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instruction 指令， 命令； 指示； 用法说明
photocopy 复印件； 影印， 复印
contract 合同； 婚约
alphabetical 字母的； 依字母顺序的
assistant 副职的； 辅助的； 助手， 助理
assistant manager 副经理
occupy 占据， 占领； 居住； 使忙碌
photocopier 影印机； 复印机
cross reference 互相参照； 交叉引用
numerical 数值的； 数字的； 用数字表示的
promotion 推销， 促销； 促进； 提升， 晋升
sign the contract 签合同
engage 吸引， 占用； 使参加； 雇佣； 使订婚
chronological 按年代顺序排列的； 依时间前后排列而记载
Asking for and giving instructions 指示
1．I have something that I’d like you to do for me．
我想让你为我做些事。
2．You should file the information in alphabetic order．
你应该按字母顺序归档这些资料。
3．I don’t know how to use this photocopier．Can you show me how to use it？
我不知道怎样使用这台影印机，你能告诉我怎样用吗？
4．You should follow this procedure．
你应该按这个步骤操作。
Talking about schedule 讨论日程安排
5．Could you check my schedule for next week？
能帮我查一下下周的日程安排吗？
6．Well，on Monday you are going to…
星期一您将……
7．What about Tuesday？
星期二有何安排？
8．On Tuesday you’re going to attend the sales meeting at 10：00．
星期二上午10 点您将出席销售会议。
Receiving visitors 接待来访者
9．Good morning，sir．May I help you？/Can I be of any assistance？
先生，上午好。我能帮您什么忙吗？/我能替您效劳吗？
10．Good morning，Miss．Can I see Mr.Wilson now？
小姐，上午好。我现在能见威尔逊先生吗？
11．Do you have an appointment，sir？
先生，您预约了吗？
12．May I have your name，please？
请问尊姓大名？
13．What name is it，please？
请问尊姓大名？
14．Are you Mr.Smith？
您是史密斯先生吗？
15．You must be MrThomson from ABC company．
您一定是ABC 公司的汤姆森先生吧。
16．Yes，I am．Here’s my business card．
是的。这是我的名片。
17．Could you tell me the purpose of your visit？
能告诉我您来访的目的吗？
18．May I know what it is about？
能告诉我您为何而来吗？
19．Can I ask what you would like to see him about？
能否问一下您为什么事见他呢？
20．I’ve come to discuss the possibility of establishing business relations with your corporation．
我是来讨论与贵公司建立业务关系的可能性的。
21．I’m here to discuss our agency agreement with your manager．
我是来跟你们经理讨论代理协议的。
22．Wait a few minutes，please．Mr.Li will come and see you in a few minutes．
请等一下。李先生会立刻来见您。
23．Take a seat，please．I’ll contact the manager．
请坐。我联系一下经理。
24．He is expecting you．
他正等着您。
25．Would you like to take a seat？
您坐一会儿好吗？
26．What would you like to drink？
您想喝点什么？
27．I’m sorry for the inconvenience．He is in the middle of a meeting．
很抱歉给您带来不便。他在开会。
28．I’m sorry for the delay．Mr.Smith is engaged now．
很抱歉让您久等。史密斯先生现在正忙。
Filing 文件归档
29．Helen，did you look up those files I requested？
海伦，你查找了我要的那些文档了吗？
30．I could not find any information on that company，even though I checked all the cross references．
尽管我查了全部的对照表，仍未找到那个公司的资料。
31．I’m quite sure that the information was filed．
我十分确信那些资料归档了。
32．Would you like me to check again under a different heading？
让我在别的标题下再查一查，好吗？
33．Do you still remember how our filing system works？ 你还记得我们公司的归档系统是如何运作的吗？