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在开展数字化采集登录之前，首先需要对书面依据材料进行选择。这些书面材料通常分为总登记账、分类账、编目卡及藏品档案册等。
（1）藏品总登记账。既是馆藏账式目录，也是国家科学文化财产账，由国家文物管理机构印发，在全国范围内统一使用，并且是博物馆向国家文化财产负责的根本总账。但由于该文件相当严肃，一般不做查询检索之用。
（2）藏品分类账。通常是按质地或年代等指标类分的藏品登记账，与按质地或断代类分的保管库房相对应，是由分库保管员填写并保存和使用的藏品账簿，与总登记账同样属于书本式目录。
（3）藏品编目卡。博物馆藏品的卡式目录。为了更好地管理和使用藏品，博物馆大都有手工编目卡的积累。编目卡内容比账本式目录更全面且具体，因而常用作藏品文本录入的凭据材料。
（4）藏品档案册。由国家文物管理机构印发，在全国范围内统一格式的藏品描述文件，其记录内容要比编目卡更加全面而具体，可以用作登录依据，但由于以往仅仅为数量不多的二级以上珍贵文物填写了档案册，所以积累比较有限。
关于选择的策略。在一些藏品管理比较正规的单位，其编目卡工作往往有较好的基础，并且原本就是按类存放的。所以，登录依据材料应该首选编目卡片。例如卡片抽屉上标明了质地，我们可以直接将某质地类别的卡片整抽屉交给一位登录员处理，形成所谓按类分工的态势，便于登录员在以后的工作中利用“藏品复制”和“样本提取”等快速登录功能。
如果没有编目卡工作方式的基础积累，最好选择分类账作为登录依据材料，因为它比按收藏顺序排列的总登记账更有利于快速登录。可用复印件分发给多名登录员分工操作。
如果连分类账也没有基础积累，则只好用总登记账复印件分发给多名登录员分工操作。据调查了解，国内有账而无卡的单位比较普遍，因而总登记账用作登录依据材料的可能性较大。我们认为，尽管总登记账仅有按总登记号升序排列的规律，但如果系统检索体系具备相应的检索功能，仍不失为有助于快速登录的依据材料。亦即在总登记号检索功能中允许采用某号到某号的整体调取，然后附缀质地、年代、功能等次要检索项，也能达到批量填写的效果。