实验一
表的创建与数据输入

一、实验目的

（1）大体了解Access数据库7种对象，主要的菜单功能。

（2）学会建立数据库，以各种方式创建表，熟悉表的各项属性。了解主键的含义和要求。

（3）学会在表中添加、移动、修改、删除字段，复制、粘贴和移动值，冻结、隐藏表中列。学会对表中数据进行筛选操作。

二、基本知识与操作

表就是数据库中用来存放数据的场所。“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存储数据，二是这些数据在表中都有很规则的行列位置。“表”是数据库中最基本、最重要的一个部分。所以要想建立一个数据库，必须先要掌握建立表的方法。

（一）  表结构

在数据库中，表又称为二维表，它由若干行和列组成。表的相关概念包括：

1..字段

表中的列称为字段，它描述数据的某类特性。例如，学生信息表中的学号、姓名、性别等，分别描述了学生的不同特性。

2..记录

表的行称为记录，它由若干个字段组成。记录描述了某一具体对象（学生）的全部信息。

3..值

记录和字段的相交处是值——存储的数据，它一般有一定的取值范围。

4..主键

其值用来唯一标识表中的每一个记录的一个或多个字段，又称为主关键字。例如学生信息表中“学号”是主键。

5..外键

引用其他表中的主键的字段，外键用于表明表之间的关系。

（二）  字段的类型

字段的类型就是字段的数据类型，不同数据类型的字段用来表达不同的信息。在设计表时，必须要定义表中字段使用的数据类型。Access中共有文本、数字、日期/时间、查阅向导和附件等11种数据类型。数字型数据还细分为字节型、整型、长整型、单精度型和双精度型等几种类型。

（三）  使用设计视图创建表

数据库Access中对于较为复杂的表，通常都是在设计视图中创建的，这种方法较为灵活。例如，在“选课查询”数据库中，创建“学生信息”表，其结构如表1-2所示。

使用设计视图建立“学生信息”表的操作步骤如下：

（1）首先创建一个空数据库“选课查询”。在“创建”选项卡的“表”组中，单击“表设计”按钮。

（2）打开表的设计视图，按照“学生信息表结构”的内容，在字段名称中输入字段名称，在数据类型列中选择相应的数据类型，在常规属性窗格中设置字段大小。如图1-2所示。

（3）把光标放在字段选定位置上，按住左键不放开。选中学号字段后松开左键，这时字段被选中，背景为黑色。单击鼠标右键，在快捷菜单中，单击“主键”按钮，或者在“设计”选项卡中，单击“主键”按钮。设置完成后，在学号的字段选定器上出现钥匙图形，表示这个字段是主键。

（4）单击“保存”按钮，以“成绩”为名称保存表。

（四）  通过导入来创建表

可以通过导入其他位置存储的信息来创建表。例如，可以导入自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access数据库、Outlook文件夹以及其他数据源中存储的信息。

例如，将“学生信息。xls”导入“选课查询”数据库中，操作步骤如下：

（1）打开“选课查询”数据库，在功能区，选中“外部数据”选项卡，在“导入”组中，单击“Excel”命令按钮。

（2）如图1-3所示，在打开的“获取外部数据”对话框中，单击“浏览”按钮。

（3）在“打开”对话框中，将“查找范围”定位于外部文件所在文件夹，选中导入的数据源文件“学生信息。xls”，单击“打开”按钮。

（4）返回到“获取外部数据”对话框中，单击“确定”按钮。

（5）在打开的“请选择合适的工作表或区域”对话框中，直接单击“下一步”按钮。

（6）在打开的“请确定指定的第一行是否包含列”对话框中，选中“第一行包含列标题”复选框，然后单击“下一步”按钮。

（7）在打开的“指定有关正在导入的每一字段信息”对话框中，指定“学号”字段的数据类型为“文本”，索引项为“有（无重复）”。然后依次设置其他字段信息。单击“下一步”按钮。

（8）在打开的“定义主键”对话框中，选中“我自己选择主键”单选按钮，选定“学号”字段，然后单击“下一步”按钮。

（9）在打开的指定表的名称对话框中，在“导入列表”文本框中，输入“学生信息”，然后单击“完成”按钮。

到这里完成使用导入方法创建表的过程。

（五）  定义主键

在数据库中，每个表通常都应有一个主键。使用主键不仅可以唯一标识表中每一条记录，还能加快表的索引速度。在Access中，有三种类型的主键：自动编号、单字段和多字段。将自动编号型字段指定为表主键是定义主键最简单的方法。自动编号主键的特点是：当向表中增加一条新记录时，主键字段值自动加1；但是在删除记录时，自动编号的主键值会出现空缺不连续，且不会自动调整。如果表中某一字段的值可以唯一标识一条记录，例如“学生信息”的“学号”，那么就可以将该字段指定为主键。如果表中没有一个字段的值可以唯一标识一条记录，那么就可以考虑选择多个字段组合在一起作为主键，来唯一标识记录，例如“选课信息”中，可以把“学号”和“课程代码”两个字段组合起来作为主键。

（六）  添加或删除字段

在创建Access表之后，有时需要修改表的设计，在表中增加或删除字段。在Access中，可以在“设计”视图和“数据表”中添加或删除字段。

在“设计”视图中添加或删除字段的操作步骤如下：

（1）在“选课信息”数据库中，打开“学生信息”表并切换到“设计”视图。例如添加一个“出生日期”字段，选中“系列”字段行。

（2）这时自动打开“设计”选项卡。在工具组中，选择“插入行”命令。

（3）这时出现一个空字段，在该字段中，输入字段名称“出生日期”，字段的数据类型设置成“日期/时间”，在“说明”列中输入该字段的有关说明。

（4）若要删除一个或多个字段，首先需要选定这些字段。在工具组中，选择“删除行”命令。

在“数据表”视图中添加或删除字段的操作步骤如下：

在“数据表”视图中添加或删除字段的操作，通过使用“插入”菜单和“编辑”菜单即可完成。操作步骤如下：

（1）在“数据表”视图中打开表。

（2）右击左边插入新列的列，在弹出的快捷菜单中，单击“插入列”菜单命令。

（3）双击新列的标题，当名称变为反白（黑底白字）后，为该列输入名称，如果需要进一步设计该字段的属性，打开“设计”视图进行设置即可。

（4）如果要删除某个列字段，右击要删除的列字段，然后单击“删除列”菜单命令即可。

（七）  冻结或隐藏列

数据输入到表之后，就可以方便地在Access中查看数据。但如果一个表字段太多，而需要将某些字段始终显示在可视区，这时可以通过Access中“冻结列”的方法来实现，冻结后的列不会随着滚动条的拖动而移动。要在表中冻结几个列，只需先将这几个列选中，然后点击鼠标右键，单击“冻结字段”命令，这样选中的列就被冻结了。如果不需要再让这些列处于冻结状态，只要单击“取消冻结所有字段”命令，就可以了。

为了让表中的某些列一直显示在屏幕上，可以将这些列冻结。但有时候为了将主要的数据字段列保留在窗口中进行观察，可以将暂时不需要的数据字段隐藏起来。将鼠标移动到需要隐藏列的字段标题处，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上选择“隐藏字段”选项。这样选中的列就被隐藏了。要取消对一个列的隐藏，先将鼠标移动到表以外的任何地方，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上单击“取消隐藏字段”命令，弹出“取消隐藏列”对话框，如图1-4所示。

“取消隐藏列”对话框的列表框中列有表的所有字段，而且每个字段前面都有一个方框，没有隐藏的列前面的方框中有“√”号，而隐藏了的列前面的方框中是空的。要取消对一个列的隐藏，只要单击这个列前面的方框，使它里面出现一个“√”符号，就可以取消隐藏。完成以后单击对话框上的“关闭”按钮。

（八）  排序和筛选

在“开始”工具栏上有很多按钮。其中，“升序”和“降序”是指表中的各个记录按照一定的顺序进行排列。单击“升序”按钮后所有记录按照从小到大的方式排列，单击“降序”按钮后所有记录按照从大到小的方式进行排列。闪动的光标位于哪个字段，就以那个字段的值作为判断大小顺序的标准。

在工具栏上的“排序和筛选”选项卡单击“高级”将会有三个“筛选”按钮，它们是“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”和“应用筛选/删除筛选”按钮。例如，将光标移动到字段“籍贯”的一个值“江苏”所在的方格内后，单击“按选定内容筛选”按钮进行筛选，这时只有在字段“籍贯”中的值是“江苏”的记录才显示出来。单击“删除筛选”按钮，其余的记录又都显示出来。选中表中的某个方格时，这个方格内的数据值就成为进行筛选操作的“标准”，单击“按选定内容筛选”按钮后，Access就会将该字段上拥有同样内容的记录“筛选”出来，而将其他的记录先隐藏起来。单击“删除筛选”可以把这个“筛选”功能取消。还有一个按钮是“按窗体筛选”按钮，单击这个按钮，你会发现表中只剩下了一个记录，在方格的右侧出现一个“下拉”按钮。单击“下拉”按钮，就会发现它是个“组合框”的下拉箭头，下拉框中包括了这个字段中所有的值。在下拉框中单击一个选项，再用鼠标单击“应用筛选”按钮，与选中的值相关的整条信息都显示了出来。

三、实验内容

（一）  创建“学生信息”表

（1）建立一个空数据库，并将其命名为“选课查询”。

（2）建立一个表，命名为“学生信息”。

（3）添加7个字段：学号、姓名、性别、年龄、专业、入学时间、学分绩，将学号设为主键。各字段在数据表视图中显示的列标题均为其字段名称。

（4）设置各字段属性要求：

学号：数据类型为“文本”，为必填字段。设置输入的掩码格式为字母“A”+9个数字“0”。

姓名：数据类型为“文本”。

性别：数据类型为“文本”。

年龄：数据类型为“整型”。

专业：数据类型为“文本”，默认值为“环境规划”，设置索引，允许有重复的值。

入学时间：数据类型为“日期/时间”，设置掩码格式为“2006/4/1”。

学分绩：数据类型为“单精度”，保留2位小数，且设置输入值范围必须在0~5之间。否则出现文本对话框“学分绩必须在0~5之间”。

（5）在字段“年龄”和“入学时间”之间添加字段“籍贯”，数据类型为“文本”。

（6）使表中的“学号、姓名、专业”始终显示。

（7）筛选出专业为“环境规划”的男同学。

（二）  创建“课程信息”和“选课信息”表

建立另外两张表“课程信息”和“选课信息”作为数据库“选课查询”信息系统的基础。

（1）建立表“课程信息”，添加字段：课程代码、课程名、课程类别、学分、教师、上课时间、上课地点，分别设置相应的字段属性。设置主键为“课程代码”。

（2）建立表“选课信息”，添加字段：学号、课程代码、成绩，设置各字段属性。设置复合主键为“学号+课程代码”。 vB7LgXJlgSlEIrWi7GyzbV3p3Y6BT85guuxJ0xeHHBKWaYzXU92eC7JoWLagjeT0