档案也是文书。档案的本意，是查考使用价值较高、经过立卷归档、由专门机构集中保管的文书，其范畴广及社会生活的各个方面，只是管理比一般文书严格。二十世纪后半叶，档案的使用被控制在一个狭隘的范围之内，基本上不对社会公开。尤其是其中的个人档案，竟能起到左右档主命运的巨大作用，使人们对于档案的性质，更增添了强烈的神秘感。改革开放以来，档案的功能逐渐向其本来位置回归，个人档案经过几次清理，已经相当单纯，只是人生历程的如实记录了。档案管理部门陆续开放部分档案供社会查阅使用，并向全社会广泛征集档案资料。曾见一九九九年江苏省档案馆《关于加强档案资料征集工作的意见》，征集范围除当代名人、名产资料及图书、报刊等外，“历史上形成的典章法规、官民文契、珍本古籍、家族谱牒，以及其他与历史名人、经济文化、社会变革、自然灾异、山川形胜、民俗风情等有关的档案资料”都涵括在内，可谓无所不包。

二十世纪九十年代以来的档案清理工作，淘汰出相当数量的废弃档案。按规定，这些档案应该完全销毁。可是出于各种原因，有相当一部分档案，却流入了旧书市场。这些被有关部门当作废纸处理的旧档案，往往具有难以估量的价值。李辉先生将所发现的杜高档案整理成书出版，就是一个显例。所以近年来各种旧档案不但引起了相关研究者的密切关注，也成为图书收藏中的一种新的版本类别。

档案通常有专门印制的案卷封面，封面上标示该档案的保管机构，案卷名目、分类、卷次、编号，起止时间及保管年限等内容，装订多用活页钉或穿线订，以方便陆续增入内容。如民国时期江苏省政府档案室所印制的档案封面，除上述内容外，尚有“文件计数”一栏，下列项有“训令、指令、呈、电、代电、咨、公函、签呈、其他”等，下行、上行、平行均备，实则每卷未必各项都有，但让人一眼就可以看出此卷的性质。这一卷《赔偿杂卷》（图1），封面上以毛笔填明属总类、敌产项、赔偿卷等，其内页是一九四七年二月江苏省民政厅转发行政院关于各部门不得公开发表抗战损失数字统计的通知，并要求秘书处将一九四五、一九四六两年《政情述要》及其他出版物中涉及的抗战损失数字“全部剔除”，以“免贻外人口实”。后有秘书处的落实措施说明。

档案内文，亦有专门用纸。曾得“洪宪元年”文书二件，所用是江苏巡按使公署专门发行的“官纸”，经折式六开，第一开是封面页，有版框无线栏，上部正中花纹装饰中印一“详”字。框线上竖印大字三行：“新/覆判/甲”，当是供标明文件性质所用。版框线下横印小字两行：“江苏省立官纸印刷厂发行/定价壹分捌厘”。以下每开印有橙黄线栏，竖分六行。尾页居中竖印橙黄字“洪宪 年 月 日”（图2）。此件以毛笔填明日期，为“洪宪元年三月四日”，日期上加钤“如皋县印”篆书朱文阔边大方印，边长达六十九毫米。而在公文起首处，应有同样方印骑缝加盖。尾页栏线外，自上至下，有小字标示须加盖印刷发行者印章：一、“江苏巡按公署加章处”，下钤“江苏巡按使公署发行官纸公章”篆书朱文方印；二、江苏省立官纸印刷厂厂长盖章处，下钤“江苏省立官纸印刷厂厂长章”篆书朱文方印，印文外有莲花、万字图案边框；三、发行分所盖章处，未钤印，可能这批官纸由巡按使公署直接下发，未经发行分所。

“洪宪”是袁世凯复辟帝制，所建“中华帝国”的年号，以一九一六年为“洪宪元年”。然而他的倒行逆施，遭到全国各界的激烈反抗，迫于形势，袁世凯在当年三月二十二日只得宣布取消帝制。同年九月八日的一件官纸文书，“洪宪”二字上面，被加盖了绛紫色的“中华民国”字样（图3），算是废物利用了。明标“洪宪”的遗物，尤其是这种专门印制的“官纸”，民间诚为罕见。

民国初年，是公文用纸规范由旧式转向新式的过渡时期。新式公文用纸，多在前半页列出标题、日期及拟、审、批、签等各项。用纸的规范化，直接影响到公文程式的变化。

近半个世纪的档案，有在档案封面或档案袋上印制目录的，也有在卷首另编制目录的。目录有一次制成的，也有陆续增补的。档案内页，有手写件，也有印刷件，一般来说，手写件的价值要高于印刷件。印刷件，即使是绝密文件，也会有数十上百甚至更多份，而手写件往往就是独此一份。个人档案内容多为手写，如档主的自传、所填各类表格以至汇报、检讨、信件、遗书，此外还会有他人的检举揭发、调查旁证、组织结论等，凡本人亲笔所写，应比他人转抄件为可信。

有时，档主本人并不出名，但其档案中的旁证材料，却出自名人之手。

有些档案，流出时原有形态已遭破坏，就需要按目录仔细检点，档案内容一般都会按顺序编定页码，越完整价值就越高。即使不能保证全部案卷的完整，所涉某一事件或人物的部分相对完整，也是有意义的。归根到底，档案的价值，主要不在于其形式，而在于其内容。与重要时期、重大事件、重点机构、重头人物相关的档案，其意义相对也更大。比较而言，笔者对个人档案的兴趣更大一些，一则因为个人档案往往具有唯一性，至多也只有几份复本。二则个人档案往往反映出人物拍案惊奇似的命运，着实令人感慨不已。

对于数量过巨、无法全部收入的大宗档案，也可以选取其中自己感兴趣、可利用的部分。如二〇〇五年中央大学、金陵大学及南京大学部分档案流入旧书市场，据说有几十麻袋。笔者便在其中挑选了时代特征鲜明、具有标本意义的教育资料二百余份，如投考报名单、报名投考封袋、准考证、监试委员聘书、口试审核表、录取通知书、为学生担保的保证书、学期费用表、注册证、新生入学调查表、新生入学自传、新生赴校补助路费收据、借读生成绩证明、休学证明、复学申请、报考研究生登记表、教务处催交毕业论文的布告、系科成绩单、学生学业成绩簿、成绩通知、补考成绩单、工读生申请办法、修业证明书、毕业证书、毕业文凭收据、退课单等，以及《金陵大学论文写作指导大纲》《南京大学各种暂行章则》等文件，都是那一阶段高校教育的实证资料，对于了解新旧交替时期的制度变化和师生思想意识，有重要的参考价值。其中亦不乏名家档案，如现今被誉为英语大师的张道真先生的“请领英文转学成绩证明书声请书”（图4）。此外，我一直着意搜集的南京大学系列印记，也增加了数十种。