实践的发展离不开理论的指导。数字资源整合是图书馆数字化建设一个非常重要的实践活动,它的发展也离不开理论的支撑。系统论和知识管理两种理论是数字资源整合的理论基础,数字资源整合与优化的过程实际是系统论和知识管理理论的实际运用过程。
各数据库由于建设者不同,导致平台异构、使用方法、覆盖范围不尽相同,但是数字资源之间的天然联系却不容忽视。以期刊为例,可能某种期刊同时被不同数据库收录,这些数据库或展示目录,或记录文摘信息,或制作权威学术标引,或提供全文服务等等,不同形式描述同一文献资源。不仅如此,文献之间还存在着引用和被引用的关系,按照不同的相关标准(主题相关或是共引相关),还可能存在着不同程度的相关关系。总之数字资源之间存在着千丝万缕的基于内容和知识的相互关联。
数字资源的基于内容和知识的关联性,可以从纵、横方向区分为大部分。在横向方面可按它们各自包含的学科、知识类型分为不同的部分;在纵向方面则形成一个个单独的数据库,每个数据库包含不同学科专业。可见,数字资源在结构上呈现出丰富的层次性。另一方面,数字资源的结构又有整体性。这是因为系统的结构作为系统的一种内在规定性,反映了系统中各个要素之间的排列、组合,但又正是这种排列、组合,使系统具有了整体的质的规定,从而区别于其他的系统。因此在一定意义上,系统的结构规定了系统的质,系统结构的整体性规定了系统的整体性。同时,结构是功能的基础,结构决定功能。要发挥数字资源系统的整体功能,必须合理地整合结构,构建有效发挥功能的数字资源体系结构。
因此,数字资源整合应立足于数字资源系统结构性优化整合。数字资源体系的结构性是一种组织性的表现,是指数字资源体系中不同数据库之间所形成的某种关联性,是数字资源系统有机联系的反映。由于数字资源的内容可以从纵横方向分为多个部分,因此,数字资源系统的结构整合应包括横向结构整合和纵向结构整合。横向结构指的是数字资源学科专业上的相互关联性,横向整合即对不同的数据库中相同学科专业的数字对象进行优化整合;纵向结构指数字资源在空间上的相互关联性,纵向整合则是将不同学科专业的数字资源整合为具有多维立体网状结构的有机知识整体。通过整合,数字资源系统的整体效用必然会大于单个个体产生的效用。
任何一种理论的运用都有自己的前提。系统论作为一种方法论,其运用的前提是对象的整体性。系统是由相互作用、相互依存的若干组成部分结合而成,具有特定功能的有机整体。即按照事物本身的系统性把对象放在系统的形式中加以考察的方法。贝塔朗菲说得直截了当:“当我们讲到‘系统’时,我们指的是‘整体’或者‘统一体’”。钱学森对此有进一步的阐述,他说:“什么叫系统?系统就是由许多部分组成的整体,所以系统的概念就是要强调整体,强调整体是由相互关联、相互制约的各个部分所组成的”。系统方法的显著特点是整体性、关联性和优化性。整体性是系统方法的基本出发点,是指系统诸要素有机集合起来的不同于孤立状态下各要素机械相加的整体性能。关联性是整体性的延续,是指系统的要素之间、要素与系统整体之间的相互联系。优化性是指在一定条件下系统的组织、结构和功能的整体改进,使得系统有机整体具有较大的灵活性和得到发展。
数字资源体系应是由各个相互作用、相互联系的数据整合成的有机的知识体系,这无疑是符合上述概念的整体和系统的。因此,数字资源整合的理论基础应是系统论方法。以系统论观点,确定资源整合的方法论原则,将系统论方法运用于数字资源整合实践中,从而实现数字资源的整体优化。按照系统论:推动系统协调发展的动力,正是来自有一定差异的不同子系统的互动整合,但不同子系统的差异有条件和阈值的规定,并非是无极和无量的。否则,系统的协调发展将无法生成,反而还会造成系统的肢解甚至破裂。数字资源建设同样如此,如果各数据库独立存在,形成一个个信息孤岛,就必然会带来很大的负面影响。按照齐普夫的“最小努力原则”,用户会因为在使用这些数字资源的过程中产生的种种麻烦而最终放弃这种行为,造成资源利用率低的局面。因此,把这些独立的数字资源整合成一个完整的数字资源体系就成为一项必然且非常重要的工作。只有这样才能发挥资源利用的最大效益。
知识管理(Knowledge Management)就是采用现代信息技术和手段对信息加工整理,并按照某种知识结构进行有效管理,使知识能够在人们日常生活、工作和管理决策过程中得到很好的利用,是解决知识匮乏及其导致的各种困扰的有效途径。知识管理是对知识进行正式的管理,以便于知识的产生、获取和重新利用,它是为组织实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径,并通过知识的共享,运用集体的智慧提高应变和创新能力。
知识管理的最终目的是要以现有知识为基础,结合实际进行创新,寻求信息处理能力与人的知识创新能力的最佳结合,在整个管理过程中最大限度地实现知识共享,以期将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人,使他们能够做出最恰当的决策。
知识的产生经历了一个过程,从原始的没有关联的“数据”,到可以清楚表达一定含义的“信息”,到最终提取、加工出具有价值的“知识”。目前大多图书馆仍停留在信息管理的层面上,侧重于对信息的收集、存贮、整理与传递进行机械性的管理,在数字图书馆建设过程中,通过自建和购买等方式建立许多不同种类的数据库,为用户提供大量的数字化资源,然而这些资源都是以孤岛的形式独立存在,没有体现出资源的关联性和整体性。