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信息科技不仅为馆内业务效率的提升创造了条件，也为未来馆际乃至全社会的信息共享提供了可能，但共享的前提在于描述信息的数据库结构必须相同，这就涉及信息采集的标准规范问题。
信息化时代以前的博物馆，用描述格式各异的账、卡等书面材料承载和管理藏品信息，实际形成了一个个散在的“信息孤岛”局面。而今采用电子计算机处理信息，不仅为政府对文博事业的宏观管理提供了方便，也为今后馆际的信息交换、甚至为全社会信息共享提供了可能。但实现这一美好愿望的前提在于，各个数据库建设单位都要遵守统一的标准规范进行信息采集，恰似各地的人们在一起时都说普通话才便于交流一样。所以，博物馆数字化建设步骤应该是标准先行，标准是规范博物馆数字化建设、促进信息资源共享和充分利用的基础条件。与采集标准有关而需要加以研讨的主要内容包括：藏品登记与编目流程的标准化，藏品信息数字化、工作标准化、检索语言的标准化，元数据标准体系的构建，名词术语的标准化，藏品分类法的标准化，数据库等数字化信息存储格式的标准化，网络通信协议的标准化，等等。
尽管规范很重要，但规范的制定工作是个难题，因为很难用某一种格式将众多博物馆长期惯用的藏品信息描述格式完全统一起来。以文物类藏品为例，其中的“分类”“计件”“定名”和“伤况描述”等标准问题至今没能得到完满解决。所以制定标准规范原则上应该贴近实际，先易后难，求同存异，不断完善。
在我国文博行业信息化建设高潮来临之际，主管全国博物馆事业的国家文物局及时组织开展相关研发工作，并于2001年颁布了《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》和《博物馆藏品二维影像技术规范（试行）》。这是为了适应全国文物、博物馆事业信息化建设的需要，规范博物馆藏品信息处理和交换工作，根据《全国文物、博物馆事业信息化“十五”规划》组织编制的，在很大程度上增强了我国博物馆信息化建设的规范化意识，对各地的博物馆数据库建设提供了重要的规范化参照。其中《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》不仅规定了规范的信息分类与指标体系结构，说明了指标编码方法，还规定了著录有关指标项内容应该参照的相关标准、藏品信息指标的类目名称及其代码和藏品信息指标项著录规则。内容包括3个指标群、33个指标集、139个指标项，涵盖了与藏品本体、管理和研究信息相关的各个方面。后来在总结各地馆藏文物信息数字化实践经验的基础上，由中国文物信息咨询中心组织编制而成的《博物馆藏品信息指标著录规范》，又对《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》做了必要的补充。
一般所用的系统软件都是根据该规范来设置指标内容的，本书所列举的管理系统也不例外，兹摘录于下：
1. 信息分类与指标体系结构
本规范根据对象属性特征和管理工作基本要求，确定了博物馆藏品信息类目。
本规范采取层级分类法，将博物馆藏品信息指标分为指标群、指标集和指标项三个层级，其体系结构如下表所示：
指标体系结构表
藏品信息指标体系包括3个指标群，33指标集，139个指标项。
2. 指标编码方法
本规范的指标类目代码为字母数字混合型层次码。每一个完整代码分为3层，长度为5位。其结构如图所示：
指标群用1位大写拉丁字母表示。
例如：A 藏品信息指标群
B 藏品管理工作信息指标群
C 藏品文档与声像资料信息指标群
指标集用2位阿拉伯数字表示。
例如：A 藏品信息指标群
A01名称指标集
A02分类指标集
A03年代指标集
……
指标项用2位阿拉伯数字表示。
例如：A01名称指标集
A0101 原名
A0102 名称
……
3. 相关标准
博物馆藏品信息指标体系的有关指标项的著录，应参照下列标准：
GB 2260—1995中华人民共和国行政区划代码
GB 2659—1994世界各国和地区名称代码
GB 3100—1993国际单位制及其应用
GB 3304—1991中国各民族名称代码
GB 7156—1987文献保密等级代码
GB/T7408—1994数据元和交换格式 信息交换日期和时间表示法
GB 2261—1991人的性别代码
GB 9649—1988地质矿产术语分类代码陨石学 岩石学 古生物学
GB 9649.9—1998地质矿产术语分类代码矿产学
GB/T14467—1993中国植物分类与代码
GB/T15628.1—1995中国动物分类代码脊椎动物
ZB40—94/CBLB论著出版形式类别代码
4. 博物馆藏品信息分类代码表（带*者为核心指标项）
（续表）
（续表）
（续表）
（续表）
（续表）
本书第十讲对大多数指标项都有详细、具体的解释和说明，需要时可供查询和参考。
本讲思考题：
1. 博物馆传统的藏品信息纸质载体有哪些种类？
2. 数字化采集为什么要提倡遵循国家统一规范？
3. 现有藏品信息著录规范有何局限性？
4. 你认为你所在的博物馆需要增加那些指标项才能完全满足实际需求？