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会议资料分为“汇报资料”和“说明资料”两种。
一般来说，“汇报资料”是将销售业绩和市场调查等结果汇报给上级的资料；“说明资料”则是如销售改革提议或活动企划报告之类，将个人意见进行归纳总结的资料。
当然，除此之外，还有一些诸如联络函、委托书等简单的资料，但是在会议中使用的资料主要就是上述两种。善于制作“一次成功”的资料的人，很清楚这两种资料的不同之处。
两者的不同之处就在于 决策者想知道的究竟是什么 。
决策者在阅读“汇报资料”时，想知道的是 结果 。
决策者在阅读“说明资料”时，想知道的是 解决方案 。
本书虽然主要介绍的是“说明资料”的制作方法，但由于两种资料之间存在不同，所以在这里我为大家介绍一下两种资料在 结构 上的区别。
“汇报资料”的结构顺序是： 计划→结果 。例如，销售业绩报告的结构顺序是“销售目标（计划）为单月1500个”→“销售业绩（结果）为单月1683个，目标达成”。
市场调查报告的结构顺序是：“本次调查计划的目的是摸清市场规模及竞争对手动向”→“调查结果表明，市场规模为1500亿日元，没有特别强有力的竞争对手，排名靠前的5家公司占据了市场份额的30%，仍有争取份额的余地”。
“说明资料”的结构顺序是： 问题点→解决方案 。例如，销售改革提议的结构顺序是：“销售额持续低迷的原因在于开发新市场的速度过缓”→“我们需要成立一个专门负责开发市场的部门来解决这个问题”。
活动企划报告的结构顺序是：“促销活动的问题在于单凭广告我们无法把自己在服务上的优势传达给顾客”→“解决方案是举办一次能够让顾客亲身体验商品的活动”。
在制作资料的过程中，只要能搞清楚自己制作的资料究竟是重视 结果 还是重视 解决方案 ，就能提高制作资料的水平。
但令人遗憾的是，说明资料中缺少解决方案的情况屡见不鲜。
曾经有一位管辖各销售分店的总部长，“因为今年没能取得预期的成果”，要求下属各分店的负责人“制作一份资料总结明年应该采取什么解决方案”。因为思考的是明年的解决方案，所以该资料属于说明资料。
而在其中一位分店的负责人所提交的资料中，完全没有体现出任何关于解决方案的内容。在他制作的资料中，首先介绍了本年度的销售计划和销售结果，“本年度销售额目标为13亿日元，实际销售额为11亿日元，未能达成销售目标”；接着是“明年的销售目标为13亿日元，势必达成”，最后是“新开发客户销售目标为4亿日元，现有顾客销售目标为9亿日元”。
这份资料仅仅写出了下一期的销售计划，却完全没有提及如何才能够达成目标业绩。因此，当问到该负责人“具体解决方案是什么”时，该负责人只能给出“我们会全力维持新老客户”的回答。但很遗憾，这并不是解决方案。
“我们会选出两名得力干将，专门负责进行新客户的开发及访问”或“雇一些员工，把报价工作交给他们来做，让营销部的员工有更多的时间来处理现有客户提出的意见”——只有这样的内容才称得上是具体的解决方案。
明确我们制作的资料究竟属于“汇报资料”还是“说明资料”，这是决定我们能否制作出“一次成功”的资料的第一步。