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你要仔细考虑可以触发这些系统运行的触机，这很重要。这些触机可能是：
· 进入新工作环境。
· 离开这些工作环境。
· 在职务和工作环境之间不停切换。
· 通知和打断；骚扰或机会。
· 新想法出现在脑海中。
· 开始一个新项目。
· 一天艰难工作后的休息时间。
· 活动或对话之间的停顿时间。
· 通过提高工作效率获得的额外空闲时间。
· 生活中的重大事件迫使你重新评估自身最重要的事。
其中一些触机可以提前计划，例如，提前将会面或者活动安排进日程表，并为其计划相应的工作承诺。其他触发点则不可预知，也无法提前计划。从字面上来讲，突发事件（紧急情况）在出现之前，你绝对不可能知道。你应对这些突发事件的方式，决定了你与这个世界的交互方式。
如果你发现你爱的人进了医院，你根本不需要花费时间将这一信息输入到你的任务系统中。如果你的习惯给了你处理紧急情况的心理能力，你就不会精神崩溃，你的处理方式也会更恰当。将注意力转移到应对灾难或机遇上，然后再转回到其他工作上——通过这种方法，你将获得一种全新的效率衡量方法。
信息论（Information Theory）是克劳德·香农（Claude Shannon）在1948年提出的一个概念，它构成了现代计算和电子通信的基础，还支撑着神经科学、语言学和遗传学等各个领域的发展。
回顾信息对我来说，是一个思考信息的过程。这个过程可能是漫长而深刻的，就像阅读一本书一样；过程也可以是快速的，比如处理邮件或者选择当下进行的任务。查看信息会在你的工作记忆中播下种子，这些信息的种子可能会在日后帮助你进行决策。这增加了信息的意义，就像在意图中添加动词将其转化为任务。你可以将任何输入源都视为“信息频道”，如通信、阅读材料、以前的工作、对话，甚至是任务系统本身。对这些信息频道的回顾，会促使你行动和进步。我甚至认为我的大脑也是一个信息渠道，因为想法会从大脑的潜意识中冒出来，进入我的表意识并引起我的注意。
信息频道是传送信息信号的一种手段，这个词通常用于描述电信和计算领域中发送接收数据的方法，但它的含义可以应用于所有形式的通信中。
信息频道——信息变化的一种形式——可以使用信息论中提到的一种简单方法进行分析，这种方法叫作采样。如果你想获得一首乐曲的数字录音，那么你必须将声波转化为一系列的值，每个值代表声波在特定时间点处于的位置；将所有值重新组合在一起，就形成了数字录音。采样的频率（即采样率）越高，记录的信息就越精确。当然，音乐是复杂的，可能会有大量的声音来源（多种乐器一同演奏），所以你采样的信息（即解析度）越多，记录的信息质量就越好。
我们可以将录音中的原理应用到工作中，通过这种方式决定如何及何时对一个信号频道采样。
相关性（Relevance）、音量（Volume）和紧急性（Urgency），这三者的关系十分重要，所以我们在这里将它们缩写为“RVU”。
· 信息频道的相关性，可以决定回顾时的解析度，即你想给予它的资源——可能是时间，也可能是注意力。
· 音量决定了你回顾频道的频率。例如，面对高音量频道，你应该减少回顾次数。与高频的灭火式处理相比，以较低频率一次处理多个项目，这样无疑更有效率。
· 一个频道的紧急性越高，你就越应该频繁地查看它。
音量和紧急性之间的冲突很有趣，因为在面对高音量、高紧急性的频道时，你很难妥善处理。就像在“习惯1：捕获信息”一章所说，我们最好将其分成至少两个频道：低音量—高紧急性、高音量—低紧急性。紧急性的性质也很有趣，因为它决定了你应该频繁查看某个频道，还是让它直接发出提醒。
被一些频道主动通知或提醒你，说明这些频道传递的内容，比你的手头工作还要值得关注，但不要轻易给予某个频道打扰你的权限。一些高相关性的事情可能也是紧急的，也就是说，某些你关心的事物需要你快速应对，这将导致较高的采样率，意味着你要经常检查这个频道。例如，你患有糖尿病或高血压，所以要经常检查你的身体数据。对于传递低相关性—高紧急性信息的频道（比如你老板发短信让你出去买个三明治），你应该允许它们通知你、打断你的工作。
那些触发你回顾信息的事件，与你的工作环境密不可分。现在，我想向你展示工作环境是如何与回顾中的相关性、音量和紧急性相关联的。RVU概念定义了所有回顾的性质，它同样可以映射到环境背景三角中，这可以帮助你将你的工作环境与可以进行的回顾类型匹配在一起。
与电子邮件和社交媒体信息相比，你会更专注于那些你真心喜欢的事物，比如电影或书籍——这些就是高相关性的体现，这意味着你投入到信息回顾中的注意力也是不同的。环境背景三角表明，你的位置和情绪会影响你的专注力。这是一个值得你考虑的重要因素。
当你坐在公园里倍感忧伤时，你最好携带一本好书并沉浸其中，而不是专注于社交App。你无法像对待工作简报或水电费（注意相关性和紧急性之间的差异）那样对待一个低相关性频道，你无法给予它们相同程度的注意力。在回顾信息时，低相关性频道只需要较浅的注意力。这些回顾也可能与特定位置无关，特别是在现代科技下，有些频道几乎可以在任何地点访问。
回顾频率与紧急性正相关，与音量负相关。对高音量–低紧急性的信息，例如我们前面所说的“伪工作”（处理电子邮件或捕获的任务列表），回顾频率可以不用那么高。这些活动所需的稳定性相对较低，但需要大量专注力，更适合封闭创造力模式。另一方面，与朋友交流对话的频率并不高，这需要很少的专注力，但是需要一定程度的环境稳定性，这意味着开放创造力模式更适合该活动。
我知道处理各种通知是一件非常棘手的事情，但是我发现，它为我提供了一个非常重要的视角，帮助我进一步了解工作环境是如何影响我的工作质量的。请记住，你只能允许包含紧急信息的频道打扰你。比如来自老板的信息，或是来自家庭成员的紧急事件等类似事情。
当通知到达时，它会在某种程度上引起你的注意，这是因为它包含了一些未知的紧急情况。这样一来，你就很难专心于手头的工作——你的注意力已经转移到了刚刚收到的信息上。紧急信息会大大减少你脑海中的工作信息量（熵）；情况越紧急，减少得越多。这会产生暂时的不稳定性，在此期间你将切换到封闭模式。这就是为什么当我被不断打扰时，很难想出有趣的创意！专注力的突然增加也会影响你的情绪，让你产生一种无所适从的感觉。所以，当紧急信息出现时，你要有意识地关注自己的情绪，这样可以让你做出更好的决策。