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4．保障档案有效利用的举措
档案利用效益区别其他经济活动效益的独特性质，决定了档案的有效利用程度受到两个方面的影响：一是从档案部门来看，档案利用效益的实际增加；二是从社会利用者来看，档案利用效益明朗度的增加。因为档案利用在很大程度上既受到服务质量和服务方式的推动和促进，同时又不同于生产生活必需品消费，还取决于社会意识和利用者心理因素。因此，保障档案的有效利用，既需要从利用成本控制、利用收益增加和效果提高两个方面思考对策，也需要从利用服务的改善和利用宣传对需求的引导和激发角度开展工作。
控制档案利用成本
降低档案利用成本应该根据档案工作实际情况从两个途径实现：通过科学控制档案部门的管理成本，提高管理资源配置率，集中力量增加对与利用者满意度直接相关的工作投入；同时提供方便高效的利用服务和方式创新，从整体上间接地降低利用者利用档案的使用成本和机会成本、时间成本和资金成本。
（1）控制管理者成本。
在档案利用成本中，占用比例最大也最容易计量统计的成本就是档案部门投入到档案利用过程中的管理者成本。这部分投入来自于国家社会对档案部门的公益性投入，并与档案信息资源的收集、整理、保管程度和提供利用服务的力度息息相关。相对于其他社会文化事业单位来说，档案机构的硬件设备、软件设施和人员经费都相对偏低，不应进一步削减，但是现有资源的使用效率却存在可以提高的空间，尤其是目前馆藏档案耗资不薄。
目前，馆藏档案质量欠佳主要表现在两个方面：
第一，馆藏档案中长期保存的档案比例过大。
接收长期保存的档案进馆是造成档案质量欠佳的重要原因之一，同时也导致了一定程度的档案信息冗余和重复。长期档案进入档案部门一方面是由于政策因素客观造成的，另一方面也是由于人员主观判断失误造成的。据调查，在不少地方档案部门中，永久、长期和短期档案已“三分天下”。在2005年2月对全国43个地方档案部门进行的抽样调查中发现，馆藏档案的平均数量为30113卷，其中永久档案有12049卷，占档案部门平均馆藏量的40％；长期档案有15809卷，占档案部门平均馆藏量的52．5％；短期档案有1425卷，占档案部门平均馆藏量的4．7％。长期档案的比例已经超过了永久保存的档案。此外，由于基层档案人员保管期限划分不准确，致使不少永久档案被划分成长期，这也是长期档案进馆的主观原因。但是，总体来说，国家政策规定是导致长期档案充斥档案部门的主要原因。
根据现行档案保管期限表规定，本机关年度以上工作总结、报告为永久保存，半年、季度的长期保存。由此可见，长期档案进馆不可避免地导致了所收集的档案信息内容重复，使得档案信息筛选开发成本也相应增加，影响了提供利用的效率和速度，也必然影响到利用者的满意度，进而制约了档案利用效益的整体发挥。
第二，馆藏档案重复件过多。
客观地看，馆藏档案重复是难以完全避免的，在必要条件下，适当重复对加强档案原件的保护、加快档案利用速度、拓宽档案信息传播渠道具有积极作用。但是，档案重复一定要有“度”的限制，重复率过高必然导致利用成本的增加和无效使用，拉低了馆藏档案的总体质量。
（2）降低利用者成本。
档案利用者的利用行为本身是需要付出成本和“代价”的。利用者需要付出时间和精力、人力、物力和财力来真正实现与档案信息的互动。在利用者所付出的成本中，除了较为独特的“档案原件”利用要耗费较大的财力和资金，绝大部分利用活动主要花费的都是时间成本，并以同样时间内不进行档案利用而进行其他生产活动创造其他收益的“机会成本”形式存在。因此，档案部门一定要在利用活动中重点考虑档案利用的时间成本，通过各种利用方式优化、档案信息整合来尽力降低利用者的成本投入，从而提高档案的有效利用度。
首先，定期主动发布档案信息。档案部门作为目前现行文件服务的重要主体，并实际参与了政府信息的管理和服务，应该加强与国内外政府信息发布和服务的衔接和合作，定期发布关系到国计民生的重大档案文件信息，降低利用者获取档案的时间成本和机会成本。比如在美国，所有的政府公开信息以及几百种政府表格都已经在网上发布，并提供下载服务。档案信息发布服务的基本形式应该是文件方式和数据库方式，以文件方式组织的档案信息主要可以由文档文件、图像文件、音频文件、视频文件等四种类型。运用数据库方式进行档案信息发布，主要是利用了数据模型对信息进行规范化处理，利用关系代数理论进行了数据查询的优化，从而大大提高了档案信息数据的可操作性。
其次，集中整合相关档案信息。随着社会经济管理活动的不断发展，提高“效益”的思路本身在经济学领域发生了重大变化，它的最初思路是有投入才能有产出，降低投入提高产出才能提高效益。到20世纪30年代，出现了以提高资源配置率为核心的第二种效益观念，即指投入不变，配置得好收益就会增加，效益就会增长。这对于档案利用效益的提高极具参考意义。单纯通过降低档案利用成本投入来提高档案利用有效性的方法不仅不符合档案部门效益隐性化、社会化的具体情况，即使在可以量化的经济生产部门也是一种落后的思维定式。因此，从控制成本的投入，尽力提高管理成本的资源使用率和加快档案信息的传播使用速度方面来保障档案的有效利用，是现实可行的明智之举。
提高档案利用收益或效果
档案有效利用必须重视对利用者需求的研究，以档案利用者满意度和需求满足程度作为衡量利用收益和效果的现实指标。因此，提高档案利用收益可以重点关注利用者需要什么内容的档案信息，以及如何进一步正确引导和激发扩大利用者的利用需求。
（1）收集与利用者需求匹配的档案信息。
档案利用者的满意度是档案利用收益的客观体现，直接取决于需要利用的档案与实际提供利用的档案之间的匹配程度。档案部门在收集能力有限而利用者需求无限的矛盾情况下，要尽可能地提高档案利用收益，就必须确定一个档案信息的核心收集范围，集中人力、财力和物力保证核心档案信息的供应和服务。而这个核心内容必须根据档案利用者的需求动态进行确定，需要有针对性地进行选择和加工，以匹配社会档案利用需求。
首先，要分析把握档案利用需求特点和规律，丰富档案信息的收集内容。
档案利用者利用什么样的档案以及如何利用，首先取决于他们对信息的需求。由于人们的职业、文化程度和所从事工作性质等的不同，在获取信息时对档案也有不同的选择和要求。这些不同类型的利用需求一直是档案部门关注和分析的重点，也是档案开发和利用的核心。但是，在此需要强调的是：应该在收集阶段就根据利用需求确定核心信息源的范围，不要只在编研开发阶段才从有限的档案资源中进行挖掘，一定要改变档案收集的传统思路，强化收集与需求匹配的核心档案信息的意识。
其次，要注意档案信息分布规律，扩大档案信息的收集途径。
在社会活动中，人们希望利用的信息既集中又分散，信息分布来源也呈集中与分散状态。为了更有效地利用这些信息资源，就必须按其来源研究和分析信息资源的分布规律。根据我国利用者需求日趋多样化的特点，核心档案信息源也将呈现多渠道多来源的规律。因此，对于档案形成单位而言，既要收集有关领导机关的档案，也要收集各种其他类型机关及有代表性的基层单位的档案。既要稳定地收集来源于行政机构的档案，也要注意扩展向着名人士收集私人档案的渠道，还要逐渐强化对科技生产型部门档案的收集。
档案部门应根据公众对档案信息查询的不同需求，丰富收集内容，扩大收集途径，以不断增强满足人民群众日益增长的档案利用需求的能力。在具体做法上，一是要突破法规限制，提前接收档案，提高馆藏的“新鲜”度。一些百姓常用的档案，如土地承包档案、婚姻档案等可以提前进馆。二是要突破部门界限，扩大接收范围，提高馆藏的丰富度。档案部门要努力打破部门壁垒，将土地、房产、公证等档案接收进馆。三是要突破实体限制，大力推进档案信息化，提高馆藏的可用度。要加快实施数字档案部门工程，切实推进档案资源共享。
（2）优化控制利用者需求状态。
尽管利用者需求是一种客观存在，但对需求的认识和表达却因人而异，存在不同的层次和状态。如果利用者潜在的利用需求无法转变成实际的利用行为，那么档案利用的收益仍然无从体现。所以，优化控制利用者需求状态，宣传引导合乎利用目的的正确的需求表达，是保证利用收益不可忽视的重要措施。
档案利用者需求从层次区别上可以分成档案利用需求的客观状态、认识状态和表达状态。客观状态的档案利用需求不受主观意识支配，是一种客观存在，由档案利用者的工作性质、任务、社会环境等综合决定。对客观需求的控制只能是一种预测和了解，无法完全主观掌控，档案部门对其的准确把握还要依靠多方面的共同努力。因此，档案部门要把对档案利用需求的优化控制重点放在可以进行主观控制的认识需求和表达需求两个层次之上。
第一，通过档案宣传激发档案认识需求。
档案利用的认识需求是一个由需求心理活动支配的意识和思维过程。因为，利用者一般都是在特定的工作环境和档案环境等因素刺激下开始意识到档案利用的价值和作用的，然后在这个基础上思考自己的工作活动与档案利用之间的关系，从而认识自己客观的利用需求。所以，对利用者认识需求状态的优化控制重点在于控制其档案需求心理活动，即通过档案宣传工作有针对性地激发社会潜在利用者对档案利用价值的认同和实施利用的必要。例如，可以通过档案利用成果展览以生动活泼的形式向社会展示档案利用所产生的巨大社会效益和经济效益，必要时还可通过反面实例说明未利用档案所带来的资源损耗和浪费，从而强化社会利用档案的意识，激发利用档案的愿望，鼓励有效的档案利用行为。
第二，通过内外调节引导档案表达需求。
潜在的档案利用需求是大量而广泛的，但是只有部分需求能够被正确表达出来，也就是说，表达出来的需求比实际需求要少得多。而且，未经引导的表达需求常常也无法反映利用者最确切的需要，准确性有限。因此，档案部门需要通过内部和外部的两种调节方式来引导档案需求的正确表达。内部调节即明确不同利用群对信息的需求心理和习惯，并加以疏导和调节。如科学研究者对档案内容的求新和一般利用者的求快心理所产生的需求是不同的。档案部门只有因人而异地加以内部调节才能在需求顺利表达基础上实现更大的利用者满意度。外部调节即通过出版发行档案部门指南和开办检索系统使用培训等方式让利用者接触档案信息或检索工具，使利用需求有的放矢。在计算机技术和信息技术的有力辅助下，档案部门逐渐开始提倡自助服务和个性化服务，这一举措实际上也是从需求引导角度提高需求满足度的有益方式。
档案需求从客观状态向认识状态的飞跃并进而产生的实际档案利用行为提高了利用档案的活动次数，为档案利用收益的提高创造了更大空间；而档案需求的正确表达和合理控制有利于档案部门更好地为利用者提供有针对性的令人满意的服务，直接带来利用收益。因此，实际工作中档案部门也常将档案利用教育和宣传作为提高档案有效利用的促动力。
从档案利用质量的角度思考档案的有效利用是以利用效益为衡量标准进行指标分解，并在进一步分析利用成本和利用收益／效果的思路上层层展开和逐步细化的。对于档案部门而言，档案利用的成本和收益往往互相影响、互相促进，控制成本和提高收益和效果常常融合在同一档案工作举措之中，难以绝对分离。例如馆藏的质量优化和内容匹配对于档案利用成本的控制和节约、档案利用需求的满足都具有积极的意义。因此，探讨档案的有效利用应该以全面效益的眼光综合考虑成本投入的有效性和收益／效果产生的有效性，优化档案利用过程和服务质量。同时，必须结合档案利用效益社会性、隐蔽性的特点重视外部环境对利用者的影响，发挥好档案宣传教育对利用者的激发和引导作用，并提高档案利用效益的明朗度和社会认同度。