如图4-43所示，完成分类汇总以后，再检查一下有没有格式的问题，如优化一下边框和底纹等。使用分类汇总后的表格，可以在最左侧看到“1”“2”“3”分级标示，可以通过单击的方式方便地查看到不同级别的明细数据（见图4-43）。
图4-43
如果要取消分类汇总，可以通过“数据”选项卡下的“分类汇总”进行删除。
选择“数据”选项卡→单击“分类汇总”→在弹出的“分类汇总”对话框单击“全部删除”→单击“确定”完成（见图4-44）。
图4-44
这样做的好处是：数据源表是数据源表。要做呈现的时候，再用呈现的工具（如“分类汇总”）来做，以便有效区分数据源表和报表。
读书笔记
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