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4 面对领导,6点帮你实现有效沟通

身边总有些人职场发展风生水起,平步青云,他们平日里和领导谈笑风生,会场上潇洒自信汇报工作,每一次亮相都完美无瑕,备受好评。

相反,有的人工作多年,仍然原地踏步,心里除了对别人的羡慕或嫉妒,剩下的就是一片茫然,无所适从,只是从职场小白混成了“老员工”而已。

没错,大学课本里并没有教会我们该如何和领导相处,生活和工作的实践中,也没人愿意传授该如何获得领导的信任,因此,职场新人很可能会遭遇如下困境。

对领导言听计从,却被批评“没有主见”;

被指派完成的任务,领导总是不满意;

做工作汇报,经常“驴唇不对马嘴”;

每天提心吊胆,不知道领导又给自己“什么脸色”;

辛辛苦苦,兢兢业业,却仍然无法获得领导信任;

不被重视,机会总也轮不到自己头上。

一个人知道怎么说话却未必清楚该如何跟领导说话,如何说才能获得好的沟通效果。尤其在向领导提出问题、确认需求、寻求支持和汇报工作等方面,“好好说话”显得更为重要。

只有先摸清楚领导的个性和管理风格,才能有针对性地采取不同的沟通策略,达到事半功倍的效果。比如作风强悍的领导,通常不喜欢说话唯唯诺诺、啰啰唆唆的下属;而一个行事温和的领导则会对经常“一针见血”直接指出同事问题的人避让三舍。

在认清了领导的总体风格后,掌握如下6种技巧,你就可以实现有效而清晰的沟通,让自己的工作成果不断得到认可。

一、给选择题而不是问答题

有些人在汇报工作的时候,特别容易犯的错误就是给领导出一道问答题,也就是直接问领导答案或解决办法。这也许是因为自己的经验或知识的确有限,真不知道答案或者究竟该怎么办,但是这样做只能给领导留下很不成熟、能力欠佳的印象。

而给领导出选择题则完全不同,你在提出问题时,能同时给出几种建议或方案,以及每种方案的优势、劣势,最后阐述自己认为合理的建议和相应的理由,以备领导选择和决定。

大多数领导都喜欢这样的汇报,因为他雇佣了你,就是要让你做好基础调研工作(问答题),而他则把精力放在如何有效做决策(选择题)上。

我们设想这样一个简单场景:你在市场部负责策划一项客户活动,关于确定酒店,你来征求领导的意见,有如下几组对话方式。

对话1

你:“领导,我们订什么酒店?”

领导:“你问我,我问谁!”领导眼皮抬都不会抬一下。

你真的是欲哭无泪。

对话2

你兴致冲冲跑到领导办公室。

你:“领导,我们订A、B还是C酒店?”

领导:“都行。”

你一脸懵,这不等于什么都没说吗?

正确的提问方式是这样的:

你:“领导,初步订五星级酒店,同样面积的场地和使用时间,A酒店报价3 000元,B酒店3 200元,C酒店2 900元。其中A包括茶歇,其余不包括。B酒店房间有点紧张,可能不能容纳我们所有客户入住。评估下来,我推荐C!”

“听你的!”领导终于抬起了头,露出一丝微笑。

当然,实际工作中还需要罗列更多细节,进行综合对比,领导很有可能针对某些细节继续追问,但只要你能提前做好调研工作,将每个方案的优势、劣势分析到位,并给出自己的建议,经过领导的综合评估后,最优方案必然会脱颖而出。不信,你这样试几次,他一定会对你刮目相看。

二、重点突出,逻辑清晰

领导的行程一般都很紧凑,没有时间和耐心听你长篇大论,所以要提前想好每次谈话的目的和核心要点,比如重点1、2、3;还需要注意,将重要的事情放在最前面说。

领导对那些说话啰唆、没有重点、语焉不详、东拉西扯的人,表面上无语,心里其实恨得牙痒痒。你完全可以从他紧皱的眉头、紧闭的嘴巴察觉到这种情绪,但如果你当时只自顾自地说,当然就观察不到这些。

所以连你自己都没想清楚的事情就不要急着去找领导,因为到时你只会毫无逻辑地越说越乱,领导最后都会被你说得抓狂了。

如下对话是在这方面做得比较好的例子。

“领导,今天有三件事向您汇报,事关我们今年新的战略方向。

“第一件事,有30份新代理商协议需要您签署。这些代理商的详细资料之前曾发邮件给您,如果您没看,我这里也有一份精简的列表供您参考。

“第二件事,有个广州的项目申请特价,需要您批准。这里有一页该项目预计采购额和利润计算结果,供您参考。

“第三件事,申请提升Tony,这是申请表和他的业绩说明资料,如果有时间,我向您详细说明原因。”

其实要做好这样的工作汇报并不容易,因为事项多,彼此之间关联度又不大,很容易说得非常散乱、没有层级,所以开篇就必须简明扼要,第一时间开门见山指出汇报要点,快速引起领导注意。

这样做一方面便于领导提前知情和预判此次谈话涉及的内容,另一方面可以帮助汇报人整理思路,否则很容易失去焦点,一件事没说清楚,又马上切入另一个话题。

三、先讲结论,再展开具体说明

很多人汇报时通常喜欢将事情的来龙去脉先说清楚,然后才给出结论,其实这种方法是错误的。还是那句话,领导的时间很宝贵,当你沉浸在自己一步一步描述细节的时候,领导心里却只想问:“你到底想说什么?你的重点是什么?”

所以,你需要先给出结论,让领导知道你的态度和想法,然后他才有可能带着问题去听下一步关于细节的具体说明和论述。

如果不是这样,就算遇到脾气好的领导,他也是在用最大的耐心听你说;而如果遇到那些急脾气的领导,他们会马上打断你,质问你的结论是什么,让你非常尴尬,这样的例子我见过太多,什么难堪的情形都有。

比如你想建议领导对某类产品降价,就要开门见山地说:

“领导,鉴于目前激烈的竞争环境,特申请降价5%。(结论)理由如下:

竞争对手普遍降幅为10%左右; (分论点1)

而我们产品定位稍高,不适合也降10%,否则对品牌形象有损害;(分论点2)

但是为了进一步吸引客户,我们可以在降低5%的同时,附赠小礼品。(分论点3)

经过核算,这样一来,我们整体销量能上升10%,利润率虽然降低了,但是利润总额提高了。(分论点4)”

在汇报的同时,如果能展示精练的PPT和翔实的数据,就更可信了。

但如果不是这样,而是如下这样的对话:

“领导,最近我们日子很不好过啊,竞争对手降价10%了,抢了我们很多的客户,客户也抱怨,老给我们打电话,说我们怎么价格那么高,前几天南区老陈的一个项目就快丢了……”

说了半天,始终没切入正题,领导也不知道你啰啰唆唆地要说什么。

对比一下以上两种沟通方式,哪个会令领导更加喜欢?哪个沟通更加高效?答案不言自明。

四、重要汇报需要提前做演练

提前演练,就是说一定要事先针对汇报内容做模拟练习,从把控时间、汇报语言、逻辑框架等几方面准备,做到熟练掌握,烂熟于心。

在排练过程中将自己的“台词”设计好,既包括幻灯片之间的过渡用语,也包括介绍每一页幻灯片时的语言描述,以做到用语精练和精准,思路清晰,重点突出。

最好能先把这些用语记在纸面上,边演练边反复修改,这些都能帮助你在最后的展示环节完美表现自己。

除了准备汇报内容本身,还要针对容易被问到的问题尤其是一些数据来源和结论的推导进行精心准备,这样会显得你做事非常认真严谨。

我有个同事,遇到重要的工作汇报时,都要提前练习,喜欢拉上我帮她把关,给她提意见。她对自己的语速、表情、用语都颇为用心,慢慢地,从一开始有点做作、不自然过渡到后来大方得体、充满自信,让我也从中收益颇多。

五、讲究说话方式,不能当“好好先生”,也不能过于直接、不走大脑

有人说,想要让领导满意,什么都点头称是、什么都听他的不就行了吗?然而为什么当真的什么都听他的时候,他还是不满意呢?这个困惑存在于很多人心中。

首先,我们要肯定这种尊重领导的态度。虽然有时你对领导并不服气,觉得他并没有能力,但是在你还没本事取代他或者跳槽走人的时候,还是要抱着这种尊重的心态。

这样在你和他沟通或汇报工作的时候,心态才不会扭曲、难受。所以你需要适当地表扬领导,给他点“阳光”。

其次,从领导的角度来看,他在喜欢被人认可的同时,也希望听到你对问题的想法和建议,希望你能帮助他减少麻烦、解决问题。仅凭一张会说的嘴而没有任何实际办法和行动,也不会被领导赏识。

但要注意矫枉过正,不能说领导不喜欢“好好先生”,你就可以毫无顾忌地将自己的真实想法和盘托出。即使遇到一个相当开明的领导,愿意倾听你对公司的建议,也尽量避免知无不言、言无不尽。尤其不要轻易表现对具体某个人或某件事的赞扬或批评,否则容易给领导留下过于情绪化、公私不分的负面印象。

所以在这种情况下,要学会站在公司角度,从大局出发来发表你的想法和建议,才会让领导对你刮目相看,对你的信任和依赖程度逐渐加深。

六、多问几个为什么

为了避免工作虽然完成最后却被领导批评,勒令你重新返工的情况发生,你最好在工作开展之前,多问领导几个为什么,比如,他的期望是什么,希望获得什么样的产出。

如果遇到思路清晰的领导,那你比较幸运,在领导给出明确的方向后,你再动手开始工作,最后任务的完成质量基本八九不离十。

但如果领导在下达任务时,自己也不是十分清楚,或者还没来得及梳理清楚,这种情况对你来说不太有利,甚至比较棘手。这时不妨先试着将自己从工作中抽离出来,站在领导的角度思考:他让我做这项工作或者完成这项任务的背景是什么?对公司业务有哪些影响?为什么要做这件事?

任何事情都有因果和内在逻辑,你可以根据自己的理解整理好思路和想法,并跟领导进一步确认。如果得到肯定,就再好不过了,就算没有,领导也会通过这件事发现你是个爱思考的人,你的想法说不定会激发他的灵感,很多时候,他自己的想法也就呼之欲出了。

总结

有效沟通,是跟领导和谐相处的基础和前提

工作干得好,并不是自说自话和自我陶醉,而是领导对你做出的评价,只有达到和超出领导的期望和要求,才是真正干得好,才能得到领导真正的认同和欣赏。

而如果你无法在第一时间跟领导做到有效而全面的沟通,无法清晰透彻地了解他的需求和意图,无可避免地会出现南辕北辙、吃力不讨好的情形,最后工作做不到位,完全无法令领导满意。

这样的人自然难以获得领导的信任,更不可能被委以重任。 z+r47eIXccYKjtXDV9k5S0LfQrogc7aMuIAn8mDEyPS1pysDi4hgiA0jy4pVpekb

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