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小张正在加班录入销售数据（见图6-1）。结果辛苦加班后，老板看着他做的表随口问道：“这个月所有的店总共卖了多少？”
图6-1
小张本想让Excel自动求和，结果汇总的金额显示为0！（见图6-2）
图6-2
表姐说
小张的问题：在录入数据时为了图方便，把数据录成了多少万，导致无法计算。
表姐语录
草草录入一时爽，后面统计才知惨。
如果单纯地去“看”小张的这张表，肯定是没问题的：“4万”确实是看得挺清楚的。但是我们通过“筛选”功能看一下，“销售流水金额”直接变成了“文本筛选”即“文本”的格式（见图6-3）。这是因为在Excel里，当数字和汉字、字母放在一个单元格的时候，就会自动判定是文本，不让其参与计算。
之前说过：“如果数字不用计算，用文本大法，早用早好”，但这里的这些数字明显是需要计算的，就不能用“文本”的格式了。
图6-3
遇到这样的不规范，如果数据量少，可以使用“查找替换”的方式，把不规范的数据给替换掉。如果数据量多，可以通过“分列”将其快速整理出来。
在图6-2中，我们要把“万”都给删掉，但是这么多数据，如果挨个手动删除，还是挺费劲的，所以这里可以用查找替换的方法来做。
（1）选中需要替换的单元格区域即E列→选择“开始”选项卡→“查找和选择”（见图6-4）→“替换”（或者按快捷键Ctrl+H）→在弹出的“查找和替换”对话框→设置“查找内容”为“万”，“替换为”“0000”→单击“全部替换”即可（见图6-5）。
温馨提示
（1）如果一开始不选中范围，即E列，就直接进行查找替换的话，是针对整个表进行查找替换。会造成F列“备注”中的“万”也被替换掉。
（2）“查找”快捷键：Ctrl+F。
（3）“替换”快捷键：Ctrl+H。
图6-4
图6-5
（2）替换后表格中“4万”就改为“40000”了，但是“9千”和“1.40000”需要我们手动修改，如图6-6所示。
（3）执行自动求和计算：选择需要求和的区域E2:E9单元格→选择“开始”选项卡→单击“自动求和”→E10单元格自动生成汇总后的结果（见图6-7）。
在整个过程中，我们把“万”改成“0000”，又把9千和“1.40000”手动修改，特别麻烦，这种事后补救的方法并不好。
我们在录入数据的时候，如果把“数字、文字、字母”全部都堆到一起，就违背了“一个萝卜一个坑”的原则了。
图6-6
图6-7
如果对于纯数字，也就是要参与计算的数字，一定要遵循事前管理原则，事前把数字放在一个“坑”（单元格）里，其他的放在其他的“坑”（单元格）当中。
表姐口诀
数据录入要规范，“一个萝卜一个坑”。
例如，要输入数量和单位，就要分开放两列，数量是数量，单位是单位。
在图6-8中，插入两列空白列，F1为“数量”，G1为“单位”。然后我们录入的数量是100，100这个“萝卜”（数字）放在一个“坑”（单元格），单位为“台”，是另外一个“萝卜”（文字）放在另外一个“坑”（单元格）。不要在一个单元格当中直接写“100台”！
分开填写后，需要对总体的数量进行统计求和时，只需使用自动求和，就可以自动完成计算了。
图6-8
表姐语录
拒绝数据“瞎”录入，不做事后“填坑王”。
平时在工作中，可能会遇到一些不规范的表，例如，后台工作人员给的数据（见图6-9）全都堆在一起，根本没法看。
图6-9
这里如果单纯地用“查找替换”是没有办法解决的。分析一下图6-9所示的表格，其实就是要把这些数据给单独分开，各自摆到自己的那一列当中，这就要用到Excel的“分列”。
选中需要分列的单元格A1:A17→选择“数据”选项卡→“分列”（见图6-10）。
图6-10
温馨提示
先选定对象，再做操作设置。
（1）根据数据源类别，选择分列类型：分隔符号；固定宽度。在打开的“文本分列向导”对话框→选择“分隔符号”→单击“下一步”（见图6-11）。
图6-11
（2）在“分隔符号”中→选择“其他”→输入数据源的分隔符号，如|（见图6-12）。
图6-12
（3）按照数据要求，设置数据分列格式。
①“订单编号”栏是长串数字，并且不参与计算，将其设置为“文本”（见图6-13）。
图6-13
②“日期”栏设置为“日期”→“YMD”（见图6-14）。
图6-14
③“数据来源：信息中心”栏设置为“不导入此列（跳过）”（见图6-15）。
图6-15
④选择“目标区域”放置的位置：单击目标区域右侧“折叠窗口”按钮→进入工作表界面→选择表格空白处，如B1单元格→单击“折叠窗口”按钮→返回“文本分列向导”→单击“完成”即可（见图6-16）。
图6-16
选中所有列即B:H列→双击单元格列宽位置→自动调整列宽至合适位置（见图6-17）；原来都堆在一起的数据，现在已经一列列地分开放好了。
图6-17
如果后台工作人员给的数据文件不是Excel文件，而是txt文件，如图6-18所示的“员工档案信息”。
图6-18
像这样的txt文件中的数据还是堆在一起的，同样还是要用分列给分开。如果这个数据是固定的，我们可以手动将其复制、粘贴到Excel当中，再分列。如果这个txt文件经常变动，有的时候会继续新增追加数据，这就要建立起txt和Excel之间的动态连接了。
（1）新建一个空白表→选择“数据”选项卡→“自文本”（见图6-19）。
图6-19
（2）在弹出的“导入文本文件”对话框→选择需要导入的文件→单击“导入”（见图6-20）。
（3）在弹出的“文本导入向导”对话框中，按“分列”的设置方法进行操作（见图6-21～图6-23）。
图6-20
图6-21
图6-22
（4）选择新数据的放置位置：可以选择原工作表空白处，或者新建工作表（见图6-24）。
当txt文件发生数据变化时，如图6-25所示，新增了一行“美少女”的数据。因为已经建立了txt文件和Excel文件的关联，可以实现一键刷新。
图6-23
图6-24
图6-25
（1）选中导入数据的Excel表格区域→右击选择“刷新”（见图6-26）。
（2）在弹出的“导入文本文件”（见图6-27）对话框中→重新关联一下txt文件→单击“导入”，即可完成数据的同步刷新。
图6-26
图6-27
温馨提示
通过外部导入的数据可以同步刷新。
（1）选择需要分列的身份证号码列，如图6-28所示→选择“数据”选项卡→“分列”。
读书笔记
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图6-28
（2）在弹出的“文本分列向导”→单击“固定宽度”→单击“下一步”（见图6-29）。
图6-29
（3）建立分列线：在身份证号码的第6～7位、第14～15位，单击建立分列线，然后单击“下一步”（见图6-30）。
温馨提示
分列线的位置，可以通过鼠标左键拖曳的方式，进行调整。
（4）设置不需要导入列，并设置需要导入列改为日期格式，再选择目标放置区域，单击“完成”即可（见图6-31）。
图6-30
图6-31
表姐说
在整理数据源的时候，只要做到“一个萝卜一个坑”，基本上80%的错误都能够避开。本章的内容是相对比较基础又比较巧妙的。
如果在表格中，数字一定要显示为“万元”的格式，可以使用“自定义单元格格式”的方式来实现。
（1）选中金额单元格H列→选择“开始”选项卡→“数字”功能组的展开按钮（见图6-32）；或者按快捷键Ctrl+1。
图6-32
（2）在弹出的“设置单元格格式”对话框→选择“自定义”→“类型”→输入0!.0,“万元”（见图6-33）。注意，所有的符号都要在英文状态下输入。
图6-33
温馨提示
通过单元格格式的设置，改变的只是“显示的格式”，而不改变单元格内的数值内容，最终效果如图6-34所示。
图6-34
读书笔记
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设置后的H列，就按照“万元”进行显示了。这并不是说违背了“一个萝卜一个坑”的原则，因为这个单元格（H2）在编辑栏可以看见，其本身还是140000，只不过我们通过改变单元格的格式，变换了呈现形式，并未改变本来的信息和数据。
再例如，选中“单价”G列→单击“开始”选项卡→设置“会计专用”格式→单击“，”，所选单元格区域套用了“会计专用”的单元格格式，并且会在千分位用千分符“，”进行分隔，原来的“0”会显示成短横线（见图6-35）。可以通过增加或缩减小数点位数的图标，快速调整显示位数。
图6-35
再看看表格“业务经理”一栏下，有“凌祯”“老凌”，这样管理起数据，就不唯一了，他们可能是同一个人，也可能是两个人。或者因为录入者的不同，在“凌”和“祯”中间，输入了空格，都有可能不同（见图6-36）。
图6-36
我们来分析一下填表人的思路：为了使“凌祯”2个字刚好和“张盛茗”3个字对齐，所以手动打空格使其对齐。
在工作当中，把人名设置为“两端对齐”的效果，还是比较常用的，如打印名牌、桌牌等。
我们先把“凌祯”恢复回来：按Ctrl+H键→打开“查找和替换”对话框→“查找内容”为一个空格而“替换为”文本框为空→单击“全部替换”（见图6-37）。
图6-37
（1）选中业务经理列→右击选择“设置单元格格式”（见图6-38）。
图6-38
（2）在弹出的“设置单元格格式”对话框→单击“对齐”页签→设置“水平对齐”为“分散对齐（缩进）”，还可以设置“缩进”值为1（见图6-39）→单击“确定”即可，最终效果如图6-40所示。
图6-39
图6-40
读书笔记
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