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022 供应商现场质量审核之六脉神剑

作者:汪浩

围绕人、机、料、法、环、测这六个关键因素展开。

每个公司都有采购,可并不是所有的公司都有供应商管理。当然,越来越多的公司已开始重视供应商管理了。

那么,如何有效加强供应商管理呢?供应商现场审核是关键的一个环节。

一般而言,在以下三种情况下,需要对供应商进行现场审核:

a)在开发新供应商时,采购必须对供应商进行全面的审核,来判断该供应商是否有能力提供质量合格的产品、产能能否达到要求等。通过一系列流程批准后,一个供应商才能成为合格供应商。

b)对于已经成为合格供应商的,很多公司每个年度都要对供应商做一次全面的审核,了解供应商这一年来发生的变化,并跟踪上一次的审核中提出需要改善和提高的地方有无实质性改进,从而进一步确保供应商产品质量的稳定性。

c)还有一种情况,当供应商的产品质量发生异常时,公司必须要立即对供应商进行现场审核,找到发生质量问题的根源所在。

大型的跨国公司、集团化企业,其采购制度相对完善,供应商准入流程较为严格,对供应商审核有着一套完整的评估系统,有的跨国公司供应商审核文件甚至有几十页。而中小企业,或者制度不完善的公司,其采购人员很可能没有系统地经历或执行过供应商审核,也不知道该如何进行审核,很多都是简单地看一下生产现场,让供应商填个表格,走个过场而已。

除了对供应商基本信息的收集和了解,供应商审核主要是公司根据供应商的ISO9001质量体系文件,来对供应商的质量管理进行系统的评估和审核。这样的审核一般不涉及商务问题,所以在大部分公司是由质量部门、体系管理人员或者SQE负责主导,采购参与其中;也有公司让采购部门去主导供应商审核。

所以,一个专业的采购人员,或者优秀的采购经理人,必须能够全面主持供应商审核工作。

那么供应商审核主要看什么呢?

人、机、料、法、环、测,这六个字是TQM(全面质量管理)中影响产品质量的六个要素,英文简称为5M1E(Man、Machine、Material、Method、Measurement、Environment)。

实际上,我们开展供应商审核,也是主要围绕这六个关键因素来进行的。这六个因素分析并不是独立的,是你中有我,我中有你。把供应商的这六个方面搞清楚了,基本上就可以对这个供应商的能力和水平做出判断,或者评出分数。而且,通过对这六个因素的分析,我们往往可以快速找到问题的关键,因此,我们可以称之为“六脉神剑”。

(1)人

在上述六个因素中,毫无疑问,人是最关键的因素。

1)人的安全

虽然,企业的第一目标是赚钱,但没有什么比人的安全更加重要。然而,在很多国内企业,安全问题总是被忽视。在多年的采购生涯中,我看到过一些供应商的员工,也有供应商的老板,甚至自己公司的同事,他们因为安全事故,有的眼睛受伤,视力严重受损;有的缺少一两根手指,甚至半个手掌都没有了。也有供应商发生过严重的生产安全事故,厂区发生爆炸,多人严重烧伤,甚至死亡。每当看到这些,听到这些,我的心里都特别难受。你能想象,在跟供应商握手时,突然感觉少半截,是一种什么滋味?

在欧美企业中,公司的安全意识非常强,人的安全永远被放在第一位。有专业的EHS 人员负责生产安全管理,他们要检查进入车间的人员有没有佩戴安全防护设备;消防设施是否齐全,是否在有效期内;是否正确使用危化品;现场是否有不安全的隐患等;并经常对员工进行安全培训,用一些安全事故的视频来给大家培训,给大家带来视觉上的冲击,让大家提高安全意识,减少安全事故的发生。

我们在审核时,必须关注安全因素,如果发现供应商的安全意识薄弱,现场有安全隐患,需要立即提出整改要求。

2)人的培训

员工要上岗,必须经过入职培训和岗前培训,特别是生产部门的员工必须经过培训才能上岗。如果没有经过培训,很可能会出现以下几种情况:

a)人伤了机器。人由于缺少培训,对操作不熟悉,导致设备故障或工装模具损坏,维修设备或模具会造成生产线中断,不但会产生额外的维修费用,还势必会延误客户的交期。

b)机器伤了人。由于操作不熟练,人在操作机器的过程中可能伤到手或身体其他部位,这就造成了前面讲的安全事故。

c)效率低下,报废率高。没有经过培训的员工,跟熟练工相比,必然产出低,而且做出来的产品合格率低,造成材料报废。

d)人员的稳定性。人员的离职率也是需要加以评估的一个因素,要了解供应商人员流动率是否在合理的范围内。太频繁的人员变动或者人员流动率太高,会造成新老员工的持续交替,必然影响产品质量的稳定性。

另外,在审核中,我们可以了解供应商是否有团队建设和团队活动,因为这些活动,可以提高员工之间的熟悉程度,促进员工之间的关系,员工在工作上的配合度也自然会提高。

(2)机

机器和设备在使用过程中,需要根据使用说明做定期的维护和保养。审核的第二步,就是看机器设备是否有保养计划,是否按计划进行保存有维护维修的记录,设备的备品备件是否有库存。

常常有供应商为了加班加点生产,没有安排时间把设备停下来做设备检修。由于过度使用,或者易损件没有及时更换,在长期高负荷运转下,某台设备说不定某个时候突然就不工作了,这就像一颗定时炸弹。如果等到设备损坏了,再紧急去请设备厂商维修,更换备件,往往会耽误很长时间,费用也会更高。

所以审核时一定要密切关注供应商是否对设备维护有足够的重视。定期的设备检修和维护保养,可以减少故障的发生,就像人要定期体检,提前发现健康问题,及时进行治疗,才能避免产生更严重的问题一样。

磨刀不误砍柴工,机器设备必然要定期检修和维护。做好预防维护措施,设备得到很好的维护保养,才能持续稳定地生产。

(3)料

料,包括供应商采购的原料和交付给客户的产品,因为供应商的成品就是客户的原料,这里主要看以下几个方面:

a)供应商对来料是否进行检验,检验的结果是否统计分析,不合格料的处理方式是什么。

b)供应商对它的供应商是否有系统性的评审,就是看供应商如何管理它的供应商。

c)如何处理客户退回的不合格品。

d)物料的存放,是否符合存放条件,能否做到先进先出,库存水平是怎么控制的,是否有过期的材料用到生产中。

e)物料发放到生产部门时,和生产流转,以及到制作成产成品的过程,是否有完整的过程跟踪记录。这样当发现质量异常,可以根据成品的批次查询到原材料的物料批次。

f)是否有过程检验,并确保每个环节的不合格品没有流转到下一个环节。

g)产成品是否做出厂检验,确保发给客户的产品都是合格品。

(4)法

法,是指在生产过程中遵循的一系列规章制度,其中包括生产工艺指导书、标准化作业流程、生产图纸、生产计划表、产品作业标准、检验的标准、各种操作规程等。法的作用是及时准确地反映产品的生产和质量的要求。

严格按照这些规程进行作业,是确保产品质量和生产进度的一个条件,也是确保质量是可以追溯和跟踪的。

(5)环

环境的变化对产品质量也会有影响。一方面,某些产品(化学化工类、电子、高科技产品等特殊产品)对环境的要求很高,例如生产车间需要对温度和湿度进行控制,或者需要无尘的洁净车间等。另一方面,一个公司在北美的工厂和在中国的工厂生产出来的产品质量,有可能会因为环境的原因而不同;中国的南方和北方的气候不同,也会造成产品的质量差异;冬天和夏天,甚至白班和夜班的气温差异,也会使质量有微小的变化。

(6)测

即使人、机、料、法、环这五个因素都审核过了,仍然有可能存在质量问题,那可能是测量和检验的原因。

首先,供应商负责检验和测量的人必须具备相关资质。比如,做NDT(无损探伤)检测,必须由持有该认证(射线RT、超声UT、磁粉MT、液体渗透PT)的检验人员操作。

另外,检验的工具和仪器必须在校验期以内,一般来说,检验工具和仪器每年要送到当地的质量技术监督局进行校验。否则,仪器可能不准确,用这样的仪器去检验,结果肯定与真实结果有偏差。

总之,不同的公司,由于企业文化、行业、规模、要求等各方面的差异,对供应商审核的标准有所差异,也没有一个固定的版本和模式适合所有的行业或者企业,但对供应商的审核基本都是围绕人、机、料、法、环、测这六个因素。采购经理人或相关负责人可以根据公司的实际情况,制定或者优化自己公司的审核标准。用好了这“六脉神剑”,对于供应商审核便不再困惑。 CroTJ2/GNaUML/Ll9FeDvmZOE7MBlpykliwdO+psjrkXV9URpQ3ci+2Ynn9SRpln

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