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你有没有发现，每次同学、老友相聚时，彼此寒暄最多的一句话恐怕是“是啊，最近挺忙的，瞎忙呗”？在他们眼中，瞎忙，成了用心、努力和勤奋的代名词，这不禁让人“细思极恐”。
在知乎上，网友曾这样描述“瞎忙”且颇为真实：当你每天忙着刷微博，混迹在各种交友平台聊天，忙着在朋友圈点赞，夜深人静之际做完所有事情，你突然发现自己除了一无所获和内心更加空虚，只剩一地鸡毛，这就是瞎忙而已。
大家抱怨着工作辛苦没得睡，究其根源，还是自己的工作效率过于低下，没有掌握高效的工作方法。接下来就来梳理15种优化工作流程和提高效率的方法。
做日（周）工作计划并经常回顾
不管你习惯使用PPT、Excel还是其他办公软件，一定得给自己制订一份日（周）工作计划，包括上周工作进展和本周工作计划。
针对每一项工作或任务，都要详细标注开始和截止时间、交付物是什么、需要对接的有哪些部门和同事、有什么样的KPI（关键绩效指标）等。
这样方便自己定期回顾任务的状态，是待开始、进行中、延误还是取消，有利于自己针对不同情况采取下一步措施。
工作计划一方面能帮助自己更系统地管理手头的工作，另一方面则可以在向领导汇报工作或跟同事介绍项目进展时使用。
会议前的高效准备
参加会议时，我经常看到一些人从会议室外风风火火走进来，匆忙坐下，一脸茫然地看着主持人，一旦被问到项目进展，就支支吾吾或语焉不详，一看就没做什么准备工作。
这样不仅会让自己变得被动而尴尬，更会给参会领导留下很深的负面印象。为了避免这种情况的发生，提前做好如下准备工作就极为重要。
提前看看会议日程，有哪些话题和自己工作相关，并有针对性地准备；
是否需要对上次未完成事项进行更新，如需要，就要根据实际情况做好标注；
是否需要提前搜集和准备一些数据、资料及文件，如需要，就要提前几天甚至一周开始跟相关部门协调获取；
是否需要提前听取有关部门意见，如需要，提前跟这些部门交流沟通就很有必要。
如果你自己是会议组织者，提前做好会议准备就更是非做不可的事情了，否则就会陷于会场乱糟糟，你一言我一语，说得虽然热闹却跟会议主题无关，结束的时间到了，各自散去的时候，才发现这是失败的会议，完全没有达到解决问题、推动项目进展的目的。
学会判断任务优先级
每天手头的工作很多，既有正在进行中的，也有领导和同事临时甩过来的，如果不分轻重缓急、优先主次，就会感觉毫无头绪，倍感焦虑。因此，需要学会用重要性和紧急性来判断工作或任务的先后顺序。即：
重要性（重要、不重要）；
紧迫性（紧急、不紧急）。
根据这两个维度可以划分出4个象限，将待办事项依次放入4个象限，就可以清晰地判断出其重要性和紧急性，如图1-1所示。紧急而重要的事情一定是优先级最高、需要马上处理的，然后依次处理紧急不重要、重要不紧急的事情，并将其放入待办事项的计划中，及时提醒和更新任务状态。
图1-1 四象限法
多种沟通渠道并用，而不是单纯依赖邮件
电子邮件俨然已经成为企业内部交流沟通的基本和重要工具。通常发送文件、会议通知、讨论问题、汇报工作无一例外都是通过邮件完成的。
然而邮件并不是即时通信系统，人并不可能随时在线或者立刻做出回应，比如会议中或外出时间，就无法做到即时回复。如果此时你完全依赖邮件这一个沟通渠道，不仅耽误时间，更容易产生误解，影响工作的下一步开展。
比如你等待对方回复“是”或“不是”，却迟迟没有等到回复，你想当然地认为对方可能心里想说“不是”，却不好意思开口直接拒绝，事后你才知道自己做出了一个错误的判断——对方当天电脑不在身边，才没有回复。
所以如遇紧急重大问题或通知，一定记得打电话或者当面和对方确认，确保万无一失，而不是被动地等待邮件的回复。
未完成事项提醒
有的人非常喜欢将“告示贴”（或叫“口水贴”）贴在工位隔板上，写满了需要待办、特别提醒或关注的事项，这是个提醒自己避免遗漏的好办法。
小小一张贴纸，记录了事项的重点，比如时间、电话、找谁。一旦完成，你就可以放心大胆地将其撕下去，然后将新的待办重要事项再贴上去，颇有成就感。
使用告示贴非常直观，跟在电脑里设置提醒事项不同，只要你回到座位上，第一眼就会看到它，因此，告示贴就成为对付拖延症的一个有效利器。
上班第一件事，先梳理一天的工作内容
很多时候就算你忙到昏天黑地却仍然会在工作上丢三落四，让领导和同事都不满意。所以，早上刚到办公室、头脑最清醒的时候，第一件事就要将日历（或者电子日历）打开，看看今天的主要工作内容有哪些，然后根据优先级分配工作时间和精力，当然，前提是你有将工作计划记录在日历和行程表中的习惯。
你甚至可以将一天的日程安排打印出来，放在桌边，每完成一项，就划去一项，或者标记有什么问题，下一步需要做什么。这样你就可以做到心中有数、从容不迫，不会遗漏重要工作，还能更容易把控工作节奏，自信满满地迎接新的一天。
番茄工作法
高效的工作，既不是长时间不动，“死磕”一件事，也不是干一会儿，就溜出去抽烟喝茶，美其名曰换换脑子。
高效的工作，需要掌握一定的方法，让自己在专注和休息间找到最佳平衡点。经过大量实践，番茄工作法被认为是非常适合职场人士的时间管理方法。
番茄工作法，就是选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后短暂休息一下（5分钟就行），每4个番茄时段可多休息一会儿。
这样一来，你就会比较容易专注于工作本身，而不容易走神或下意识地刷手机。因为人的注意力一旦被打断，重新回到之前的状态需要花费更长的时间。
将本周或下周待开会议提前发出邀请
很多人习惯临时抱佛脚，比如突然发出邀请召集同事开会，通常这么做效果很差，因为没有提前预约，同事很可能正在出差，就算没有出差，他们这个时间段也极有可能已经被占用，无法分身。
因此，如果不是特别紧急的会议，最好提前一周就发出会议邀请，提前锁定被邀请人的时间，这样大家就可以绕开这个被你锁定的时间段来安排其他工作。
另外，发完会议邀请也不是万事大吉了，你需要在会议提前1～2天发封邮件或微信提醒参会者，以确保大家尤其是关键人能准时出席会议。
提高打字速度
这点特别容易被忽视。有时写报告和写邮件感觉花费时间太多，很重要的原因之一可能就是打字速度太慢。不论拼音还是五笔输入法，学会盲打而不是边打边看键盘找字母，都能大大提高文字输入效率，帮你节省不少时间。如有必要，可以专门花一段时间练习如何提高打字速度，这真是一劳永逸的事，值得投入时间练习。
整洁有序的办公桌
将自己的办公桌和抽屉收拾得整洁有序，可以快速方便地找到需要的资料或文件，而不是在需要用到的时候毫无头绪，翻来翻去却始终找不到。试想一下，在一个杂乱不堪的环境下工作，人的心情不自觉就会变得焦躁不安、心情不畅，哪还能谈得上效率和质量呢？
充分利用午餐时间进行社交
现代人时间宝贵，不愿过多占用私人时间比如晚上或周末进行社交活动，那么充分利用工作午餐时间和同事联络感情就变得重要而便捷了。尽量多和兄弟部门或跨部门同事一起用餐，聊些轻松话题，顺便谈一下项目进展、彼此如何更好地配合，会显得非常顺理成章。
经常一个人吃午餐或者只和要好的几个同事吃午餐，只是单纯完成了吃饭这个任务，而没有赋予其任何社交意义，实属可惜。
善于“偷师”学艺
公司不等于学校，没有人会像老师那样有义务教你如何更好地开展工作。这时你就需要有一双善于发现的眼睛和机灵的头脑，看到别人受到认可和表扬，就要仔细揣摩和观察，看看他到底哪里做得好、怎么做得好的。你还可以将别人受领导表扬的报告或文件仔细拆解，学习他是如何设计框架、提炼要点、组织素材和推导结论的。“偷师”学艺是快速获得能力提升的最有效的办法。
集中时间回复邮件
如果随时在线回复每一封邮件，就会将自己的注意力切割，无法集中做好一件事。其实并非所有邮件都需要你秒回，如果真的非常紧急，相信对方一定会打电话或者直接找你。因此为了提高工作效率，可以选择隔一段时间集中处理和回复邮件，以避免被新邮件打断手头的工作。
多跟领导沟通，确认需求
在公司中，你的工作能否得到认可主要取决于领导。因此你务必要听清楚领导布置的任务、他的要求和期望是什么、需要什么时间完成等，只有确认好领导的需求，在最终完成任务时才不会发生南辕北辙、吃力不讨好的情形。
对同事经常表达谢意
虽然很多时候，同事帮你完成某项工作也是他的分内之事，但是一定记得及时表达感谢，不论通过邮件还是当面致谢，最好当着其领导的面表达谢意。这样不仅可以让对方感觉你人很好，以后更愿意帮你，而且在领导面前提出感谢，能进一步密切你和同事的感情联络，有利于未来工作的开展。
总结
掌握了方法后，实践才会让改变发生
以上这些方法涉及时间管理、项目管理以及职场技能等多方面能力，是我在实践中提炼总结出来的，是非常高效实用的方法，尤其对于职场新人来说，掌握并灵活运用它们可以少走很多弯路。
掌握方法只是第一步，要想让自己的工作效率真正获得提高，最重要的还是要将这些方法不折不扣地应用到工作实践中，并根据自己掌握的进度不断优化，直至发掘出最适合自己的一套方法。
萧伯纳曾经说过：“世界上只有两种物质：高效率和低效率。世界上只有两种人：高效率的人和低效率的人。”
愿我们每个人，都能努力成为高效率的人。