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很多人都感觉打开一个空白的Excel文件后无从做起，别担心，跟着表姐实践一下，就会感觉Excel没什么难的。
在桌面上右击选择“新建”→“Microsoft Excel工作表”（见图3-1）。
图3-1
按照工作内容为文件命名。例如我们做“时间进度表”，就在Excel文件命名框处输入“时间进度表”（见图3-2）后按Enter键，确认录入。通过双击Excel图标（或者是选中图标后，按Enter键），打开文件。
图3-2
打开时间进度表后，思考一下我们编制表格的内容有哪些：做什么事情、花多少时间，这对应了项目计划、方案确认、系统建设到最终上线。
把这些内容输入表格A列中（见图3-3）：
图3-3
花多少时间，就是我们1号干什么、2号干什么、3号干什么……
如果输入的数据量小，推荐大家直接用“手动挡”，即手工输入1、2、3。如果数据量大，我们先要找规律，这个规律是由1变成2，再变成3、4、5、6、7、8……找到规律后，就可以开启“自动挡”了。
选中需要开启“自动挡”的单元格后，将鼠标滑动到单元格的右下角变成“十字架”形状。这种“十字架”形状，我们称为“十字填充句柄”，在Excel里代表“填充”功能。
单击并向右拖动。默认的填充形式是“复制”形式的。如果想要变成逐个增加的序列，只需要单击右侧的小三角选择“填充序列”，数字就能自动按序增加了（见图3-4）。
图3-4
温馨提示
如果需要继续往后增加其他数字，只需要再把鼠标往后拉即可完成增加。
我们的计划中除了做什么事情、花多少时间，还需要确认“谁来干”。所以，我们需要在A列后面再插入一列。选中B列→右击选择“插入”（见图3-5）。
图3-5
插入后，Excel会在选中列的左侧插入一个新的列，继续输入“责任人”的姓名。输入完以后，将自己作为一个看表人再想一想，是不是还要加上一个小标题？
选中第1行→右击选择“插入”，会在选中行的上方插入一行空白行。这里将标题输入为项目阶段、责任人（见图3-6）。
图3-6
检查表格后可以看出日期放的有些不太合适，因为每个阶段，实际上都要落在具体的每个日期下，所以需要把日期往上挪一下。
首先，先选中单元格中的区域。如果表格短的话，可以“手动挡”，单击后直接拖拉选中C2:K2。
如果是特别大的表，那么就先选中第一个单元格C2，再按住Shift键后，按需要选中的末端单元格K2，就可以选择整片区域了（见图3-7）。
图3-7
温馨提示
按Shift+鼠标拖曳，可以选择Excel表格中一片连续的区域。
要移动这一行的位置，只需要将鼠标指针滑动到这个区域四周，当鼠标指针变成上下左右“四向箭头”的时候，代表已经开启移动的方式。
温馨提示
四向箭头表示移动。
在移动位置的时候，大家会发现如想放到哪里，这里的边框会出现“变粗”的效果。调整完毕后，松开鼠标，位置就移动好了（见图3-8）。
图3-8
移动完成以后，还可以再给它加上一个总体的标题。在表格的顶部再插入一行，输入“××××项目时间进度表”。
现在再看一下还有没有别的问题：1号到9号是哪个月份？因此，需要在第1行和第2行中间，再插入一个空白行。
选中第2行→右击选择“插入”。此时，Excel在原来表格的第2行之上，又插入了一个新的空白行。在C2单元格输入“6月份”，这样信息就录入完成了（见图3-9）。
图3-9
完成图3-9所示的表以后，在进度表中要表示每个任务花多少天，只需要到“项目阶段”与“日期”交叉对应的单元格，填充颜色就好。
选中需要填色的单元格→选择“开始”选项卡→单击“填充颜色”，就给这个单元格填充上了对应的颜色了。如果不喜欢该颜色，可以单击“填充颜色”右侧的小三角，重新选一个喜欢的颜色（见图3-10）。
图3-10
对于其他需要填充颜色的单元格，只需要依次选中后，手动填充上颜色就可以了。
这里还有一个“手动挡”变“自动挡”的方法：选中已经填充格式的单元格以后，双击“开始”选项卡→选中“格式刷”（见图3-11），就可以连续使用“格式刷”模式，然后再依次单击需要填充颜色的单元格来完成颜色的填充（见图3-12）。
图3-11
图3-12
格式刷刷完以后，只需要再单击“格式刷”（或者是按Esc键），就可以退出该模式。
选中A1单元格以后，按住Shift键，再单击表格最尾部的单元格K7，即快速选中A1:K7，然后选择“开始”选项卡→单击“边框”右侧的小三角→选择“所有框线”（见图3-13）。
图3-13
选择标题所在第1行A1:K1单元格区域→选择“开始”选项卡→单击“合并后居中”，标题就自动合并到中心位置了（见图3-14）。
图3-14
同理，对“项目阶段”“责任人”“6月份”，也可以合并居中。
此时，使用快捷键F4，可以快速重复上一步操作。例如，上一步是合并单元格的动作，在选择需要合并的单元格后，按下F4键，重复操作一次“合并后居中”的操作（见图3-15）。
图3-15
温馨提示
F4键，快速重复上一步操作。
按Ctrl+A全选整张表格→选择“开始”选项卡→“字体”→选择“微软雅黑”，使用“微软雅黑”会让表格看起来更加商务一些。
关于字号，正文、表体的内容推荐选择字号：10～12号。标题字号可以适当放大一些。可以通过字号旁边的“增加字号”或“减小字号”，做一个快速的调整（见图3-16）。
图3-16
按Ctrl+A全选整张表格→选择“开始”选项卡→对齐方式中：“垂直居中”+“水平居中”（见图3-17）。
图3-17
手工设置：选择行号的位置→右击选择“行高”→在弹出的“行高”对话框中，对行高做精确设置。一般来说，推荐的行高是15～35，这里我们设置为25，使表格行高显得合适一些（见图3-18）。同理可以进行列宽的手动设置。
图3-18
自动设置：如选择B～K列的列号后，鼠标滑动到列宽字母中间的缝隙处，当鼠标指针变成一个“竖线”+“左右”的箭头时，双击后，即可实现自动调整列宽。同理，可以进行行高的自动设置。（见图3-19）。
图3-19
温馨提示
选中多行／多列，双击行标／列标时，Excel会将所选择的行高、列宽自动调整到合适的大小位置；其中合适的位置大小，是根据单元格内容多少来决定的。
调整完以后，我们可以把标题的内容进行加粗设置。即选中标题单元格后→选择“开始”选项卡→单击“加粗”；这样表格看起来，就能够更加容易抓住重点了（见图3-20）。
图3-20
完成图3-20所示表格以后，再检查一下，表格最好把周末休息时间标识出来，例如6月2号、3号还有9号，都是休息日。通过Ctrl+鼠标点选的方式来选择不连续的区域。即先选择D3:E7后，按Ctrl键，再选择K3:K7。
选择后，尝试换个颜色，如橘色（见图3-21）。
图3-21
温馨提示
Ctrl+鼠标点选，可以选择不连续的单元格区域。
但是，直接填充“橘色”后，会出现问题：表格中只是单纯标识了休息日，但是当天的工作情况所表示的“绿色”色块的信息被掩盖了。所以，这样操作就篡改了这张表的信息，这样操作不行。按Ctrl+Z键，撤销上一步操作。
重新选中6月2号、3号、9号所在单元格（D3:E7，K3:K7）→右击（或者使用快捷键Ctrl+1）→选择“设置单元格格式”→在弹出的“设置单元格格式”对话框中，选择“填充”页签→选择“图案样式”→选择“斜线”的样式→单击“确定”完成。
现在2号、3号、9号用底纹的形式标识的是休息日，并且用绿色填充表示的工作内容也不会被覆盖掉（见图3-22）。
图3-22
看一下这里的每个色块，实际上是通过横向地找到项目阶段，纵向地找到日期，这样来标识信息的情况，是一个需要“横、纵”去看的表。那我们就可以给它做一个斜线的表头。
选中项目阶段A2单元格→右击（或者使用快捷键Ctrl+1）→选择“设置单元格格式”→在弹出的“设置单元格格式”对话框中，选择“边框”页签→找到最右下角的“斜线”→单击“确定”完成。这样就给表头画上了一根斜线（见图3-23）。
图3-23
现在只需要在“项目阶段”的文字前面，再输入“项目时间”。选中A2单元格，双击，让光标停留在“项目阶段”的文字之前，然后输入“项目时间”。
输入完以后就会发现这些字都堆在一起了。让它们换行显示，只需要单击“开始”选项卡→“自动换行”（见图3-24）。
图3-24
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要在单元格内指定的位置进行强制换行。只需要将光标选中指定位置后，按ALT+Enter键，即可进行强制换行（见图3-25）。
图3-25
最后，再将A列的列宽调整到合适的位置，并且调整文字对齐方式为：“开始”选项卡→“左对齐”→在A2单元格，通过输入“ ”（空格）的方式，让表格呈现出斜线表头的最终效果（见图3-26）。
图3-26
小张按照前面的方法，制作了一份超大的“项目时间进度表”交给了老板，本以为会得到夸奖，结果领导打开表以后，因为表格太长了，看得头晕眼花。（见图3-27～图3-28）
图3-27
图3-28
小张试图通过Excel右下角的缩放按钮，让表格尽可能缩小显示到一个页面当中。但缩小后，字体太小，反而看不清表格内容了。小张不禁疑惑（见图3-29）：对于长长的大表格，往后一拖就看不到前面的内容了，往下一拉，就看不到上面的内容了，该怎么办？
图3-29
在工作中对于这种长表，一定要冻结它，让标题固定住。
在图3-28中，我们需要冻结的是第1、2、3行和A～C列，选中D4单元格→选择“视图”选项卡→“冻结窗格”→单击“冻结窗格”。设置完成以后，Excel会以这个单元格为“冻结点”，把上面和左边的区域通过“冻结窗格”的形式给固定住（见图3-30）。
图3-30
做完这张表以后，我们再看一下，有哪些信息是自己默认知道，但别人不知道的。
例如颜色标识。我们先在表格底部把色块给标下来，然后备注斜线的网格表示周末、法定节假日，绿色填充块表示执行时间（见图3-31）。
图3-31
例如项目的简介、制表信息、版本号。
（1）项目简介：一般包括项目的由来、负责人、配合人、具体完成计划时间等信息。
（2）制表信息：包括制表人、制表日期等。
（3）版本号：像这种表可能会有多个版本的变更，这里我们写上版本v1.0（见图3-32）。
图3-32
调整完以后再看下，这张表上有很多横纵交叉的、浅灰色的、像蜘蛛网一样的网络格线。我们可以通过“视图”选项卡→取消选中“网格线”，把网格线取消显示（见图3-33）。
图3-33
对于大表格，还可以通过“加粗边框”的形式，进行模块分隔标识。
对于说明的长段的文字，可以设置对齐方式为“左对齐”，这样看得会更清楚一些。
对于“项目的阶段”设置“左对齐”以后，如果觉得太顶头了，可以通过“开始”选项卡→“增加缩进量”，缩进一下（见图3-34）。最后，《××××项目时间进度表》就制作完成了。
图3-34
前面我们是从零开始，一步步地完成了一张项目时间进度表的制作，这个制作过程还是比较长的。
其实在工作当中，好的方法是借鉴前人的成果，不一定非要从零开始慢慢“绘制表格”。如果遇到新的业务表，必须要从空白表开始制作的时候，可以多看看微软的模板。从它们身上找找“做表”的感觉。这样有了感觉以后，技术上都不是什么难题了，只要一步一步就能做出来了。
可以在Excel“文件”选项卡→“新建”页签中找到优秀的模板。如果找不着合适的，还可以去搜索一下（计算机需要联网）。
例如搜索关键词：项目，单击“查找”按钮（见图3-35）。找到合适的模板后，单击“创建”按钮（见图3-36），Excel会创建一个既规范、颜值又高的项目规划器。
图3-35
图3-36
平时在工作当中可以多看看这些标准的模板，多多借鉴，也能够非常快地提高我们做表的水平。
表姐说
本章我们学习的是绘制表格，通常是用于一些“汇报型”的表格，或者是“给人填写的单据”。
知识点一点都不难，只要大家练习一下就都能够掌握。但在具体制作时，可以根据自己的实际业务情况，先业务清晰，再做表格美化。
记得从看表人的角度，问问自己有哪些是我们自己心里清楚的，但别人不一定知道的，注意要记得标注出来。
当然了，我们做完所有的操作一定要记得保存，快捷键为Ctrl+S。
一般来说，我们审阅别人的表格，可以通过添加单元格的批注的方式，提出自己的审阅意见。
选中一个单元格→右击选择“插入批注”（见图3-37），即可在批注框中编写批注内容。
图3-37
要查看表格的批注，只需要单击“审阅”选项卡→“显示所有批注”，就可以把批注全部都给展示出来（见图3-38）。
图3-38
选中要删除批注的单元格区域→右击选择“删除批注”即可。