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“一次成功”的资料和“不成功”的资料之间的差别究竟在哪里？可以说九成以上的差别都在资料的“结构”上。
所谓结构，简单说就是“让对方更容易理解自己想要表达的内容的顺序”。每一个善于制作“一次成功”的资料的人，都会花费大量的工夫去思考资料的结构。
从某种意义上来说这是理所当然的。因为制作资料只有一个目的，那就是 让决策者理解并采纳自己的方案。 在后文中我将会对资料的结构进行详细的说明，但最基础的结构就是“找出问题点”→“提出解决方案”。
不善于制作“一次成功”的资料的人，多数没有重视上述方法。他们大多依照自己喜欢的表达顺序来总结资料，而没有仔细思考“什么样的顺序能让读者更容易理解”。让我们来看一个具体的案例。
曾经有一个营业支援部门的员工汇总了一份关于“全国营业分店改善方案”的资料，在资料中他提出了这样一个方案：将全国所有营业分店的商品展览室重新装修，以便招徕更多的客户。
我个人认为这个方案本身没有问题，但装修需要花费一定的费用和时间，我对决策者是否能够接受这一点持怀疑态度。为了搞清楚实际情况，我对全国营业分店的商品展览室的照片进行了调查，结果发现的确存在“壁纸陈旧显得整体空间昏暗”“商品陈列方式毫无新意只是摆放在展柜里”等问题。很明显上述问题会导致商品显得毫无竞争力。
如果想要将这个资料修改成“一次成功”的资料，需要先改变一下资料的结构。
首先按照 找出问题点→提出解决方案 的顺序，将结构变为“商品展览室的问题”→“重新装修的解决方案”两个阶段。前半部分“商品展览室的问题”可以包括展览室现状照片、销售人员对展览室的不满，以及来访的客户大量减少的现状，让决策者对各营业分店目前的问题有一个深刻的理解和认识。
这样一来，决策者就会意识到该问题无法置之不理，从而做出“将全国所有营业分店的商品展览室重新装修”的投资决定。
由于对全国营业分店目前状况最为了解的并非决策者而是提出方案的人，因此首先要将目前存在的问题正确地传达给决策者。在决策者理解之后，再提出该问题的 解决方案 。
