通过各种方式思考,我们已经对信息进行了深度加工,接下来就是存储和表达。如果没有存储这一步,在之后也没有付诸行动,那么我们就等于在思考上白用功。再一次遇到同样的事情,我们不过是重复思考,或者掉进同一个坑里。加工处理是思维的过程,而存储和表达是呈现结果。
存储信息就是大脑记忆,我们的大脑会像抽屉一样存储信息,将相似、相近的信息归类,再通过外在的线索,提取抽屉里的信息。比如,当你听到大学所在地的城市名字,就会想到大学时期的人和事,这个城市名是线索,打开的是大学时期的“抽屉”。
我们存储的信息,经过一段时间可能会忘记,也有可能记一辈子,我们按信息存储的时间长短将记忆分为瞬时记忆、短时记忆、长时记忆三个系统。
瞬时记忆是外界极短时间的刺激后,信息迅速被保留。
产生瞬时记忆一般是因外界具有鲜明的形象性,比如,从来没见过的震撼场面、生死攸关的一刻发生的事件、第一次在众人面前亮相等。
瞬时记忆接触的信息量很大,但保留的时间很短、容量很小,一般能保持9~20比特。如果大脑对瞬时记忆中的信息加以注意,或者说当大脑意识到瞬时记忆的信息时,信息就被转入短时记忆。否则,没有注意到的信息过1秒钟便会消失,也就是被遗忘。
短时记忆是指外界刺激以极短的时间一次呈现后,保持时间在1分钟以内或是几分钟的记忆。短时记忆的容量有限,如果超过短时记忆的容量或插入其他活动,短时记忆就会受到干扰而发生遗忘。
为扩大短时记忆的容量,我们可采用“组块”的方法来记忆,也就是将小的记忆单位组合成大的单位,这时较大的记忆单位叫作“块”。例如,将单个汉字(人、学、机)变成双字的词(人民、学习、机器)来记忆,短时记忆的容量便扩大了一倍。
短时记忆中的信息是当前大脑正在加工的信息,因而是可以被意识到的。在短时记忆中,大脑加工信息的时候,有时需要借助已有的知识经验,这时又要从长时记忆中把这些知识经验提取到短时记忆中。因此,短时记忆中既有从瞬时记忆中转来的信息,也有从长时记忆中提取出来的信息,它们都是当前正在加工的信息,所以短时记忆又叫工作记忆。短时记忆的信息经过复述,不管是机械复述,还是运用记忆术所做的精细复述,只要定时复习,就都可以转入长时记忆系统。
长时记忆是指永久性的信息存储,一般能保持多年甚至终身。
长时记忆中存储的信息如果不是有意回忆,人们是不会意识到的。只有当人们需要借助已有的知识经验时,长时记忆存储的信息再次被提取到短时记忆中,才能被人们意识到。
想要提高信息的存储量和时长,首先,我们在记忆时要集中注意力筛选信息,留住想要存储的信息;其次,要充分调动原有的信息并产生联想,让信息存入多个“抽屉”;最后,刻意复习,按照遗忘曲线定期复习。
记忆周期:
第一个记忆周期:5分钟。
第二个记忆周期:30分钟。
第三个记忆周期:12小时。
第四个记忆周期:1天。
第五个记忆周期:2天。
第六个记忆周期:4天。
第七个记忆周期:7天。
第八个记忆周期:15天。
对于快速记忆,已经有非常强大而科学的方式,比如记忆宫殿、数字编码记忆、图像记忆、编故事等,如有兴趣,你可以寻找专业训练记忆的书籍。当然,我推荐和强调这些内容是为了突出记忆的重要性,并不是说所有信息都要输入长时记忆中,而是记忆也应该遵循物竞天择的原则——谁重要谁就留下,其他的自然淘汰,存储真正值得记忆的内容,抓住主干,不纠结于细节。
如果大脑对一个信息进行了加工处理却不展示出来,我们就无法进行沟通,也无法让其他人理解我们。也就是说,我们无法与外界产生连接。
想得清楚,然后要说得通顺,干得明白、漂亮。
呈现结果的常见表达方式有:写、说、肢体表达、行动。
图2-3 呈现结果常见表达方式
很多人对于“写”充满了畏惧,认为自己没有好的文笔、没有文学底蕴,写文章或者报告是很艰难的事情。有这样认知的人,对于“写”这件事没有进行深入分析。
我们很小的时候,老师就说写文章要先写大纲,大纲是什么呢?它是一篇文章的内在逻辑,内在的思维结构。也就是说,一篇文章的内在结构是最重要的,围绕着我们想要表达的中心思想开展,进行各种论述和论证。如果没有内在结构,我们想表达的内容能不能呈现出来就很难把控,而且还容易出现偏题的情况。所以对于写作而言,文笔是从60分到90分的利器,而思维结构却是能不能及格的关键。
“写”,先明确主题,再罗列大纲,接着为大纲里的每一条论点配上论据(案例、数据等)。 在这个基础之上,才是比拼写作手法、形式和风格。
“说”和“写”是一样的,口头表达也要先明确表达的结构,再找合适的词汇、句式说出来。“说”没有“写”那么严谨,却能更加体现情感,其中,语音、语气、语调起了关键作用。
语音指的是音色和声音大小。音色属于专业领域,一般人很难改变。声音大小却是可以根据情况改变的,原则就是让应该听的人听见。演讲培训时就得用高音量,在图书馆时就得用只够一个人听得到的低音量。
语气是情绪的载体,心情好不好常常都在语气里,所以表达前调整自己的情绪和身体状态很重要。这也是为什么很多销售公司会要求销售员给客户打电话的时候要站着打,站着的精神状态能通过语气传递并感染客户。
语调指的是抑扬顿挫,我们想表达出感染力和画面感,就要学会用抑扬顿挫来呈现。想想那些让你捧腹大笑的相声、逗笑你的话,往往是带有抑扬顿挫的配合,那句经典的“我是小沈阳,英文名是xiao shen yangr”如果没有后面儿化音的弯调,还会让人记忆犹新吗?所以 在表达时,基于情感,在关键词句或者末尾词上将音调拉高、降低、停顿,或者语速快慢来配合,体现出当下的情感,会让我们的表达效果翻倍。
早在1971年,加州大学洛杉矶分校(UCLA)的艾伯特·梅拉比安(Albert Mehrabian)教授就提出,有效沟通包含三大要素,这三个要素对沟通结果的重要性占比分别为:肢体语言55%,语音、语气、语调38%,而文字内容仅有7%的意义。
虽然随着科技的发展,我们越来越依赖线上沟通(线上沟通没有肢体语言的因素),但是面对面沟通时的信任感是线上沟通很难实现的,其中肢体语言就起了关键作用。也就是说,肢体语言足以让我们看到彼此未曾透漏的讯息,所以就算你一声不吭,对方也能从你的外在形象、姿态、眼神和动作中探测出你对他或者对本次话题是好感还是反感,是支持还是犹豫不决。同样地,即使一个人话说得再好听,我们也可能从对方身体的紧绷和逃避中,知道对方在说谎或者不自信。
同样的话,通过不同的肢体语言会表达出不同的效果,比如同事请你帮忙拿文件。
1. 你拿起文件扔在他桌上,说“给你”。
2. 你拿起文件轻轻放在他桌上,说“给你”。
以上两种情况,口头表达虽然相同,但两种肢体语言却会得到同事不同的反馈,因为它们透漏了不同的态度。所以肢体语言要配合口头表达,传递一致的情感,而不是“口是体非”,让别人看不懂或者误解我们的想法,认为我们“阴阳怪气”或“别扭”。
很多人在呈现信息时只停留在书面和口头表达上,极少有人把行动也归类进去,其中有两个原因,第一是表达本身很具体,自带传播功能,能直接传递给对方信息,而行动却是需要对方观察、判断、归纳才能得出具体的信息。第二是时间因素,表达是立刻生效的,而行动却需要整个行动周期完成后才能生效,对方不一定有这么长的时间来等待。
在职场中,这两个要素能因为大家长期在同一个空间、围绕同一项工作得到有效缓解,这时行动比表达更能见真章。也许你的老板只能通过你的表达来判断你的价值,但是你的直属上级和同事却是根据你的直接行动评估你的能力,因此行动是企业中基层呈现自身实力最有效的方式。
行动要遵循的思维结构有很多,因为不同的行动而变化,其中PDCA却是任何行动都可以遵循的原则和思维,P是计划(Plan),D是执行(Do),C是检查(Check),A是调整(Act)。
PDCA意味着行动不是无的放矢,而是有规划、有进程地执行;也不是无疾而终,而是有结果、有反馈地落地。人人都会行动,只有少数人会对行动的结果负责,做到有始有终,这部分脱颖而出的人往往就是精英。PDCA是不断循环的过程,在第一个PDCA里发现的问题,会成为第二个PDCA循环里的一部分,比如实施培训时发现学员手册可以修改,那么在第二次培训的规划里,修改学员手册就会成为计划的一部分,像这样不断地循环和改进,我们就能在行动里提升自己呈现结果的能力。
呈现信息的方式多种多样,无论是书面、口头还是行动,首要的是思考清楚。都说“我手写我心”,“写”指的就是各种呈现信息的方式,而“心”便是内心的思考和情感。思维先行,才言之有物,行之有方。