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很多管理信息系统（management information systems，MIS）似乎根本不是为管理而设计的。它们是计算机信息系统，并建立在如下假定之上：管理者喜欢机器加工处理过的信息。实际上，我们之前已经讨论过，管理者喜欢信息及时又切题，可来自计算机的大部分信息却并非如此。所以，管理者不得不建立自己的管理信息系统。为了技术而使用技术的“工具法则”又罢工了。
搞管理信息系统的人，似乎忽视了正式信息的局限性。我曾在美加管理会计协会的专刊上发表了一篇文章，名为《管理信息应用的障碍》。为什么管理者在本该利用信息的时候却没能利用信息呢？我总结了若干原因。大部分是因为正式信息的匮乏，还有一部分则是组织的先天机能问题，以及人类大脑本身的问题。
1.正式信息往往相当有限。对管理者而言，很多正式的管理信息不够丰富（比方说，它忽略了有关滞销和风险的信息）；它排除了很多不可量化的信息（政治信息、个人信息和质量信息，等等）、无法传达的信息（语调、手势、面部表情等）；而且，面对外界环境，它功能低下。
2.通过聚合数据得来的正式信息，对管理者来说太过笼统。销售额下降的累积数据，或许远远不如某个消费者打上个月起不再买你家牙膏的原因重要。换句话说，有时候，一次非正式的谈话，比大量统计数字更能说明问题。
3.很多正式信息不够及时。事件变成事实要花时间，事实变成记录、整合起来收录到定期报告当中，要花更长的时间。这样一来，当美国的领导者在华盛顿阅读越南人员伤亡报告的时候，活着的越南民兵已经沿着丛林小路在进军了。在短期运作中做出快速响应，往往深刻地影响着长期运作的绩效，哪怕是对超大型组织里的最高层管理者来说，情况也是如此。
4.一些正式信息不可靠。有哪些统计数字是能够确信无疑的呢？在那些伤亡者当中，谁是越南民兵，谁又是无辜的路人呢？智力测验的分数顶用吗？在企业里，质量到底是拿什么来衡量的？有谁敢确信市场数据吗？利润增加了，到底是因为绩效更好了，还是因为把取消的投资误记成了削减的成本？
当然，问题并不仅仅出在正式信息系统上。组织在信息的处理过程中同样存在局限性。
5.死板而无条理的客观目标，可能会迫使管理者使用不适当的信息。比如说，当管理者必须对短期盈利措施做出响应的时候，或许会削减维护费用，放弃产品研发。
6.组织政治可能会导致信息失真。人们往往倾向于传递能给自己带来好处的层级信息。实际上，相较于其他管理者，身为美国国防部长的罗伯特·麦克纳马拉，在政府里做了大量推广分析的工作，可据报道说，他曾故意向国会呈报歪曲的越战费用评估。 30
7.管理工作的本质，使得人们偏爱从口头渠道获取信息，其代价则是放弃了书面信息来源。这一点已经在前面有过详细的讨论，在这里再次提出，只是为了提醒读者：口头渠道也有着明显的局限性，它往往充满各种自相矛盾的说法，而且所得信息较为肤浅。
最后，除了信息本身和组织安排上的不足，人类大脑也存在一些不足，使人们无法正确处理自己获取的所有信息。
8.认知的局限性，限制了人们在复杂的决策过程中所能考虑到的信息量。有关这一点，赫伯特·西蒙曾在其作品中做了大量论述。在同一时间，人们只能关注有限的几个要素；他们搞不清哪些信息该存储在短期记忆里，哪些信息可以导入长期记忆。西蒙曾引用过一个常见的新闻故事，某州政府被一个月1500万单词的信息量“淹得晕头转向”，他们转而“求助于计算机”。官员们声称，“计算机能以每分钟1200行的速度录入电报信息”“将消除系统的瓶颈”。西蒙评论道：“火上浇油真是个有趣的救火办法！但愿这些官员们不会强迫自己去处理这些以每分钟1200行的速度录入的信息。” 31
9.大脑会按照既定的经验模式，系统地过滤信息。换言之，老话说看见什么信什么，大脑却是信什么才看见什么。营销人员只看得见与市场有关的问题，财务人员则只看得见与数字有关的问题。
10.心理上的障碍和威胁，进一步阻止了大脑对信息的接收。我们所有的心理问题，都能在我们最终处理和保留的信息上得到反映。有关最后这两点，心理学早已掌握了大量证据。
总而言之，在所有可用的信息当中，正式系统只能获取其中一部分；在这获取的一部分中，管理者只能接收到其中一部分；在这接收到的一部分中，大脑只能吸收一部分；在大脑吸收的这一部分中，和当前事宜相关且准确的又只占其中一部分。面对如此之多的障碍，组织要还能得到一点正确的消息，简直是个奇迹了！
当然，组织通常还是能得到一部分正确信息的。但要设计出一套真正的管理信息系统，有几点是非常明确的。首先，它必须是独立于计算机之外的系统。这种系统应当以管理者实际使用的信息为基础，按他们的需要提供相关的信息。至于计算机这种工具方不方便处理这些信息，并不在考虑之列。工具是处理海量的量化信息的手段，仅此而已。口头渠道应当和书面渠道配合使用，信息应当存储在便利的地方，比如书面文件或是助手的脑袋里，而不只是放在磁盘上。管理信息系统还应当在智能的基础上为管理者过滤信息，也就是说，不只能聚合信息，还能筛选信息，同时把关键信息单列出来。有了这种专家系统固然叫人兴奋，但在我看来，我们可能还要继续依靠人类大脑，而不是电子脑袋。