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传统的班组手工信息管理办法面对新的管理要求，呈现以下如此困境：
（1）填写报表数量多，工作量大，班组管理员常常加班突击，工作难免出现差错或延误时间。
（2）保管工作量大，每年管理人员需要填报、保管几万张各类表格。
（3）信息掌握不及时、不准确、不便于处理，包括统计。综合、分类、反馈等。
计算机的广泛应用为传统班组管理带来了走出困境的机遇，信息化管理则在根本上改变着班组管理的理念、内容和方式。
完善的班组信息管理系统是加强班组管理的有力保障，也是企业高效率运行的有力支撑。下面我们从班组管理信息系统的主要内容和特性来了解它的价值。
（1）完善的班组信息管理系统内容上能涵盖所有的班组日常管理活动。现在已经开发出来的班组信息管理系统多数包括：班组日常管理（包括专业记录、业务流程在内）、岗位培训管理。考勤管理、规章制度管理、班组园地、班组级门户以及用户权限管理等模块。班组日常管理涉及各种工作记录、工作计划与总结以及班长工作日志的录入、修改与查询功能。岗位培训管理为岗位培训提供交互式的对话工具等。考勤管理提供日常考勤记录、加班登记，班组成员的考勤统计与相应的报表。班组规章制度用于班组规章制度的维护及查看。对于特别要加强的管理内容也可以随时链接相应的模块，如安全管理、质量管理等。
从实践中可以看到，班组的信息化管理可以大大节约管理时间，提高了工作效率。例如；计算机处理各种报表可以做到数据准确齐全、查找方便，避免重复造表带来的重复劳动。而且报表分类明确，便于考核统计工作快速准确，存档内容也安全齐备。各班组的管理因此更加规范化，繁杂的班组日常管理活动变得轻松、高效。
（2）班组信息管理系统帮助班组管理过程实现即时性对于自动化程度高的生产工艺，班组信息系统一般都与生产设备有数据接口，借助MIS或者ERP等系统，能瞬时完成数据源头采集。同时，信息系统还能自动提供大量的数据分析、数据挖掘和数据图像，并通过计算机的网上流转和快速反应，使得班组能够准确及时地核算生产消耗，监控生产过程，第一时间全面了解现场的运行情况。生产数据的及时记录和处理，有助于实现车间生产经营管理过程的日清日结，促成了班组管理的即时性。
（3）班组信息管理系统将班组管理结构虚拟化。管理信息系统通过在班组内部建立一个内聚性结构，进行计算机网络紧密编织，在班组管理的某些层面可以实现一定程度的虚拟运作，这将大大增加班组的灵活性和竞争力。
（4）班组信息管理系统使得管理信息具有共享性。通过计算机共享系统，班组有一定的生产安排和控制主动权，普通班组成员也能够独立完成某些需要其他工种配合才能完成的任务，使班组管理工作更具连贯性和自主性，为减少工作失误提供了技术上的可能性。
借助计算机系统集成技术，将计算机网络技术、ASP技术、数据库等先进技术整合在一起，实现了企业很多管理信息和基础数据在各个管理或执行层面的共享。这使基层管理可利用的资源增加，同时也意味着班组管理活动的减负，减少了数据重复记录的麻烦，班组成员可以节省出更多的时间用于新技术、新技能的学习。
企业公共的信息平台还将为企业文化的传播和企业内部沟通提供很好的工具，为班组管理效果的提高提供支持。
一些企业通过班组信息化管理系统的建设实施，实现了决策层管理信息与班组实施信息的互动，支持作业流程的自动创建与公文自由流转，加速信息的流转，同时实现了基础数据查询、业务数据统计汇总和自动生成等，解决了传统模式下手工处理信息速度慢、不全面、不一致、不及时、不正确的问题，使本系统可以随需应变，达到智能化要求，提高了整个企业的管理水平和运行效率。
班组信息化建设绝非一朝一夕之力即可为，通常有一个由简单到复杂，由单向、孤岛式信息数据处理到集成化的平台式作业的循序渐进、不断完善的过程。由此，班组信息化建设也是一个不断积累的过程，完善的班组管理信息系统更需要班组内外的全面配套建设。
（1）班组信息化管理建设的基础准备。班组信息化管理是企业管理信息化大盘中的一部分，它的推进需要企业一定高度的物质基础和管理基础。物质基础准备包括：计算机、网络等硬件及其操作环境。管理基础包括：管理思想的转变、人员素质的匹配、工艺流程的改进、生产操作各环节的标准化和规范化。无疑，管理基础的准备难度要大很多。
一个企业或班组是否能进行管理信息化，也主要取决于管理本身是否已经具有一定的水平，管理的标准化和规范化是否已经有了一定的基础。当然，这样一个建设过程本身也是提升管理水平的过程，信息化建设会催生企业现代化管理手段和理念。
（2）班组管理信息化建设的基本程序和要点。班组管理信息化建设因班组工作不同、企业不同都会有差异，但一般都遵循以下程序。
①管理思想的转变与跟进。ERP和信息化管理，本质上是一种在新管理思想基础下的新管理模式，它的有效实施以管理思想和方式变化为前提。管理信息化建设要求组织成员以顾客为中心，有全局和系统的思想，管理呈现公开化。实时化、民主化、自主管理的特点，高效率、效益是信息化建设追求的目标。因此，班组信息化管理建设首先就是要转变以往的工作作风和思维习惯，将以上现代管理思想作为新的管理指导。
②作业流程的优化设计。信息化的过程对于企业通常也是一个流程再造的过程。旧有的作业流程很可能因为信息技术的加入而变得多余或者不适合，所以很多企业会借助新管理软件的实施将作业流程重新进行优化设计，使其更符合信息化管理的规则。班组长在这个环节要提供各自的业务管理流程图并要参与到优化建设中。
③管理信息标准化。信息化管理需要的是规范而统一的语言以及全面的编码。因此信息化过程本身对生产、管理的规范化和标准化提出了很高的要求，对应每一个流程、作业环节都需要进行统一的标准化处理。这是一项基础工作，也是很重要的信息化环节。
④系统设计。单一模块的班组信息管理效用较小，如果有条件集成起来，进行系统性的开发才更能将信息化的功效发挥出来，避免信息化孤岛对管理效率的减弱。当然，在信息化建设初期，这一程序是难以到位的。在处理完管理信息的标准化以后，就可以进入系统设计环节。这种设计要根据班组具体涉及的管理项目和管理内容来确定，不同类型企业的班组管理模块会有很大不同。设计还必须将班组各个业务环节的信息化孤岛连接起来，在各班组之间建立起严密。快捷的信息沟通、共享机制。班组长要针对自己的需要提出建设意见和要求。
⑤数据库的建立。管理系统的运行要依赖很多基础管理数据和信息，例如班组人员管理模块的使用前提就是要输入每个人既往的基本情况。通过数据和信息的录入以建立数据库也是一件相当庞大的工作，需要耐心和细心。借助互联共享系统，有相同内容的记录一处输入可以多处生成，因此承办该项任务时要有明确的分工与合作，避免重复工作。
⑥系统和数据的调整修改。数据库建成之后，班组信息管理系统进入调试修改程序。在试使用的过程中，哪里不适合、哪里需要细化或者省略，都要罗列出来以供修正。方法可以是对照资料柜与系统内已建立的专业内容一一进行确认，拾遗补缺；也可以与其他单位相同班组进行专业内容比照，不断完善系统功能，将专业管理通过信息化建设提高水平。
（3）信息系统的安全管理。信息系统建成运行之后，使用者还要注意该系统的安全管理，防止数据的丢失或者破坏。措施有：
①严格遵守权限的设置，不要尝试权限之外的模块使用和界面登陆。
②数据处理后，要及时做备份，并定期检查数据库的资料，对受损数据进行修复。
③习惯使用并及时更新杀毒软件和防火墙。