04
资料的页数多少才算刚刚好呢?
由于我本人从事相关工作,因此经常会被人问到这个问题。我的答案就是,无论这份资料多长,都必须控制在12页之内(封面除外)。因为大多数决策者工作都很忙,没有多余的时间,所以让领导只需要简单地翻阅一下资料就能够理解你想表达的大致观点非常重要。时间一定不要超过1分钟,而且资料的页数越少越好。善于制作“一次成功”的资料的人,都清楚这一点。
资料中的每一页只说明一个信息,再搭配图表来突出你想要展示的重点,这样读者只需要5秒就能理解该页的内容。
如果能够做到 每一页只说明一个信息 ,那么即便你的资料有12页,也能保证读者在1分钟之内读完并了解大致内容。哪怕没有时间听你更详细地解释,决策者在简单地翻阅之后,也能够大体了解你所要表达的观点。
无法制作出“一次成功”的资料的人,大多对页数没有一个正确的概念。更有甚者,还抱有“资料的页数越多,越能证明自己努力工作”之类的想法,于是在汇报时把厚厚的一摞资料带到上司面前。如果上司看完资料说一句“没看明白”,这位员工又会将更多的信息添加到里面,做出一份更加详细的资料。原本应该是简单明了的资料,变得越来越复杂,越来越让人难以理解。
上司所说的“没看明白”,意思与我们的理解稍微有些不同。
上司所说的“没看明白”指的并不是“没看明白具体的内容”,而是“我没看明白你想要表达的主题是什么”。也就是说,不断地进行更多、更复杂的解释,只会让你的资料越发晦涩难懂。
将资料中多余的枝叶摘除,留下最醒目的主干部分,让读者在1分钟内通过简单地翻阅就能明白你想表达的观点,这才是更好的方法。
实际上在开会时,如果每一页资料用1分钟来讲解的话,整个资料的汇报最多只需要12分钟就可以完成。围绕一个话题的会议时间一般是20~30分钟,这样就能够留出合理的时间,用来回答大家所提出的疑问。
信息越少,大脑的负担就越轻,就越容易记住重要的信息。让我们将信息从“一字不漏”变为“尽量精简”吧!
05
会议资料分为“汇报资料”和“说明资料”两种。
一般来说,“汇报资料”是将销售业绩和市场调查等结果汇报给上级的资料;“说明资料”则是如销售改革提议或活动企划报告之类,将个人意见进行归纳总结的资料。
当然,除此之外,还有一些诸如联络函、委托书等简单的资料,但是在会议中使用的资料主要就是上述两种。善于制作“一次成功”的资料的人,很清楚这两种资料的不同之处。
两者的不同之处就在于 决策者想知道的究竟是什么 。
决策者在阅读“汇报资料”时,想知道的是 结果 。
决策者在阅读“说明资料”时,想知道的是 解决方案 。
本书虽然主要介绍的是“说明资料”的制作方法,但由于两种资料之间存在不同,所以在这里我为大家介绍一下两种资料在 结构 上的区别。
“汇报资料”的结构顺序是: 计划→结果 。例如,销售业绩报告的结构顺序是“销售目标(计划)为单月1500个”→“销售业绩(结果)为单月1683个,目标达成”。
市场调查报告的结构顺序是:“本次调查计划的目的是摸清市场规模及竞争对手动向”→“调查结果表明,市场规模为1500亿日元,没有特别强有力的竞争对手,排名靠前的5家公司占据了市场份额的30%,仍有争取份额的余地”。
“说明资料”的结构顺序是: 问题点→解决方案 。例如,销售改革提议的结构顺序是:“销售额持续低迷的原因在于开发新市场的速度过缓”→“我们需要成立一个专门负责开发市场的部门来解决这个问题”。
活动企划报告的结构顺序是:“促销活动的问题在于单凭广告我们无法把自己在服务上的优势传达给顾客”→“解决方案是举办一次能够让顾客亲身体验商品的活动”。
在制作资料的过程中,只要能搞清楚自己制作的资料究竟是重视 结果 还是重视 解决方案 ,就能提高制作资料的水平。
但令人遗憾的是,说明资料中缺少解决方案的情况屡见不鲜。
曾经有一位管辖各销售分店的总部长,“因为今年没能取得预期的成果”,要求下属各分店的负责人“制作一份资料总结明年应该采取什么解决方案”。因为思考的是明年的解决方案,所以该资料属于说明资料。
而在其中一位分店的负责人所提交的资料中,完全没有体现出任何关于解决方案的内容。在他制作的资料中,首先介绍了本年度的销售计划和销售结果,“本年度销售额目标为13亿日元,实际销售额为11亿日元,未能达成销售目标”;接着是“明年的销售目标为13亿日元,势必达成”,最后是“新开发客户销售目标为4亿日元,现有顾客销售目标为9亿日元”。
这份资料仅仅写出了下一期的销售计划,却完全没有提及如何才能够达成目标业绩。因此,当问到该负责人“具体解决方案是什么”时,该负责人只能给出“我们会全力维持新老客户”的回答。但很遗憾,这并不是解决方案。
“我们会选出两名得力干将,专门负责进行新客户的开发及访问”或“雇一些员工,把报价工作交给他们来做,让营销部的员工有更多的时间来处理现有客户提出的意见”——只有这样的内容才称得上是具体的解决方案。
明确我们制作的资料究竟属于“汇报资料”还是“说明资料”,这是决定我们能否制作出“一次成功”的资料的第一步。
06
只有不善于制作资料的人,才会在会议上被意料之外的问题弄得哑口无言。
一旦被问到自己从未设想过的问题时便头脑一片空白,我亲眼见过很多次类似这样令人感到遗憾的场景。善于制作“一次成功”的资料的人,在会议上绝对不会出现这种尴尬的情况,对他们来说,所有的问题都在自己的预想范围之内,绝对不会出现意料之外的问题。
那么,为何他们能在会议中保持镇定自若呢?
因为这些人在制作资料时,会从3个视角出发来思考问题。这3个视角分别是 对方视角 、 自身视角 和 数字视角 。在制作资料时,如果能够灵活地切换这3个视角的话,就一定能够制作出一份完美无瑕的资料。
“对方视角”指的是“对方在做出决策时重视什么”。比如对方重视“大约需要多少维护费用”“具体可以带来哪些效果”这两点,那么如果你的资料中没有包括这两点内容,无论多么精彩的文章也绝对不会被认可。
善于制作“一次成功”的资料的人,会根据这一点来制作更容易让对方认可的资料。这样一来,决策者会因为资料制作者已经充分考虑并理解了自己的想法而对其产生好感,资料本身也会更容易被认可。
“自身视角”指的是“在方案中有自己独到的见解”。有的人会在资料中列举出好几个方案,并让领导从中选出他认为正确的方案。虽说方案确实应该由领导来决定,但这种方式很容易让决策者感到无所适从。
善于制作“一次成功”的资料的人,并不会完全依赖决策者的判断,而是拥有自己的见解,向决策者推荐合适的解决方案。这样决策者就会感觉“这个人有自己独到的见解,不妨相信他的意见试试看”。
“数字视角”指的是“拥有提出具体方案的意识”。
例如,在资料中经常出现“提高销售额”“改善问题点”“削减成本”这样的词汇。但是只靠文字而没有相应数据支持的话,决策者很难做出判断。
方案是未来即将采取的行动,但谁也不知道方案是否能够进展顺利。善于制作“一次成功”的资料的人会事先进行严密的计算,并把这些数字作为根据添加到资料之中。“虽说前期需要300万日元的投资,但更换新的生产线后预计每年可以节省约120万日元,3年后就能收回成本。”——像这样通过 强有力的数据 ,能够大幅提高资料的说服力。
不善于制作资料的人经常会思考“如何利用现有信息来制作资料”,善于制作“一次成功”的资料的人思考的却是“我需要拥有哪些信息才能防止资料出现漏洞”。