2.4.1 了解常见的沟通方式

常见的沟通方式如表2-4所示。

2.4.2 了解常见的沟通障碍

有人为自己不善辞令、不会讲话而烦恼，认为这会让自己沟通不畅，但健谈的人也未必就是沟通高手。倘若喋喋不休，定会引起他人的反感。常见的沟通障碍一般来自三个方面，即传送方、传送渠道和接收方，如表2-5所示。

2.4.3 明确沟通方法

行政管理人员在与人沟通时应掌握下述方法。

（1）欢迎别人提出不同意见。

（2）感谢别人的建议。

（3）先听后说。

（4）中间不做情绪化的直接反应。

（5）态度诚恳，说话实际。

另外，行政管理人员在与人沟通时应遵循这样一个原则：沟通无共识，应予以协调；协调未果，应进行谈判；谈判未果，应申诉裁决。

2.4.4 向上沟通注意事项

为了确保能够与上级进行良好的沟通，行政管理人员应注意以下几点内容。

1.不要给上级出“问答题”，尽量出“选择题”

遇到难题时，千万不要跟上级说“要不要开个会”这样的话，因为上级一旦说“不”，就永远没有结果了。所以，跟上级讲话时不要出“问答题”，要出“选择题”。以下为几个例句，供读者参考。

（1）您看明天下午开个会怎么样？

（2）那么后天上午呢？

（3）那么后天上午10：30以后呢？

（4）好吧，10：30以后。

（5）谢谢，我明天下班前再提醒您一下，后天上午10：30我们开个会。

2.选好地点

这里有一个经验值得借鉴。上级再忙也总要下班回家，当遇到只需要上级简单回答“是”或“否”的问题时，可以直接到公司停车场等候上级。他一定会看到你，然后很快就能做出答复。

3.一定要准备好答案

在问问题前没有准备好答案，只有两个后果，第一个后果是上级会在心里说：“我要你这个员工干吗？什么事情都得我亲自解决。”第二个后果是可能上级也无法提出更好的解决方案，因此，与其让上级想半天想不出来，还不如直接提供答案。

2.4.5 水平沟通注意事项

水平沟通是指没有上下级关系的人员之间进行的沟通。图2-2为水平沟通的注意事项，供读者参考。

2.4.6 向下沟通注意事项

行政管理人员怎么做才能使向下沟通更有效呢？以下为三个应注意的要点。

（1）多了解状况。在与下级沟通之前，应多学习、多了解、多询问、多做功课，这样才会言之有物，下级才会心甘情愿听你讲话。

（2）鼓励下级多尝试、多探索。很多行政管理人员不愿意犯错误，也不愿让下级做任何尝试，这样做似乎很安全，但其实这样的行政管理人员是一个永远长不大的“业务员”。

（3）提供方法，紧盯过程。与下级沟通时最重要的是提供方法和紧盯过程。如果你管理过仓库，就告诉下级存货一般是怎么浪费的；如果你做过财务，就告诉下级回款为什么常常出现问题。

2.4.7 需要立即沟通的情况

当工作中出现如表2-6所示的情况时，行政管理人员一定要立即与员工进行沟通。

2.4.8 掌握倾听的方法

在工作中，行政管理人员应掌握倾听的方法，一些常用的倾听的方法如表2-7所示。