下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
随着计算机和网络通信技术在博物馆工作中的运用，陆续出现了多种相关的专业术语或社会常用语，与藏品管理数字化相关的有博物馆数字化、博物馆信息化、数字博物馆、数字化展示等，人们对这些新用语的理解和所指各异，反映出该领域的理论研究滞后于实践，给相关的交流研讨带来障碍。其实这些用语的所指可以分别归属于以下5种各不相同的事物。
“数字化”的实质，就是将传统的纸质文档内容转变为数字文档的过程。例如，博物馆工作者把原先用纸张或化学感光材料记录和存储的实物藏品信息，转变为用计算机存储和处理的数字信息，这一过程就是狭义的“博物馆数字化”。博物馆数字化的最初目的就在于藏品管理，试图通过馆藏信息的数字化管理来全面提升馆内业务工作效率。如今，博物馆数字化的效益远远超出了利己性的内部服务，利他性的为外部社会提供服务的数字化已成为热点。
“信息化”一词指的是“信息和数字化”，目前在社会公众的日常言语中往往用作“数字化”的同义词，因而可以把“博物馆信息化”与“博物馆数字化”看作对同一事物的不同表达。但在专业人士眼中，“信息化”与“数字化”这两个词之间还是有区别的。“数字化”一词偏于说明一种技术，比较具体；“信息化”一词则偏于说明数字化后带来的变化与好处，比较抽象。所谓“博物馆信息化”，是指博物馆各职能部门员工普遍利用信息技术开展业务的工作状态，包括网站建设、藏品管理数字化、实体陈列大量运用数字多媒体技术、楼宇管理自动化、办公自动化、局域网络建设乃至数字博物馆建设等多种内容，其目标指向整个机构具有更高的运转效率，能够更好地发挥职能。
这是一种采用数字化技术进行建设且须借助数字化视听设备才能加以利用的博物馆信息服务方式。现已成为使用频率很高的社会常用语。从行业角度看，打造一个数字博物馆需要实体博物馆许多部门专业工作者的协同参与，是对自然/文化遗产物证材料、形态信息及其相关知识信息进行数字化采集、整理、保存、发布的过程。但在社会公众看来，作为建设成果并投入发布利用状态的数字博物馆，其功能是单一性的，完全集中在对应实体博物馆的陈列展览等教育传播领域。已被社会广泛关注的“数字博物馆”，仅仅是实物藏品拥有者利用信息技术所推出的一种新型信息服务项目，因而其定义可以简单归纳为：
数字博物馆是以数字化技术和形式向公众展示、传播人类活动和自然环境见证物及其相关知识的信息服务系统。
陈列展览犹如博物馆的面孔，也是博物馆传统的实现自身价值的主要渠道。博物馆在陈列展览中使用幻灯、电影、电视、录音等电化视听手段的历史已长达半个世纪，而数字化科技带来了性价比更高的应用，维护成本也大大降低，数字式的荧光屏、银幕投影、多声道环绕音响、移动终端、智能控制设备等再为陈列展览增光添彩，如今已全面取代了以往的电子设备，在营造气氛、活化展品等方面发挥重要作用。
藏品，是博物馆根据本馆的性质、特点、任务，按一定标准有计划入藏的具有历史价值、艺术价值和科学价值的有关文物、标本和实物资料等物件，是国家和民族宝贵的科学文化财产，是博物馆业务活动的物质基础。博物馆藏品可作为信息载体被收藏和利用，因而藏品及其信息的管理就成为博物馆的基本职能。博物馆藏品的流动轨迹不同于一般消耗性的物品，因各种需要提取出库的实物藏品终究还得回归到库房保管状态。所以保管排架库房才是藏品的最终归宿，致使博物馆藏品保管工作内容带有循环往复的特点。其中实物藏品的空间移动频率并不高，主要还是一整套信息性的保管单据作业形成复杂而沉重的工作负担，甚至成为制约全馆业务工作效率的瓶颈。
所谓保管单据，就是记录藏品部分信息的书面材料，在不同工作环节都有各自所需的格式要求，如藏品总登记账、编目卡、提取退还凭证等等，其各自所含的基本信息部分也有一定的重复性。藏品保管员在很大程度上是借助藏品信息来进行保管工作的，而藏品信息又是可以数字化的。电子计算机等信息技术的普及和应用不仅能加快信息处理速度和精度，而且可以减去大量重复性的人力和物力消耗，无疑为博物馆提高藏品保管工作质量和效率乃至突破全馆业务工作效率的瓶颈创造了条件。藏品的数字化管理，主要是出于这些增效减耗乃至提高藏品安全系数的目的，而运用数字化技术辅助藏品的管理工作。
数字化科技在博物馆的运用相当全面，博物馆内外两类职能部门的工作都有所涉及，本书不打算就博物馆信息化涉及的所有问题泛泛而谈，而是将焦点集中在内部职能中的藏品管理业务领域，探讨如何运用信息技术开展藏品管理工作。以如何开展数字化的藏品管理工作为主线，兼涉相关的理论和学术问题。而藏品的数字化管理优势是建立在实体博物馆的传统保管工作基础之上的，并且无法全面替代传统的保管工作方法。数字化管理方法是对传统保管方法的优化、提升和补充。所以，要想理解和掌握数字化藏品管理问题，必须了解传统保管工作的基本流程和方式方法，本书特意在后面的附录里安排了“博物馆藏品管理的理念与传统方法”一节，供读者遇到相关问题时及时查询、了解详情。目的在于使本课程不以经验型的传统藏品管理课程为前提，而将焦点集中在问题意识和执行力培养方面，力争做到不仅要懂，而且要会。