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实验室工作人员一旦接收了样本及申请单，必须提供一个样本登记，并在申请单上记录收到样本的日期，接收时样本的状况（包括数量、颜色、混浊度，以及其他肉眼特征），应注明样本固定与否。实验室工作人员应只接收具有行医资格的医师或医师指定的人员提供的样本。
一份完整的申请单和一个保存良好的样本是准确进行细胞学评估的关键所在，申请单上患者的资料和样本的信息必须一致。不适当或不完整的样本描述会影响诊断的准确性，或延迟报告结果的产生，或出现多个鉴别诊断等。当出现下列情况时，应及时与临床工作人员联系，获取相关资料。
（1）申请单上患者的资料和样本信息不一致。
（2）申请单或样本上患者的资料不正确。
（3）有申请单而无样本或有样本而无申请单。
（4）申请单缺少样本收集的日期和时间、样本的来源和收集方式。
（5）样本容器或玻片缺少患者的全名、医疗编号。
（6）申请单没有医师的姓名、地址或电话号码。
（7）未报告相关病史，特别是癌症（病史及治疗经过）、传染病、系统性疾病，或者石棉暴露、最近临床发现等。
当液体样本因任何原因不能做检测时，应立即通知送检者，记录样本被拒收的原因和时间，以及被检者的姓名，并由本人签字。样本不能立即丢弃，应保存5个工作日。
（1）样本的情况不能满足检测的要求（如液体样本数量不足），或不适合用于检测。
（2）因未及时固定（没有保存好）而腐败的样本不适合用于检测。
（3）接收时样本保存良好，后来因其他原因变为不满意或不适合检测。
（4）送检样本不符合预防标准：装有传染性疾病的样本，如血液、体液和组织的容器破漏；涂片破裂，完全不能修复。
（5）样本不是来自具有行医资格的医务人员或正规单位，这些人员或单位包括医师、助理医师，注册的护士或助产士，由医师直接指导的医疗诊所、医院和医学实验室。
（6）没有申请单的样本。
（7）同一患者的多个样本没有标明信息，而导致样本混淆。
（8）没有唯一识别标记，如患者医疗编号和（或）出生日期，导致相同姓名的患者记录混淆。