实验五
数据报表

一、实验目的

（1）理解报表的含义与作用，报表与窗体的区别；学会创建报表，学会利用“分组和排序”功能制作将数据分类的报表。

（2）利用报表向导制作具有简单汇总信息的报表。

（3）掌握页眉页脚的添加与制作；学会在设计视图中对报表进行简单的控件调整；掌握报表的页面设置。

二、基本知识与操作

（一）  报表概念

在创建数据报表之前，首先要了解一下“报表”。在Access中使用“报表”来打印格式数据是一种非常有效的方法。因为“报表”为查看和打印概括性的信息提供了最灵活的方法。在“报表”中可以控制每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容，同时还可以在“报表”中添加多级汇总、统计比较，甚至加上图片和图表。“报表”和窗体的建立过程基本是一样的，只是最终一个显示在屏幕上，一个显示在纸上；窗体可以有交互，而“报表”没有交互而已。

（二）  报表向导创建报表

Access提供了许多工具，可帮助快速生成既引人注目、又易于理解的报表，并按照最适合用户需要的方式显示数据。使用“创建”选项卡上的命令，只需通过一个单击操作即可创建简单的报表。创建过程中可以使用报表向导创建更为复杂的报表，也可以自行添加所有数据和格式元素，以此来创建报表。

首先选定一个创建报表所基于的表或者查询，单击“创建”选项卡上的“报表”组中“报表向导”项，这时在屏幕上会弹出一个对话框“报表向导”，如图5-1.这个窗口中要求确定“报表”上使用哪些字段，这和使用“查询向导”和“窗体向导”差不多。

现在可以在“表/查询”下面的下拉框中改变选择相应的表或查询。对话框中“可用字段”列表框中显示出选定表/查询中的所有字段，右边列表框是用来显示要放到“报表”中的“选定的字段”。而在这两个表中的四个按钮，则分别是将左边列表框中的一个或全部字段移动到右边的列表框中，将右边列表框中的一个或全部字段移动到左边的列表框中，而且在右边列表框中的字段的顺序也将反映到“报表”中字段的顺序中去。当把这些完成以后，单击“下一步”按钮。

这一步中，确定是否要对“报表”添加分组级别，如图5-2.这个分组级别就是“报表”在显示的时候，各个字段是否是按照阶梯的方式排列。当“报表”有多组分组级别时，我们可以利用两个优先级按钮来调整各个分组级别间的优先关系，排在最上面的级别最优先。

如果不想在“报表”中分组，只要将这个组级字段取消就可以了。单击“下一步”按钮将进入确定记录的排序次序和汇总信息对话框，如图5-3.

单击对话框中的“汇总选项”，打开“汇总选项”对话框，可以选择“字段”的汇总项，如图5-4.

完成排序和汇总之后，就是确定“报表”的布局方式。通过选择“布局”中的方式，可以确定数据是按照什么形式来进行布局的，并且可以在对话框左边的视图中看到我们选择的布局形式是什么样的，同时还可以选择报表页面设置的方向，如图5-5所示。

单击“下一步”按钮，这一步是“报表”向导的最后一步了。现在要给这个“报表”指定标题，这个标题将会出现在“报表”的左上角。

如果想在单击“完成”按钮以后直接看到“报表”的打印预览，则选择“预览报表”；如果想先看到“报表”的设计视图，则选择“修改报表设计”，就可以在设计视图中修改“报表”了。然后单击“完成”按钮。

报表向导完成后，还可通过“报表设计”视图来进一步完善报表的设计。报表设计中还应关注报表中“节”的设置。每个报表都有一个或多个报表节，而“详细”节则是每个报表所共有的。对于报表所基于的表或查询中的每个记录，此节会重复一次。其他节则是可选节，重复率较低，通常用于显示一组记录、一页报表或整个报表的通用信息。表5-1描述了每个节的位置及其常见用法。

三、实验内容

（1）创建表格式报表“学生信息”，按照专业和入学时间分组（先按照专业后按照入学时间），练习设置组的页眉页脚（专业组页眉：在专业组中加入文本框，在文本框的Text中设置控件来源）。如图5-6所示。

（2）建立包含图5-7报表中的字段的查询用报表向导创建表格式报表“选课信息明细汇总”，报表中能汇总出每个学生的“总学分”和“平均成绩”。