下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
企业确定候选人，在候选人正式入职前，需要为候选人办理入职手续。做好员工入职管理工作，不仅能保证员工在入职阶段基本的手续办理、合同签订、试用转正等流程的标准化、规范化，更能让新员工感受到企业的办事效率，从而快速融入企业文化、进入工作角色。
2.2.1 入职登记环节
在员工入职环节，企业首先要采集员工的信息，员工应填写入职登记表。入职登记表如表2-1所示。
表2-1 入职登记表
入职登记表不仅起着收集员工信息的作用，而且具备一定的法律效力。如果员工因为在入职时提供虚假信息而取得某岗位，当企业发现后，入职登记表可以作为企业方与员工解除劳动关系的有利证据。
为确保员工入职登记表填写得准确无误，人力资源部门要对员工入职材料和信息的真实性做仔细核查，重点关注的信息包括员工的教育背景、工作经历、家庭成员、紧急联系人及通信地址、健康状况等。务必要求新员工在岗位申请表最后的声明中签字。
对于有疑问的信息，企业要实施必要的背景调查。人力资源部门应做两项工作：核查员工上一个单位开具的双方已经解除劳动关系并不存在任何劳动纠纷的证明；对于特殊或敏感岗位，要提前通过电话、邮件、传真等方式审查候选人是否还处在竞业限制期。
企业要妥善保管员工入职登记表，并整理员工信息，最好将员工信息通过内网系统或Excel表统一管理，便于快速查找和分析员工信息。同时，企业要注意对员工信息的保护，不得泄露员工信息。
2.2.2 员工入职流程
员工面试合格，企业对其发放录用通知书后，员工一旦接受并确认，下一步就是办理入职手续。员工入职的基本流程及关键控制点如下。
1. 入职前的准备
新员工报到前，企业需要做好充分的准备工作，主要包括如下内容。
（1）确定好新员工的入职时间，提前做好入职手续办理的各项准备工作。
（2）虽然录用通知书中已包含员工入职需要携带的相关资料信息，但为防止新员工入职时遗漏，人力资源部门最好提前打电话确认。
（3）若需要新员工做入职前体检，需要安排好体检相关事宜。
（4）协同相关部门，为新员工安排好座位，并提前准备好相关的办公用品、工作服、工作牌、餐卡、入职需要的各类资料和表单等。
（5）提前与用人部门对接，通知用人部门领导，提前为新员工准备好帮带师傅或入职对接人。
2. 办理入职手续
办理入职手续主要是收集资料、核对信息、整理归档的过程，主要包括如下内容。
（1）收取入职登记表。
（2）收取新员工的相关资料。
（3）核对岗位申请表上的相关信息与入职后个人准备的信息是否一致。
（4）与新员工签订劳动合同。
（5）告知新员工入职培训的时间和地点。
3. 入职培训
新员工入职一般需要进行入职培训，基本操作是执行新员工培训流程。需要注意的是，新员工学习企业各类规章制度、员工手册，一定要有培训前的签到和培训后的考试环节。培训结束后，所有新员工要对学习内容进行签字确认。
企业可以组织新员工参观企业或相关的岗位。参观前，需要与各部门做好沟通，以免影响各部门工作的正常进行。参观时需要专业、细心地讲解，要耐心、全面地解答新员工提出的问题。
4. 用人部门接待
用人部门在新员工入职过程中的作用比人力资源部门更重要，这直接影响着新员工的感受，决定了新员工未来是否愿意留在企业、是否能够融入企业并长期稳定地工作。用人部门在新员工入职中的工作主要包括如下内容。
（1）由部门安排的帮带师傅或专人负责引导新员工并做相应的人员介绍。
（2）对新员工做本部门规章制度和岗位职责要求的必要介绍。
（3）部门例会上向同事介绍新员工。
2.2.3 入职风险防控
人力资源部门在办理新员工入职手续时，需要特别注意以下事项。
1. 入职前的准备环节
规范、明确、合理、经得住推敲的人才录用条件和合法、合规、有效的规章制度对企业的用工意义重大，是企业规避用工风险、防止用工欺诈的有效手段。其中，录用条件包括：岗位职责条件、身体健康条件、兼职条件、档案存放情况以及社会保险缴纳条件、绩效考核条件等。
规章制度要合法有效，不能与法律冲突。规章制度通过的程序也要合法合规，需要经过职工代表大会批准，并在人社部门备案。规章制度通过后，要通过企业网站、邮件、公示栏等方式向员工公示。
企业可以在劳动合同或劳动合同的附件中明确说明企业的规章制度属于劳动合同条款，员工入职前必须学习、培训、考试并签字确认。为方便员工快速学习并了解所有的规章制度，比较好的方式是制作员工手册并发放给员工。
2. 岗位职责明确环节
新员工入职前，企业需要明确用人岗位的岗位职责。一是为了确定该岗位究竟需要招聘何种类型的人才；二是为新进人才入职后能够快速理解岗位工作内容、快速进入工作状态提供保障；三是为了能够有效评估新员工上岗后对工作职责的履行情况。
明确岗位职责需要罗列出各岗位的基础性工作活动，分析各岗位涉及的相关工作任务，并据此明确列举必须执行的任务以及每项任务背后的目的和需要实现的目标，根据任务和目标的要求，明确该岗位的员工需要具备的能力。
3. 入职前的体检环节
安排入职前体检是为了确认候选人的身体健康状况，人力资源部门应注意核查并甄别出个别员工体检作假的情况。需注意的是，企业不要有健康歧视，要根据劳动者的健康状况合理分配岗位。