凡工作任务,都需要有人安排,有人接受。这是一般工作中的常规。但是,安排与接受的方法是否妥当,效果是大不一样的。
在这里,企业员工首先需要明确自己的地位和身份,这是前提。一般地讲,任务安排接受过程中的当事人可能是上、下两级,上级为安排者,下级为接受者。也可能是同一部门内的领导人和被领导人。领导人为安排者,被领导人为接受者。还可能是合作共事的甲乙双方。甲方为安排者,乙方为接受者。由此可见,安排接受法又可以分解为安排法和接受法。
安排法大致有五条。
(1)动员。安排任务时首先需要进行思想发动,讲清任务的内容、性质、意义、目的、要求、实施方法和步骤。
(2)示范。也就是用典型引路,为顺利完成任务树立样板。
(3)明确职责。做到有领导有被领导。有专人负责,有专人实施。有分工、有协作。目标、效益具体。职、责、权、利统一。
(4)明确检查验收标准,以及完成任务的奖罚制度。
(5)分析任务实施过程中可能出现的有利因素和不利因素,分析如何充分利用有利因责,克服不利因素,如何将消极因素转化为积极因素,把积极因素变为完成任务的动力因素。还要分析可能出现的各种意外情况,以及随机应变的后备措施,等等。要把这些非现实因素同各种现实因素捆在一起,统一安排。
在安排过程中有三点方法要注意:
(1)循循善诱,宽缓裕如。
(2)与过去安排的任务前后相连,左右接应。
(3)要留有余地。不满打满算。既要做到不浪费人、财、物,还要做到为完成任务者提供一定的消遣、生息之机。
任务接受法主要有四条:
(1)记备忘录。对于有关领导和部门专门布置的任务要详细地写在工作笔记上,以备忘却。
(2)回应核实。但好笔记后,最好向授任领导和部门复述一次。或与左右同事对对笔记,查一查有无遗漏。
(3)领会精神实质,掌握主要内容,工作任务有大有小、有多有少。有“一”型任务,即单一性任务,有“X”型任务,即交叉性任务。还有“W”型任务,即多项性任务。特别是遇到接受“W”和“X”任务时,一定要首先接受其精神实质和主要内容。然后再求全求齐。不然,就会丢三落四,甚至丢了西瓜,捡了芝麻。这不仅不利于下一步完成任务,更麻烦的是要延误大事,给工作造成损失。
(4)要三思而后行。在接受任务时,一定要对所接受的任务进行多方思索,不妨扪心自问:“我对所接受任务的内容、性质、意义、目的、要求、实施方法和步骤弄清了没有?对其精神实质领会了没有?具体执行起来有把握没有?等等。
对于安排和接受双方来讲,还有两点方式方法需要特别注意,一是安排和接受任务时要有一定的仪式或场合,以表任务的严肃性。二是要有民主团结、宽松和谐的气氛。安排任务者要有“教以慎之接物,推贤进士为务”的精神;接受任务者要有“敬受命、愿闻余教”的精神,双方都要做到“恭而有礼”。