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书籍文件的整理术

05 书山有路“理”为径

曾经有一个记者去金庸先生家拜访后提到金庸先生的书房是三面到顶的书架,完全是坐拥书城的感觉。这绝对是每个爱书人的梦想吧!可惜生活更多的是眼前的苟且,在北上广有一套三居室已经算是难得,一旦小朋友出生加上老人入住,一间独立的书房就变成了奢侈品,更不要说藏书万册了。所以,接下来,我们就来聊聊书籍的整理。

我和书的故事

受老爸的影响,我从小就是个爱书的人,也听说过很多藏书家“黄金散尽为收书”的故事。对于书籍,我似乎有一种本能的崇拜和珍惜,总觉得书怎么能扔呢,那可是最最宝贵的财富。因为这个想法,六年前我接触到了改变人生的一本书《怦然心动的人生整理魔法》的时候,虽然扔掉了七大箱衣服,但对于书籍还是无法认真地进行整理。偏偏我家先生比我更爱书,而且因为之前的传统媒体从业经历,家里各种杂志也特别多。

我们自己设计了第一套房子的书房,整整一面墙的书架,宽度4米,高度3米,底部几格的高度适合放置大16开的杂志,上面适合收纳32开的图书。

前两年搬家的时候,搬家公司的大哥看了我家书房都要哭了。最后,这些书足足装了一卡车。他们走了,面对着满满一走廊需要拆包安放到书架上的书,我哭了。

虽然总觉得书是自己的“命”,但这次我痛下决心——不要“命”了。于是,我开始整理书籍,最后足足处理了一千多本书。而且在这个过程中,我发现自己最喜欢、最心动的居然都是整理类的书籍。由此,我发现了自己的兴趣所在,开始投身于整理,并最终以此为自己的新职业。看来整理物品不仅仅是扔东西这么简单,它还是一个认识自己、了解自己的很好方式。

你是否需要这么多书

不管你有多少本书?我们都先放到一边,先静静地想一想。

①如果房子着火了,跑出去之前你最想拿的东西是什么?

②你最喜欢的书是哪几本?你最多读过几次?

③最近三个月,平均下来你每个月读了几本书?

然后来看看答案吧。

第一道题的答案其实就是你的价值观,也就是什么东西对你最重要。

我和我老公的答案特别一致,就是带着孩子和老人跑出去,当然这也反映了我们家没什么值钱的东西,最值钱的就是人了。

但应该没有人会在逃生的时候带上书,因为遇到火灾的时候大家即使拿也会拿值钱的东西。一般书本身的价值不会高过其他贵重物品,它的价值更多的在于精神世界。

对于像我一样的普通人,通常最喜欢的书不会超过100本,因为这里面有个“最”字。除了课本、教材类的书籍,很少有会被打开十次以上的书,如果真的能够超过十次的话,基本上也都能背下来不少了。在智能手机的冲击下,我们读书的时间和数量也大为减少,据说现在很多人一个月都读不完一本书。

再看看家里藏书的数量,看看有多少本未读的书?或者没有读完的书?在下次买书之前,先把这些书读完吧。其实你真正喜欢、会一读再读的书并不是很多,可是我们几乎每个人家里的书柜都是满满当当。

现有的书籍如何整理

你可以尝试心动法,先找个地方,把你所有的书全部取出来,一本一本地平铺在上面。每打开一本书,问问自己是否会为之心动?诀窍是不要打开翻阅,只看封面就好。

我当时的方法特别简单粗暴,就是问自己以后会不会看,需不需要给儿子留着,按照这个原则,几百本书被第一轮筛掉了。首先被抛弃的是美容美体类图书,拥有美容知识不等于拥有美丽,锻炼反而能让我们变美,现在手机上的健身App软件就非常方便;烹饪类,有下厨房一个App就够了;育儿类图书,娃已经长大了,转送有需要的朋友;各种亦舒、张小娴的书……估计儿子长大也不会看,反正网上也一搜一大把,直接送人;留下来的都是经典,比如《红楼梦》《西游记》,还有我觉得将来儿子会爱看的《哈利波特》和《福尔摩斯探案集》。

不知道大家有没有想过,书和食品的根本区别在哪里?我觉得就是上面没有保质期。过期的食品大家都不会吃,担心吃了会闹肚子,书籍因为没有保质期,大家会觉得可以永久留存。但流行文学特别是小说,往往不耐读,冲动之下买了之后有的简直是上当。悬疑小说更不用提,《达·芬奇密码》够悬疑吧?看一次就记住答案了。在很多次上门整理的过程中,最先被我和客户丢弃的就是《盗墓笔记》《鬼吹灯》之类的快餐书籍。像《明朝那些事儿》还可以给小朋友读,好歹里面满满都是历史知识。重要的一点就是,其实这些书也完全可以找到电子版本。我要是对自己狠一点,也可以全部不要。

未来的书籍如何购买

如果你近期有购书计划,我强烈建议按如下程序操作。

第一步,先去看一下有没有可以在线阅读的电子书。

第二步,如果看了电子书觉得特别喜欢,未来一生都要收藏的,你可以再去买纸质版。

千万不要一时冲动搬回家一堆书,然后没时间细读,让它们在那里落满灰尘。北京的房屋均价已经6万元一平方米了,相信我,能买好多书。

留下的书籍如何收纳

如果在你家中的每个人都有自己的藏书,建议可以在书架上按人分层或者分区,在这个级别下,每个人的书再按类别分。

如何分类?最简单的方法就是可以按工作、学习、兴趣、工具等大致分一下就可以,如果你家的书籍很多也可以参考书店或者图书馆的分类方法。

整理和分类之后,我们再根据书籍的数量和类别选择合适的书柜。比较常见的书柜,如宜家的毕利系列,另一款理想的产品是卡莱克系列。要选择其他品牌的书架也完全没问题,只是要注意一下每一层的高度。如果书多空间小,尽量选择搁板可调节的,用来压榨每一寸空间。

宜家毕利系列

宽度有40厘米、60厘米、80厘米三种,其中宽度为80厘米的那款不适合用来放置过重的图书,否则时间长了容易变形。

宜家卡莱克系列

承重能力比较理想,价格也比较合理。

读书角

我家小朋友自小喜欢读书,所以我用了两个书架组成L型,配上一把小椅子就成了一个小小的读书角。

06 终结找东西恐惧症之文件篇

在整理收纳方面,我和我先生的遗传基因都不太好。我妈妈曾经在家里找一份保单找了好几年,我婆婆更是因为把户口本存放得过于隐蔽导致最终只好补办一个才算了事。在没有学习整理之前,我最害怕的事情之一就是我先生问我:“你看到我的××了吗?”之前家里东西的收纳没有条理,找一件东西要找好久还不一定找得到,以至于每次他一提找东西我就恐惧症发作,具体表现是头疼、心跳加速、暴躁。尤其是重要的文件或者证件,每次急着要用时催着我去找,真的是杀心顿起啊……

而今,每当再听到我先生的那句:“你看见我的××了吗?”我都能马上回答:“请到××房间××家具××层拿。”现在家里的物品基本上在我脑子里有一张图,就像导航一样,想找什么东西都很轻松。能做到这一点并不容易,我也花了很长时间才搞定家庭中的文件管理这件事。

分类

文件管理这事你无法规划,特别是证件类,人家要求你办什么你就得办什么,所以我们分类就好。

①证件类:就是那些能证明“你妈是你妈”和“你是你”的东西。

②资产类:含金量高的文件,比如房本、车本、银行卡、存折等。

③合同类:劳动合同、购(租)房合同、保单等。

④发票收据:购物消费的凭证,随着网上购物的增加在减少。

⑤生活用卡:煤气卡、电卡、水卡等。

⑥会员卡:各种美容、美发、美甲的,宜家和无印良品(MUJI)也都有。

⑦说明书:这个都懂的,买东西时附带的。

⑧医疗类:体检资料、病历、就诊卡。

还有一个分类是按时间,具体来说包括短期、中期和长期。

①短期:最近几天马上要用到的文件,我会用大头针扎在软木板上,提醒自己尽快完成。

②中期:基本上以年为单位进行检查,包括合同、护照、身份证、体检资料等,过期失效的就及时处理掉。

③长期:需要长期留存的,例如证件类、资产类、生活用卡等好好收起来。

整理

文件类物品如何整理呢?

①证件类:为了避免发生过期的悲剧,我个人建议要定期检查,如果发现有快到期的赶紧补办。特别是护照、通行证,如果过期会直接影响出行,尤其要注意。

②资产类:房本、车本不需要整理,银行卡、存折可以减少数量,我曾经花了好几天时间把所有不用的银行卡注销,将储蓄卡和信用卡都减少到一样两张。因为北京的车辆违章,银行交费必须绑定一张单独的卡,否则卡还可以再少一张。

③合同类:劳动合同、购(租)房合同、保单等这些文件定期整理,如果已经过期,记得处理过个人信息后再扔掉。

④发票收据:因公发生的需要报销的可以每次从钱包取出后单独用一个小信封存放好,工作日下午效率低下的时候可以集中整理。家里的收据发票每周整理一次,如果需要记账就记账,不需要的就粉碎后扔掉。

考虑到票据上一般会有个人信息,建议用粉碎机粉碎。

⑤生活用卡:煤气卡、水卡等,我家是用一个小透明袋子集中收纳放在厨房吊柜里,这个位置离煤气表、水表距离很近,用起来更方便。

⑥会员卡:各种美容、美发、美甲会员卡,现在我基本不办,办了的也全部放在商家那里,当然前提是商家要信得过。其他的卡就只有宜家和无印良品的会员卡,全部放在微信卡包里,用的时候只要出示手机就好,非常方便。

⑦说明书:现在基本都已经被丢弃了,之前我曾经用一个大的文件夹保留了家里几乎所有物品的说明书,后来差不多全部丢掉,只保留了一个松下面包机和一个多功能蒸箱的说明书,因为上面有菜谱,很实用。迄今为止已经6年,生活完全没有受到影响。

⑧医疗类:体检资料一般1年后就可以处理了,最近几年,体检报告都是在网上查看,也很方便。病历如果不是慢性病需要频繁就诊的,基本和门诊卡一样每次都可以现场办理。最常去的医院,保留一张门诊卡、一本病历就可以了,其余的也很少用到,就断舍离吧。

收纳

文件收纳很重要的一点就是固定地点存放,最好能固定到每一类物品。

以我家为例,所有文件类实体物品除了煤气卡、水卡和两本说明书放在厨房之外,其余文件都集中收纳在书房。这样,即便我不在家家人也能找得到。

其中,证件类和资产类的集中收纳在无印良品的盒子里,这个是对之前整理物品时多出来的旧物再利用。其他的用抽屉或者盒子收纳都可以,但最好能够分层或者使用透明材质的收纳物,以便于查找。

这个无印良品的盒子,上面三层下面两层一共五层,刚好收纳了家里公共证件和四个家庭成员每个人的证件。

关于公共证件收纳,无印良品的盒子简直就是给房产证量身定做的啊,严丝合缝一点都不差。

拥有类似功能的抽屉柜网上有很多,价格也合理。尺寸一般分为A4或者B4,层数有3层、4层、6层、8层、10层,最多有15层。记得选透明材质的,每层做好标签,用起来会更加方便。

合同、保单和证件复印件等文件类物品因为数量不多,就集中收在一个活页透明的大文件夹中,找起来很方便。(每一页放一份文件,千万不要塞进去很多文件,以免找的时候麻烦)

如果要出门的话,推荐两个收纳物品来收纳文件类物品,一个是无印良品的护照包,另一个是透明材质有拉链的文件袋。

无印良品护照包(以出国旅行为例)

将护照、外币、银行卡都妥妥地收在一起,再配个零钱包,出门都不用带钱包了。

透明材质有拉链的文件袋

如果家里文件特别多,也可以参考办公室的文件管理方法。用一个专用的文件抽屉,配合文件夹收纳各类文件,记得要做标签以便于查找。没有抽屉的用文件挂也可以达到类似效果。

物归原位

当然,所有物品使用之后最重要的就是归位,否则下次再用又找不到了。督促归位的方法除了使用透明文件袋之外,还有定期检查。发现什么不见了立刻寻找,找到马上归位。 AKGd4PtAQGhVO3Tf5joD2i5TDeRqDN8uaGO49TQWIgcsllFuEcP4ThBoI50D9Rnk

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