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博物馆藏品的数字化管理属于新生事物，首先要搞清楚它究竟是做什么，基于怎样的原理等基本问题。
博物馆对藏品实施数字化管理，就是利用计算机多媒体、数据库、数据压缩等技术手段，将实物藏品信息由传统信息记录介质的纸质表单等形式转化为电子数据库记录形式，使保管员能够借助高效快捷的机读管理系统开展登记编目、出入库管理、排架清点、查询服务、盘核统计、打印表单等一系列业务工作，从而大幅度提高藏品保管的工作质量和效率。简而言之可定义为：利用现代信息科技手段高效、低耗地开展藏品保管业务的工作方式或状态。
计算机科技与博物馆业务最初的结合点就在于藏品管理，是从提升博物馆内部管理效率的角度滥觞的。早在20世纪60年代，美国有的博物馆就开始尝试利用计算机处理藏品资料。到70年代初，联合国教科文组织出版的《博物馆》杂志曾开辟“博物馆与电脑”专辑，掀起了对该命题的初步讨论。1972年在英国剑桥大学的塞奇威克地球科学博物馆进行的试验表明，使用计算机为馆藏编目，平均每件藏品要花费65.5英镑，尽管代价高昂，但专家们仍然坚信这是值得的。
在我国，上海博物馆于1984年率先开展计算机编目的探索，到第二年就有7家博物馆开展了这类工作。主管全国博物馆事业的国家文物局曾多次召开有关会议，及时引导和扶持这一新技术动向。文化部于1986年颁布的《博物馆藏品管理办法》提出：“为加强博物馆的现代化建设，各地博物馆可根据本馆经济及人才条件，逐步使用电子计算机管理藏品。”1995年计算机软件的视窗操作系统问世，有力地推动了计算机应用的普及，并刺激信息科技高速发展。随着软硬件和网络环境的不断改善，设备性价比的快速提升，发展到信息化时代的今天，藏品管理数字化在博物馆界已经成为比较普遍的现象。
博物馆传统的藏品管理工作对象，分为实物藏品和相关信息两个部分。数字化管理并不能完全取代实体性的藏品管理操作，恰如计算机不能帮助保管员实施搬运和排架操作一样。“数字化”的直接对象仅仅是藏品管理中的“相关信息”部分，但这抓住了效率问题的关键，能够对藏品管理工作的方式和质量产生积极影响。
所谓“藏品信息”，是指每一件藏品自身所具有的和后人所赋予的一些特征和属性，大致可以分为具体形象的形态信息、抽象的知识信息和工作性记录。其中形态信息往往是非言语性的，知识信息和工作性记录则是言语性的。博物馆之所以要收藏某些实物，不是为了物理或生理意义上的应用，而是因为这些实物身上凝聚着有助于人们认识世界的信息，是作为信息载体来加以收藏的，而信息又恰恰是可以进行载体转换的。以往是用照相、绘图、摄像、录音等方法，将实物藏品的形态信息转化为照片、图纸、胶片或音像磁带等载体材料；用书面文字描述或口述录音等方法，将实物藏品所含抽象的知识信息和工作性记录转化为纸质文献或录音磁带等载体材料，以便单独保存藏品所含的信息，也用来进行藏品管理和范围有限的信息分享。
而今运用数字化技术，把原先用纸张或图片等形式存储的信息转换为用电磁介质按“0”和“1”组成的二进制数字编码方法加以储存和处理的信息。从而能够用计算机可读数据的形式来表示藏品信息，用磁性或光学信息存储介质作为载体，借助计算机等信息处理设备进行数字化藏品信息的生产和使用。这就使得保管工作对象从传统的实物藏品与书面信息的双轨制，转变为加入了电子信息的三轨制。结果是传统的账簿和编目卡片等书面信息材料逐渐转为单纯的信息安全备份功能，其原有绝大部分检索、查阅功能被更加方便、快捷的电子数据库信息系统所取代。
博物馆属于一种比较典型的信息机构，自然会受到信息工具进步的深刻影响，藏品信息管理方式的改变不仅能提高保管部门的工作效率和质量，也为其他业务部门乃至整个机构的高效运行奠定了基础。