“会计”已经成为一个大众化的职业,人们的工作和生活都离不开会计,以会计为职业的人也越来越多。会计是以货币为主要计量单位,从价值量上对一个单位(即一定会计主体,这一主体可以是一个企业,也可以是某一企业内一个独立核算的部门)的经济活动过程及其结果进行完整、连续、系统而综合的计量和记录、核算与监督,并向有关方面提供相关信息的一种经济管理活动。
会计的职能就是会计在经济管理中所具有的功能。会计的主要职能是核算和监督。
1.会计的核算职能
会计的核算职能如表1-1所示。
表1-1 会计的核算职能
2.会计的监督职能
会计的监督职能如表1-2所示。
表1-2 会计的监督职能
例如,一个生产压缩机的制造型企业,通过会计核算可知,在保持目前生产规模的情况下,其电机的安全库存为15台,厂商要求的最小订购量为50台,本月需要90台,那么,会计能为采购部门何时开始订货、每次订多少台等提供有效的依据,这就是事前监督。
仍然以压缩机制造企业为例,企业通过基本的逻辑关系和设计图纸确认,生产1台压缩机需要1个机头、1台电机、1个空气桶、2个皮带轮、24个8号螺栓、9个14号螺栓……,那么如果本月投产200台压缩机,在不计算特殊损失的情况下,车间应该领用的机头、电机和空气桶均为200个,而皮带轮需要400个,在物料管理正常的情况下,会计看到领料单,只领用了300个皮带轮,就基本可以确认,生产的机器只有150台,而不是200台,这就是事中监督。
仍然以压缩机制造企业为例,成本核算确认,本月生产了200台压缩机,但是领用了440个皮带轮,车间负责人解释说,装机试车到最高转速时,部分皮带轮发生异响,被迫进行了更换。财务部门由此可以得出结论,本批采购的皮带轮质量存在问题,不良率高达10%,说明品保部门的来料检验工作存在问题,这就是会计对品保部门工作的事后监督。
又例如,财务部门定期、不定期对已经购入的固定资产进行盘点,确认是否保存完好、是否及时维护保养等,就是对购入资产的事后监督。
3.会计的其他职能
会计除具有核算和监督两项基本职能外,还有预测、决策、分析等职能,其内容如表1-3所示。
表1-3 会计的其他职能
4.会计在企业内部的职能
我们在理论上对会计的职能进行了各种说明,而实际操作中,会计通过数据处理,对企业内部的作用是系统而全面的,它在企业内部与研究开发、生产、销售、经营管理、财务决策和人力资源等部门均有着十分密切的关系,这些“千丝万缕”的联系和作用如图1-1所示。
5.会计在企业外部的职能
会计提供的经济信息是企业外部相关人员或部门(如股东、银行、潜在的投资者)做出投资或信贷决策的依据,也是国家宏观管理部门做出宏观决策的依据,它对企业外部人员的作用如图1-2所示。
图1-1 会计对企业内部的作用
图1-2 会计对企业外部人员的作用
会计对象是指企事业单位在日常经营活动或业务活动中所表现出的资金运动,即资金运动构成的会计核算和会计监督的内容。
例如,妈妈给了正在上小学的二丫10元,要她交班费6元,买2支铅笔,剩下的钱作为零花钱,结果二丫交了班费后没有买铅笔,用剩下的4元直接买了一支雪糕,全部花掉了。这样就发生了两项经济业务,作为会计,我们就能确认。这里的会计主体是二丫,对二丫怎么花钱这件事进行记账就是会计核算。而钱怎么花的,就是会计对象。
再例如,妈妈又给了二丫7元,这一次的用途也是确认的,为了防止二丫再次挪作他用。作为会计,要采取措施避免二丫乱花钱,这就是会计监督。监督什么?监督7元怎么花,这7元怎么花就是会计对象。
通过上面的例子不难看出,凡是能让会计进行核算和监督的经济业务就是会计对象。
按不同企业经营内容特点的不同,会计对象也稍有差异,具体区分为工业企业的会计对象和商品流通企业的会计对象。
1.工业企业的会计对象
工业企业的会计对象就是工业企业的资金运动。所谓资金,即能够用货币表现的财产物资,而资金运动由“资金投入、资金在企业内部周转、资金退出”三部分组成。工业企业资金运动过程如图1-3所示。
2.商品流通企业的会计对象
商品流通企业的会计对象就是商品流通企业的资金运动。同工业企业相比,商品流通企业主要是没有生产环节,其资金运动过程如图1-4所示。
图1-3 工业企业资金运动过程
图1-4 商品流通企业资金运动过程
会计与出纳工作的区别如表1-4所示。
表1-4 会计与出纳工作的区别
会计的工作内容还包括对出纳的管理与指导。
从所分管的账簿来看,财务工作可分为总账会计、明细账会计和出纳。三者既有区别又有联系,是分工与协作的关系。
(1)总账会计、明细账会计和出纳,各有各的分工。总账会计负责公司经济业务的总括核算;明细账会计分管公司内部除了现金和银行存款以外的明细账,提供公司的总体情况和非资金类的明细情况;出纳则分管各种票据、货币资金,以及有价证券等的收付、保管、核算工作。
在一个企业中必须实行钱账分管,出纳人员不得兼任稽核和会计档案保管,不得负责收入、费用、债权债务等账目的登记工作。总账会计和明细账会计则不得管钱管物。也就是说,企业再小、业务量再少也不能只用一个财务人员,必须钱和账分开管。
(2)三者之间有着密切的联系,既互相依赖又互相牵制。这就涉及账和账之间的对应关系,“平行登记必然得出相同的结果”。三者的记账依据是相同的,会计所需与资金相关的账面数据来自出纳所做的凭证,而且共同来自原始单据。
出纳所负责的现金和银行存款日记账与总账会计负责的现金和银行存款总账,排除单据传递过程中的延误,得出的金额一定是相等的。
(3)出纳的工作要求与明细账会计的其他明细账的部分要求是一样的,出纳核算也是一种特殊的明细核算。现金和银行存款日记账,要逐笔序时地进行登记处理;银行存款还要按照不同户头分别设置日记账。现金日记账要每天结出余额,并与库存数进行核对;银行存款日记账也要在月内多次结出余额,与开户银行进行核对;月末都必须按规定进行结账。
(4)财务人员“管账不管钱,管账不管物”。出纳工作是一种账实兼管的工作,既管理现金、银行存款、支票、汇票等实物,还要做相应的凭证,登记现金和银行存款日记账。