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我尽量不让本书与特定工具联系在一起，尤其是数字工具。所以，在本书中我更多的是讨论习惯和理论（尤其是熵和抽象性），希望你在了解原理之后，有能力选择适合自己的正确工具。我不希望这本书在几年后就变得可有可无。
你选择的工具十分重要，其原因我在“习惯3：选择正确工具”一章中都讲过了。正确的工具可以提高你的工作质量，可以让你更轻松地开始工作。
不过，我认为一定不要对“工具选择”考虑太多，这一点十分重要。我想区分的是系统和流程。
流程是有步骤组成的一种模式，你管理任务、绘制图片、编写剧本或者组织会议的方式，都是流程。流程可以成为你的终生习惯。
系统是实施流程的特定工具和技术，例如计算机、电话、文具等。我无法保证自己在下个月还会穿同一双运动鞋，因为我的跑步技巧不是建立在某双特定的运动鞋上的；同样，我也不会使用同一台计算机超过三年，因为现在的软件和硬件技术发展得太快了。所以，不要将你的习惯建立在流沙之上，例如某个特定的软件程序。我希望你能够关注流程，这样你就可以将它应用到任何适合你的系统中。随着技术的不断发展，你可以随时采用适合流程的新系统。
有时，新出现的技术会带来新的流程以及新的问题，这会赋予现有流程新的意义。笔的出现带来了笔记技巧；在电子邮件和社交媒体大行其道之前，“清理收件箱”这个技巧对大部分人来说并不重要。
技术催生了新的流程，这非常棒，但是请尽快让新流程“断奶”（离开催生它的技术）。
当然，你可以使用笔和纸实现大多数的重要习惯，例如“习惯1：捕获信息”，但当你需要修改信息时，现有系统（笔和纸）就会显得不那么好了。所以说，笔和纸并不适合作为你的任务管理系统，但电脑软件就没有这样的限制。
我遇到的所有想要提高自身工作效率的人，都遇到过重大挫折，而且很多人最终都放弃了。如果是你，你应该怎么做？我发现，在习惯回路的应用中，也包含了脱离轨道和重回正轨，它们在我眼中是这样的：
当我第一次想到“将信息从大脑中取出”时，我觉得这个想法非常吸引人，我很快就被这个概念所吸引，并想尝试一下。我发现自己能够解决那些影响我生活的难题，这让我印象深刻。并且当我与一些成功实践者见面时，我也会感到特别羡慕，我希望在听完我的讲解后，你也能有同样的感觉。
将信息从大脑中提取出，放入到安全的环境中，这之后你会迅速产生一种放松感。你甚至会享受这种感觉。
当你养成捕获的习惯后，会出现轻微的恐慌感，尤其是刚开始时。这是可以理解的，因为我从大脑中捕获的信息，比大脑能够一时保存、处理的信息要多得多。我曾经有过非常极端的情绪反应：“看看我都留下了什么东西，一堆根本没有定义的事情！”“我要从哪里开始？”“这看起来不可能！”“我永远都无法改变。”
按照“习惯2：任务处理”中的方法处理任务列表，可以释放这种恐慌感。从上到下依次进行任务，甚至不要去看其他任务，这样，你会慢慢获得控制感和放松感。但这还不是习惯，不是无须你思考即可自行进行的事情。到目前为止，你的这些活动还需要激励和提醒。
本书中的大部分习惯行为都很简单、普通，你可能曾进行过它们中的大部分。但是，如果你想以一致、周密的方法去进行这些行为，就要先打破那些自己一直以来的习惯。让东西堆积在大脑中很容易，而且没人可以否认，这种堆积对信息是有破坏性的，但是面对这种情况，最轻松的做法就是什么也不做。而对于那些主动记笔记的人来说，问题在于一致性。你是否应该将所有想法、笔记和承诺都保存在同一个地方？你是否要定期处理这些信息？在这些习惯内化和自动化之前，碰壁是不可避免的。
当习惯被触发时，你要准备投入一点点努力并忍受一点点的挫折。捕获信息是前置任务，这意味着你必须现在就着手去做。你的投入日后一定会得到回报，但是从眼前的工作来看，你会将它视为一笔巨大的成本，而不是投资。所以，你放弃了，不久后，你的信息就会一团乱：笔记随处可见，承诺没有记下来，日程表与现实情况脱节，你会经常性地忘记自己的想法。此时，你的“内心批判者”会跳出来说：“我告诉过你的，什么都不会改变。”就这样，你脱离了轨道。实际上，这是一件好事，它为你提供了一个绝佳的机会，可以让你将新旧信息处理方式进行对比。当你决定重回正轨时，你的流程会更加顺畅。
· 使用你的捕获系统，记录大脑中产生的所有想法。
· 你可能有过很多“灵光一现”的时刻。
· 记录所有困扰你的紧急事件和不完整任务。
· 将你的未读邮件、信息和笔记全部变成正确记录的任务。
· 一旦处理完所有捕获的内容，你就要将注意力转移到会带给你积极影响的掌控感与完成感上。
进行大脑转储练习，可以在你培养捕获习惯的过程中，给你增加一道保险。你可能会遇到更多的挫折，让你再次心生退意。没关系，这种情况还会发生多次。你要振作起来，继续前行。
随着时间的流逝，习惯慢慢形成。你开始内化这一流程，你的大脑开始将流程与触机联系在一起；你对习惯的思考将会越来越少，而习惯行为则会变得更加自动化。当这一切都实现时，“制造混乱”反而成了一件好事。你将会看到，混乱会伴随着绝佳的创意作品一起出现。知道如何让自己回到正轨，知道如何清理混乱局面，这可以让你创造出一片专门容纳混乱的空间。
内心批判者，是你培养新习惯的敌人，它最擅长的就是告诉你“改变是不可能的”。它会默默地收集信息和习惯养成模式，注意到这些前置工作需要努力才能实现，然后它会动摇你，让你产生怀疑。当你努力养成一种习惯时，最好是迫使内心批判者发出声音来。利用捕获习惯写下你在习惯流程中产生的所有消极想法，这会让你产生理性的思考和自我认知，并迫使内心批判者为自己发声，然后你可以通过理性思维和重复理由反驳它。