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将所有的信息（想法、待办事项、笔记、购物清单等等）都放在同一个地方。这个地方由你选择，它可以是笔记本、智能手机，甚至是你的手背——这些都是你的捕获工具。
你不用担心信息的质量。试图控制信息的质量，反而会阻止你的记录。我们要做的是打破这种旧有思想，让自己习惯去记录信息（同时包括垃圾信息、绝妙想法及创意）。当你产生一个想法时，不要判断它的好坏，这并不是你的工作。如果一个想法引起了你的注意，那么它已经好到值得你记录下来。这一习惯将会让过程链更加顺畅地进行下去。
当你记录时，捕获工具将会创造一种信任感，即你的想法是安全的。这种感觉十分重要，因为它可以让你信心十足地释放刚刚冒出的想法，专注于你本应进行的工作。
你每天都会使用捕获工具数十次，因此，现在请稍加思考你有哪些工具可供选择（我们会在后文更深入地探讨）。在大多数情况下，捕获工具的选择取决于你自己，但你应该习惯它、适应它。在这里，没有什么所谓“正确”的选项。由于捕捉想法是一项信息密集型、时间紧迫型任务，所以，使用纸质笔记本和录音机的效果会更好一些。在现今生活中，智能手机无处不在，因此，一些笔记App也很管用。重要的是，你要去选择、体验自己的捕获工具，一旦确定，就要坚持使用下去。
想法和口头指示很容易被捕获，但是任务通常会以一组信息的方式出现，并通过许多不同的沟通渠道传递。有时，任务沟通包含明确的指令，例如“为办公室买些茶叶”。你可以将这样的简单指令直接记录到你的捕获工具中。但是有时候，是信息中包含任务。比如，客户通过电子邮件向你确认会议。这个行为并没有明确地告诉你，你要找到一个合适的场所，进行会议准备并安排议程，但这些都是任务中自然包含的工作。沟通可能会激发出相应的想法，但是大多数信息还是要来自你自身。
为了从这些任务中提取关键信息，并将它们放置到捕获工具中，你需要回顾反思这些信息。但是，不同形式的沟通渠道，需要的行动也不一样。那么，处理它们的最好方法是什么呢？答案是：你需要一个系统，用以监视自己对不同信息路径的回顾情况。
我喜欢将这些不同形式的沟通视为离散的信息频道，它们都有自己独特的信噪比，通信量也有所不同。你应该将爆满的邮件箱与空无一物的邮件箱区别对待。信号，或者说重要性，就是重要信息通过频道时所占据的比例；而音量，则是这些信息出现的频率。
我喜欢使用以下方式，对信息频道进行分类。
· 对于高音量、低信号的频道，我会减少查看的频率。
· 对于低音量、高信号的频道，我允许自己随时查看它，随时接受它的打搅。
· 对于低音量、低信号的频道，则完全忽略。
这项原则我们稍后会进一步探讨。现在，请尝试根据这一原则调整你查看不同沟通渠道的方式：
· 对非紧急情况下的电邮收件箱，每天可以查看2~4次。
· 重新评估社交媒体对你的重要性；减少你不感兴趣的好友数量，并减少查看的频率。
对于很多人来说，电子通信就是个怪物。但是问题出在人身上，而不是技术上。
该问题分为三个部分：
之前，在“信息路径”中，我介绍了“信号”和“音量”两个概念，作为判断某个沟通频道检查频率的工具。但是，在进行频道分类时，示例中并没有包含同时具有高重要性和高紧急性的情况。
当这种情况出现时，你很难对频道进行管理。这种情况主要发生在电子通信中。电子通信已经成为我们工作的重要工具之一，这意味着重要信息会和杂事、闲聊混在一起。减少查看即时信息的频率，这对我们的工作会产生积极的影响，但是万一来了一条紧急消息呢？这样的频道，很难管理。
· 你可以通过通信客户端设置，将重要消息与普通消息分离开，并且过滤掉大部分的垃圾消息。
· 鼓励你的亲友、同事和客户，通过打电话或发短信传递紧急信息。
但是，这些做法无法真正解决电子通信带来的问题。你可以培养自己良好的电子通信使用习惯，但与你联系的其他人不会。不过，这种方法可以让你更明智地决定是否允许某个特定频道打扰你。训练你的亲友、客户和同事根据信息的重要性选择不同频道，这可能是一场失败的战斗，但这绝对是一场值得努力的战斗。
电子通信的第二个问题，也是最大的问题：它太有吸引力了。监视消息通知，查看是否有紧急信息的出现，这给了我们一种“正在工作”的感觉。这一行为并不会带来挑战，也不需要太多的思考，但它会产生积极的、令人愉悦的感觉，让我们认为自己的工作“收获颇丰” —— 虽然你只是随手回复了几行毫无重点的客套话。对我们来说，回复消息就好像孩子们的贴身毛毯一样：它可以抚慰我们，但无法解决任何问题。
如果你也曾像强迫症患者一样整天检查毫无价值的消息通知箱，那么你可能会深有感触。
信息分为两类：已读消息和未读消息。在大部分情况下，这些消息形成了你的基础任务清单。但是，这么做会创造出很多的不确定性。仅仅一眼看过去，你无法知道某件事是被阅读过，还是被处理过，或者已经处于岌岌可危的境地。
《搞定：无压工作的艺术》（Getting Things Done）的作者戴维·艾伦（David Allen）提出了一个非常有用的解决方法：两分钟规则。如果完成某项任务的时间不超过两分钟，那就立刻去做；如果你保留、跟踪一个任务，最后再选择某个时间完成它，所花费时间可能比直接完成它要长得多，所以不如现在就完成它。在这一规则下，你可以花上一些时间查看你的整个消息列表，将那些不重要的消息删除或者归档，回复那些重要的、紧急的消息，并稍微费点时间从工作相关的消息中提取任务。
但是，如果你有成百上千条的未读消息，时间跨度为数周、数月甚至数年，你该怎么办？很大程度上，所有旧消息已经过时，没有任何意义。所以，你可以查看所有超过一个月的旧消息，将它们归档，让它们离开你的消息列表。这么做很有意义，而且你依旧可以追踪到那些重要信息。那么，我们要如何处理那些已经过了几天，但还不到一个月的消息呢？如果有些信息看起来很重要，你可以回信询问对方，是否就此事继续沟通。如果他们回复了你，那么你就获得了一条新的待处理信息、一个新的工作起点。
主语、谓语和宾语是构成通顺语句的基础元素，也是形成想法的独立单位。
记录时，你会很容易地写下与想法相关的名词。例如，当需要购买母亲节巧克力时，你可以写下“巧克力”；当需要从取款机提取现金时，你可以写下“50元”。
这些名词已经包含了你的意图（想做的事情）。当你在写下相关名词时，你十分清楚自己的意图是什么，但是，过不了多久，你就会很轻易地忘记它们。所以，你一定要明确无误地表明你的意图，并将它记录下来，以便日后查看。从某个角度讲，未来的自己就是另一个人，现在的你可能对这件事记得很牢，但未来的另一个人就不一样了。因此，当记录你的任务时，一定要让未来的那个人能够明白。换个角度想，当你委派任务给他人时，你不会仅仅使用一个名词，不然对方是看不懂的。你必须传达更多信息才可以。
“为母亲节购买巧克力”（Buy chocolates from supermar ket for Mother’s Day）
谓语：购买（Buy）
主语：巧克力（chocolates from supermarket）
宾语：母亲节（Mother’s Day）
通过向意图（名词）添加谓语（动词），你将其变成了一项任务，而宾语则表达了预期的结果。这句话是信息的精华部分，不仅表达了意图，还为你在日后的理解中提供了足够的支持性信息。这会让你更容易去完成任务。