3.2　工作簿的基本操作

Excel文件称为工作簿，是用来计算和存储数据的文件，每个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在单个文件中管理各种类型的相关信息。掌握工作簿的基本操作是进行各种数据管理操作的基础。

3.2.1　新建工作簿

在Excel 2019中新建工作簿主要有以下两种方式。

1．通过“新建”菜单命令创建

在Excel 2019中创建一个新工作簿最简便的方法，是在“新建”任务窗格中选择一种适当的方式。

在菜单功能区单击“文件”选项卡，然后在弹出的界面左侧单击“新建”，弹出如图3-1所示的“新建”任务窗格。

Excel 2019提供了一些应用模板，这些模板是已经设置好格式的工作簿，打开这些应用模板便可直接使用模板中设置的各种格式。如果要创建一个空白工作簿，在“新建”任务窗格中单击“空白工作簿”即可。

新建的空白工作簿如图3-2所示，标题栏上的“工作簿1”为新建工作簿的名称，A1单元格为活动单元格，Sheet1为工作表名称。

2．利用快速访问工具栏上的“新建”按钮

单击快速访问工具栏上的“新建”按钮 ，系统会自动创建一个空白工作簿。默认情况下，快速访问工具栏上不显示“新建”按钮 。用户可以单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮 ，在弹出的下拉菜单中单击“新建”命令，如图3-3所示。

3.2.2　设置自动保存

Excel 2019默认启动“自动保存”的加载宏，用户可以指定自动保存的时间间隔和保存路径。步骤如下：

（1）执行“文件”→“选项”命令，在弹出的对话框左侧分类列表中单击“保存”，打开“Excel选项”对话框，如图3-4所示。

（2）在“将文件保存为此格式”右侧的下拉列表框中指定Excel文件自动保存的格式。

（3）保留“保存自动恢复信息时间间隔”复选框的选中状态，然后指定自动保存的时间间隔。

（4）保留“如果我没保存就关闭，请保留上次自动保留的版本”复选框的选中状态。

（5）在“自动恢复文件位置”右侧的文本框中指定自动恢复文件保存的位置。

（6）单击“确定”按钮，关闭对话框。

3.2.3　保护工作簿

如果工作簿包含重要的表格资料或数据，为防止数据泄露或被恶意修改，通常需要进行保护。不同的情况需要不同的保护形式，最简单直接的是设置密码，或将文档设置成只读。如果需要，还可以为Excel表格添加数字签名实现版权保护。

（1）打开需要保护的工作簿，执行“文件”→“信息”命令，打开如图3-5所示的“信息”任务窗格。

（2）单击“保护工作簿”按钮，弹出如图3-6所示的保护类型下拉菜单。

始终以只读方式打开：设置为这种保护类型以后，“信息”任务窗格中的“保护工作簿”按钮变为黄底高亮显示，如图3-7所示。再次打开该文档时，弹出如图3-8所示的对话框，单击“是”按钮，打开文件后，标题栏上文件名右侧显示“只读”，不能保存对文件的更改，除非以新文件名保存，或保存在其他位置。

用密码进行加密：需要输入密码才能打开此工作簿。选中该项，弹出如图3-9所示的“加密文档”对话框。在“密码”文本框中输入密码，单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，再次输入密码。单击“确定”按钮，完成操作。

保护当前工作表：控制对当前工作表所做的更改类型。选中该项，将弹出“保护工作表”对话框，用户可以对工作表需要保护的部分进行非常详尽的设置。具体操作请参见3.3.8节的讲解。

保护工作簿结构：防止对工作簿结构进行更改，例如添加工作表。选中该项，弹出如图3-10所示的“保护结构和窗口”对话框。在“密码”文本框中设置保护密码，然后在弹出的“确认密码”对话框再次输入密码。

限制访问：授予用户访问权限，同时限制其编辑、复制和打印功能。这种方式需要设置权限管理服务器，适用于企业用户。

添加数字签名：通过添加不可见的数字签名以确保工作簿的完整性。这种保护形式主要是基于版本保护方面的考虑，其他人即使修改了Excel表格内容，但数字签名依然是原作者的，以防劳动成果被他人窃取据为己有。

标记为最终状态：将当前工作簿标记为最终版本，并将其设为只读，禁用输入、编辑命令和校对标记。此时，在标题栏上显示“只读”字样，编辑栏上方显示一条提示信息，状态栏上可以看到“标记为最终状态”图标 ，如图3-11所示。