4.3　采用记录单输入数据

记录单是Excel提供的一种输入数据的简捷方法，可以一次输入一个完整的信息行（称作“记录”）。使用记录单添加记录时，每一列必须有列标题，Excel将依据这些标题生成记录单中的字段。

4.3.1　添加“记录单”命令

默认情况下，在Excel 2019的菜单功能区找不到“记录单”命令。执行以下操作步骤，可将“记录单”命令添加到快速访问工具栏。

（1）单击标题栏上的“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“其他命令”，打开“Excel选项”对话框。

（2）在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”，然后在命令列表中单击“记录单”命令，如图4-51所示。

（3）依次单击“添加”按钮 和“确定”按钮，关闭对话框。此时，在快速访问工具栏上可以看到“记录单”命令按钮，如图4-52所示。

4.3.2　添加记录

使用记录单添加数据记录的方法如下：

（1）在单元格区域输入列标题。

例如，在单元格区域A8：D8输入文本，并选中单元格区域A8：D8，如图4-53所示。

（2）在快速访问工具栏上单击“记录单”按钮 ，弹出如图4-54所示的对话框，询问是否将选定区域的首行作为标签。

（3）单击“确定”按钮，弹出如图4-55所示的空白记录单，选定区域的文本作为字段标题，且字段标题的右侧均对应一个空白的文本框。

（4）在文本框中分别输入数据。

（5）单击“新建”按钮，或按Enter键，即可将输入的记录添加到工作表中，并且记录单显示为空，等待输入下一条记录。

（6）按照上一步同样的方法，添加其他记录。

（7）单击记录单中的“关闭”按钮，即可完成数据的输入。

4.3.3　修改、删除数据

如果对添加的记录不满意，可以进行修改或删除操作。

（1）单击数据表中的任意一个单元格。

（2）单击快速访问工具栏上的“记录单”按钮 ，打开对应的记录单，如图4-56所示。

（3）拖动滚动条，或单击“上一条”“下一条”按钮找到需要修改的记录。

（4）修改信息后，按Enter键更新记录，并移到下一条记录。

（5）如果要删除记录，在记录单中选定要删除的记录，然后单击“删除”按钮，弹出如图4-57所示的信息提示框。单击“确定”按钮，即可删除选定的记录。

（6）完成修改或删除后，单击“关闭”按钮更新显示的记录并关闭记录单。

上机练习——建立商品进货管理表

操作步骤

（1）新建一个空白的工作簿，将工作表“Sheet1”重命名为“进货管理表”。然后在A1：F1单元格区域分别输入：“订购号码”“交货厂商”“品名”“单价”“数量”“费用”，如图4-59所示。

（2）选中A1单元格，单击快速访问工具栏上的“记录单”按钮，弹出一个对话框，询问是否将选定区域的首行作为标签。单击“确定”按钮，弹出如图4-60所示的记录单。

（3）在对话框中从上至下分别输入数据：“S001”“天成沙发厂”“沙发”“1000”“3”“3000”，如图4-61所示。

（4）单击右侧的“新建”按钮，即可将输入的数据添加到工作表中，如图4-62所示，同时新建一条空白记录。

（5）按照同样的方法，在空白记录单的各个文本框中依次输入数据，然后单击“新建”按钮，添加其他记录。添加完所有记录之后，单击“关闭”按钮，此时的数据表如图4-63所示。

记录添加完毕后，发现“桌子”的数量弄错了，接下来修改记录。

（6）修改记录。选中数据列表区域中的任意一个单元格，在快速访问工具栏上单击“记录单”按钮，弹出“进货管理表”记录单，如图4-64所示，默认显示工作表的第一条记录。

（7）单击“下一条”按钮，直到显示要修改的信息。将数量改为“10”，费用改为“6000”，如图4-65所示，单击“关闭”按钮完成修改。

此时，工作表中的记录也随之更新，如图4-58所示。 HxJ2QoHROtv4zcLBrq5MA0/ONIH6fxHwHfeMbDarJAa4n5jRMRHpxDJqLXFUDJOV