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实验一
表的创建与数据输入

一、实验目的

(1)大体了解Access数据库7种对象,主要的菜单功能。

(2)学会建立数据库,以各种方式创建表,熟悉表的各项属性。了解主键的含义和要求。

(3)学会在表中添加、移动、修改、删除字段,复制、粘贴和移动值,冻结、隐藏表中列。学会对表中数据进行筛选操作。

二、基本知识与操作

表就是数据库中用来存放数据的场所。“表”都有一些共同的特性,一是表中可以存储数据,二是这些数据在表中都有很规则的行列位置。“表”是数据库中最基本、最重要的一个部分。所以要想建立一个数据库,必须先要掌握建立表的方法。

(一)  表结构

在数据库中,表又称为二维表,它由若干行和列组成。表的相关概念包括:

1..字段

表中的列称为字段,它描述数据的某类特性。例如,学生信息表中的学号、姓名、性别等,分别描述了学生的不同特性。

2..记录

表的行称为记录,它由若干个字段组成。记录描述了某一具体对象(学生)的全部信息。

3..值

记录和字段的相交处是值——存储的数据,它一般有一定的取值范围。

4..主键

其值用来唯一标识表中的每一个记录的一个或多个字段,又称为主关键字。例如学生信息表中“学号”是主键。

5..外键

引用其他表中的主键的字段,外键用于表明表之间的关系。

图1-1

(二)  字段的类型

字段的类型就是字段的数据类型,不同数据类型的字段用来表达不同的信息。在设计表时,必须要定义表中字段使用的数据类型。Access中共有文本、数字、日期/时间、查阅向导和附件等11种数据类型。数字型数据还细分为字节型、整型、长整型、单精度型和双精度型等几种类型。

表1-1 Access中的数据类型

(三)  使用设计视图创建表

数据库Access中对于较为复杂的表,通常都是在设计视图中创建的,这种方法较为灵活。例如,在“选课查询”数据库中,创建“学生信息”表,其结构如表1-2所示。

表1-2 学生信息表结构

使用设计视图建立“学生信息”表的操作步骤如下:

(1)首先创建一个空数据库“选课查询”。在“创建”选项卡的“表”组中,单击“表设计”按钮。

(2)打开表的设计视图,按照“学生信息表结构”的内容,在字段名称中输入字段名称,在数据类型列中选择相应的数据类型,在常规属性窗格中设置字段大小。如图1-2所示。

图1-2

(3)把光标放在字段选定位置上,按住左键不放开。选中学号字段后松开左键,这时字段被选中,背景为黑色。单击鼠标右键,在快捷菜单中,单击“主键”按钮,或者在“设计”选项卡中,单击“主键”按钮。设置完成后,在学号的字段选定器上出现钥匙图形,表示这个字段是主键。

(4)单击“保存”按钮,以“成绩”为名称保存表。

(四)  通过导入来创建表

可以通过导入其他位置存储的信息来创建表。例如,可以导入自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access数据库、Outlook文件夹以及其他数据源中存储的信息。

例如,将“学生信息。xls”导入“选课查询”数据库中,操作步骤如下:

(1)打开“选课查询”数据库,在功能区,选中“外部数据”选项卡,在“导入”组中,单击“Excel”命令按钮。

(2)如图1-3所示,在打开的“获取外部数据”对话框中,单击“浏览”按钮。

图1-3

(3)在“打开”对话框中,将“查找范围”定位于外部文件所在文件夹,选中导入的数据源文件“学生信息。xls”,单击“打开”按钮。

(4)返回到“获取外部数据”对话框中,单击“确定”按钮。

(5)在打开的“请选择合适的工作表或区域”对话框中,直接单击“下一步”按钮。

(6)在打开的“请确定指定的第一行是否包含列”对话框中,选中“第一行包含列标题”复选框,然后单击“下一步”按钮。

(7)在打开的“指定有关正在导入的每一字段信息”对话框中,指定“学号”字段的数据类型为“文本”,索引项为“有(无重复)”。然后依次设置其他字段信息。单击“下一步”按钮。

(8)在打开的“定义主键”对话框中,选中“我自己选择主键”单选按钮,选定“学号”字段,然后单击“下一步”按钮。

(9)在打开的指定表的名称对话框中,在“导入列表”文本框中,输入“学生信息”,然后单击“完成”按钮。

到这里完成使用导入方法创建表的过程。

(五)  定义主键

在数据库中,每个表通常都应有一个主键。使用主键不仅可以唯一标识表中每一条记录,还能加快表的索引速度。在Access中,有三种类型的主键:自动编号、单字段和多字段。将自动编号型字段指定为表主键是定义主键最简单的方法。自动编号主键的特点是:当向表中增加一条新记录时,主键字段值自动加1;但是在删除记录时,自动编号的主键值会出现空缺不连续,且不会自动调整。如果表中某一字段的值可以唯一标识一条记录,例如“学生信息”的“学号”,那么就可以将该字段指定为主键。如果表中没有一个字段的值可以唯一标识一条记录,那么就可以考虑选择多个字段组合在一起作为主键,来唯一标识记录,例如“选课信息”中,可以把“学号”和“课程代码”两个字段组合起来作为主键。

(六)  添加或删除字段

在创建Access表之后,有时需要修改表的设计,在表中增加或删除字段。在Access中,可以在“设计”视图和“数据表”中添加或删除字段。

在“设计”视图中添加或删除字段的操作步骤如下:

(1)在“选课信息”数据库中,打开“学生信息”表并切换到“设计”视图。例如添加一个“出生日期”字段,选中“系列”字段行。

(2)这时自动打开“设计”选项卡。在工具组中,选择“插入行”命令。

(3)这时出现一个空字段,在该字段中,输入字段名称“出生日期”,字段的数据类型设置成“日期/时间”,在“说明”列中输入该字段的有关说明。

(4)若要删除一个或多个字段,首先需要选定这些字段。在工具组中,选择“删除行”命令。

在“数据表”视图中添加或删除字段的操作步骤如下:

在“数据表”视图中添加或删除字段的操作,通过使用“插入”菜单和“编辑”菜单即可完成。操作步骤如下:

(1)在“数据表”视图中打开表。

(2)右击左边插入新列的列,在弹出的快捷菜单中,单击“插入列”菜单命令。

(3)双击新列的标题,当名称变为反白(黑底白字)后,为该列输入名称,如果需要进一步设计该字段的属性,打开“设计”视图进行设置即可。

(4)如果要删除某个列字段,右击要删除的列字段,然后单击“删除列”菜单命令即可。

(七)  冻结或隐藏列

数据输入到表之后,就可以方便地在Access中查看数据。但如果一个表字段太多,而需要将某些字段始终显示在可视区,这时可以通过Access中“冻结列”的方法来实现,冻结后的列不会随着滚动条的拖动而移动。要在表中冻结几个列,只需先将这几个列选中,然后点击鼠标右键,单击“冻结字段”命令,这样选中的列就被冻结了。如果不需要再让这些列处于冻结状态,只要单击“取消冻结所有字段”命令,就可以了。

为了让表中的某些列一直显示在屏幕上,可以将这些列冻结。但有时候为了将主要的数据字段列保留在窗口中进行观察,可以将暂时不需要的数据字段隐藏起来。将鼠标移动到需要隐藏列的字段标题处,单击鼠标右键,然后在弹出的菜单上选择“隐藏字段”选项。这样选中的列就被隐藏了。要取消对一个列的隐藏,先将鼠标移动到表以外的任何地方,单击鼠标右键,然后在弹出的菜单上单击“取消隐藏字段”命令,弹出“取消隐藏列”对话框,如图1-4所示。

图1-4

“取消隐藏列”对话框的列表框中列有表的所有字段,而且每个字段前面都有一个方框,没有隐藏的列前面的方框中有“√”号,而隐藏了的列前面的方框中是空的。要取消对一个列的隐藏,只要单击这个列前面的方框,使它里面出现一个“√”符号,就可以取消隐藏。完成以后单击对话框上的“关闭”按钮。

(八)  排序和筛选

在“开始”工具栏上有很多按钮。其中,“升序”和“降序”是指表中的各个记录按照一定的顺序进行排列。单击“升序”按钮后所有记录按照从小到大的方式排列,单击“降序”按钮后所有记录按照从大到小的方式进行排列。闪动的光标位于哪个字段,就以那个字段的值作为判断大小顺序的标准。

在工具栏上的“排序和筛选”选项卡单击“高级”将会有三个“筛选”按钮,它们是“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”和“应用筛选/删除筛选”按钮。例如,将光标移动到字段“籍贯”的一个值“江苏”所在的方格内后,单击“按选定内容筛选”按钮进行筛选,这时只有在字段“籍贯”中的值是“江苏”的记录才显示出来。单击“删除筛选”按钮,其余的记录又都显示出来。选中表中的某个方格时,这个方格内的数据值就成为进行筛选操作的“标准”,单击“按选定内容筛选”按钮后,Access就会将该字段上拥有同样内容的记录“筛选”出来,而将其他的记录先隐藏起来。单击“删除筛选”可以把这个“筛选”功能取消。还有一个按钮是“按窗体筛选”按钮,单击这个按钮,你会发现表中只剩下了一个记录,在方格的右侧出现一个“下拉”按钮。单击“下拉”按钮,就会发现它是个“组合框”的下拉箭头,下拉框中包括了这个字段中所有的值。在下拉框中单击一个选项,再用鼠标单击“应用筛选”按钮,与选中的值相关的整条信息都显示了出来。

三、实验内容

(一)  创建“学生信息”表

(1)建立一个空数据库,并将其命名为“选课查询”。

(2)建立一个表,命名为“学生信息”。

(3)添加7个字段:学号、姓名、性别、年龄、专业、入学时间、学分绩,将学号设为主键。各字段在数据表视图中显示的列标题均为其字段名称。

(4)设置各字段属性要求:

学号:数据类型为“文本”,为必填字段。设置输入的掩码格式为字母“A”+9个数字“0”。

姓名:数据类型为“文本”。

性别:数据类型为“文本”。

年龄:数据类型为“整型”。

专业:数据类型为“文本”,默认值为“环境规划”,设置索引,允许有重复的值。

入学时间:数据类型为“日期/时间”,设置掩码格式为“2006/4/1”。

学分绩:数据类型为“单精度”,保留2位小数,且设置输入值范围必须在0~5之间。否则出现文本对话框“学分绩必须在0~5之间”。

(5)在字段“年龄”和“入学时间”之间添加字段“籍贯”,数据类型为“文本”。

(6)使表中的“学号、姓名、专业”始终显示。

(7)筛选出专业为“环境规划”的男同学。

(二)  创建“课程信息”和“选课信息”表

建立另外两张表“课程信息”和“选课信息”作为数据库“选课查询”信息系统的基础。

(1)建立表“课程信息”,添加字段:课程代码、课程名、课程类别、学分、教师、上课时间、上课地点,分别设置相应的字段属性。设置主键为“课程代码”。

表1-3

(2)建立表“选课信息”,添加字段:学号、课程代码、成绩,设置各字段属性。设置复合主键为“学号+课程代码”。 ZskuD8Y35PjxiEs8j4KDixvZ87dIsqRdJKozj6kC5cRrYSMtrPq8c9RFDhsiAZU+

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