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本章导读
在文档中插入文本并进行简单的设置，是Word 2007最基本的操作。使用Word可以方便地记录文本内容，并能够根据需要设置文字的样式，从而制作出公司年度总结报告、个人工作报告、租赁协议、请假条、邀请函、思想汇报等各类说明性文档。本章主要介绍输入文本、编辑文本、设置字体格式、设置段落格式、添加页面背景及审阅文档等内容。
思维导图
公司年度总结报告是公司一年经营情况的总结，制作公司年度总结报告时，不仅要总结本年度公司的经营状况，还要为下一年度的工作进行安排。
公司年度总结报告是公司对一年来的经营状况进行回顾和分析，从中找出经验和教训，引出规律性认识，以指导今后工作和公司发展方向的一种应用文体。其内容包括公司一年来的情况概述、成绩、经验教训以及下一年的工作计划及安排。在制作公司年度总结报告时应注意以下几点。
① 总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件，以及工作的环境和基础等进行分析。
② 成绩和缺点。这是总结的中心，总结的目的就是要肯定成绩并找出缺点。成绩有哪些，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。
③ 经验和教训。为便于公司下一年工作的顺利开展，需对以往工作中的经验和教训进行分析、研究、概括、集中并上升到理论的高度来认识。
④ 下一年度的计划及工作安排。根据今后的工作任务和要求，吸取前一年工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。
制作公司年度总结报告可以按照以下思路进行。
① 创建文档并输入公司年度总结报告内容。
② 为报告内容设置字体格式、添加字体效果。
③ 设置段落格式、添加项目符号和编号。
④ 邀请别人审阅自己的文档，以便使制作的公司年度总结报告更准确。
⑤ 根据需要设计封面，并保存文档。
本案例主要涉及以下知识点。
① 创建文档。
② 输入和编辑文本。
③ 设置字体格式、添加字体效果等。
④ 设置段落对齐、段落缩进、段落间距等。
⑤ 设置页面颜色、填充效果等。
⑥ 添加和删除批注、回复批注、接受修订等。
⑦ 添加空白页面。
⑧ 保存文档。
在创建公司年度总结报告文档时，首先需要打开Word 2007，创建一份新文档，具体操作步骤如下。
第1步 单击操作系统任务栏中的【开始】按钮，在弹出的菜单中选择【所有程序】→【Microsoft Office】 →【Microsoft Office Word 2007】选项，如下图所示。
第2步 即可启动Word 2007，并创建一个名称为“文档1”的空白文档，如下图所示。
第3步
单击【Office】按钮
，在弹出的下拉菜单中选择【保存】选项，如下图所示。
第4步 弹出【另存为】对话框，选择文档的保存位置，在【文件名】文本框中输入文档名称“公司年度总结报告”，单击【保存】按钮，如下图所示，即可完成创建公司年度总结报告文档的操作。
文本的输入非常简单，只要会使用键盘打字，就可以在文档的编辑区域输入文本内容。公司年度总结报告文档保存成功后，即可在文档中输入文本内容。
由于Windows的默认语言是英语，语言栏显示的是美式键盘图标，因此，如果不进行中/英文切换就以汉语拼音的形式输入，那么在文档中输出的文本就是英文。
可以按【Ctrl+空格】组合键切换至中文输入法，输入中文和中文标点符号的具体操作步骤如下。
第1步 单击语言栏中的美式键盘图标，在弹出的快捷菜单中选择中文输入法，这里选择【中文（简体）搜狗拼音输入法】选项，如下图所示。
|提示|
一般情况下，在Windows操作系统中可以按【Ctrl+Shift】组合键切换输入法，也可以按住【Ctrl】键，然后使用【Shift】键切换。
第2步 此时在Word文档中输入中文内容，如下图所示。
第3步
在输入的过程中，当文字到达一行的最右端时，输入的文本将自动跳转到下一行。如果在未输入完一行时想要换行输入，则可按【Enter】键来结束一个段落，这样会产生一个段落标记“
”，然后再输入其他内容，如下图所示。
第4步 将鼠标光标放置在文档中第二行文字的句末，按键盘上的【/】键，即可输入符号“、”，如下图所示。
第5步 输入其他内容并按【Shift+; 】组合键，即可在文档中输入一个中文的全角冒号“:”，如下图所示。
第6步 输入其他正文内容，可以打开随书光盘中的“素材\ch02\公司年度总结．docx”文件，将其内容粘贴至文档中，如下图所示。
|提示|
单击【插入】选项卡下【符号】组中【符号】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的标点符号，也可以将标点符号插入文档中。
在编辑文档时，有时也需要输入英文和英文标点符号，按【Shift】键即可在中文和英文输入法之间切换。下面以使用搜狗拼音输入法为例，介绍输入英文和英文标点符号的操作方法。
在中文输入法的状态下，按【Shift】键，即可切换至英文输入法状态，然后在键盘上按相应的英文字母键，即可输入英文。输入英文标点符号和输入中文标点符号的方法相同，如按【Shift+1】组合键，即可在文档中输入一个英文的感叹符号“!”，如下图所示。
在文档中输入完文本后，可以在末尾处加上文档创建的日期和时间。
第1步
将鼠标光标放置在最后一行末尾，按【Enter】键执行换行操作，单击【插入】选项卡下【文本】组中的【日期和时间】按钮
，如下图所示。
第2步 弹出【日期和时间】对话框，在【语言】选项下拉列表框中选择【中文】选项，在【可用格式】列表框中选择一种格式，单击【确定】按钮，如下图所示。
第3步 即可为文档插入当前的日期，如下图所示。
|提示|
在【日期和时间】对话框中选择一种时间类型，单击【确定】按钮即可插入时间，如下图所示。
输入年度总结报告内容之后，即可利用Word编辑文本，编辑文本包括选择文本、复制和剪切文本及删除文本等。
选择文本时既可以选择单个字符，也可以选择整篇文档。选择文本的方法主要有以下几种。
选择文本最常用的方法就是拖曳鼠标选取。采用这种方法可以选择文档中的任意文本，该方法是最基本和最灵活的选取方法。具体操作步骤如下。
第1步 将鼠标光标放在要选择的文本的开始位置，如放置在第3行的位置，如下图所示。
第2步 按住鼠标左键并拖曳，这时选中的文本会以阴影的形式显示，如下图所示。选择完成，释放鼠标左键，鼠标指针经过的文字就被选中了。单击文档的空白区域，即可取消文本的选择。
在不使用鼠标的情况下，可以利用键盘上的组合键来选择文本。使用键盘选择文本时，需先将插入点移动到将选文本的开始位置，然后按相关的组合键即可，如下表所示。
用键盘选择文本的具体操作步骤如下。
第1步 在文本起始位置单击，然后按住【Shift】键的同时单击文本的终止位置，此时可以看到起始位置和终止位置之间的文本已被选中，如下图所示。
第2步 取消之前的文本选择，然后按住【Ctrl】键的同时拖曳鼠标，可以选择多个不连续的文本，如下图所示。
通常情况下，在Word文档中的文字上双击，即可选中鼠标光标所在位置处的词语，如下图所示。如果在单个文字上双击，如“的”“嗯”等，则只能选中一个文字；放在一个词组之间则可以选中一个词组。
将鼠标光标放置在段落前并双击，可选中整个段落。如果将鼠标光标放置在段落内并双击，则可选中鼠标光标所在位置后的词组。
将鼠标光标放置在段落前，连续三次单击鼠标左键，可选中整篇文档。如果将鼠标光标放置在段落内，连续三次单击鼠标左键，可选中整个段落。
复制文本和剪切文本的不同之处在于，前者是把一个文本信息放到剪贴板中以供复制出更多的文本信息，但原来的文本还在原来的位置；后者也是把一个文本信息放入剪贴板中以复制出更多的文本信息，但原来的文本已经不在原来的位置。
当需要多次输入同样的文本时，使用复制文本可以使原文本产生更多同样的信息，比多次输入同样的内容更为方便，具体操作步骤如下。
第1步 选择文档中需要复制的文本并右击，在弹出的快捷菜单中选择【复制】选项，如下图所示。
第2步
单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的
按钮，在打开的【剪贴板】窗格中即可看到复制的内容，将鼠标光标定位至要粘贴到的位置，单击剪贴板中要粘贴的内容，如下图所示。
第3步 即可将复制的内容插入文档中光标所在位置，此时文档中已被插入刚刚复制的内容，但原来的文本信息还在原来的位置，如下图所示。
|提示|
用户也可以使用【Ctrl+C】组合键复制内容，使用【Ctrl+V】组合键粘贴内容。
如果用户需要修改文本的位置，可以使用剪切文本来完成，具体操作步骤如下。
第1步
选择文档中需要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮
，如下图所示。
第2步 即可看到选择的文本已经被剪切掉，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮，如下图所示，即可完成剪切文字的操作。
|提示|
用户可以使用【Ctrl+X】组合键剪切文本，再使用【Ctrl+V】组合键将文本粘贴到需要的位置。
如果不小心输错了内容，可以选择删除文本，具体操作步骤如下。
第1步 选择需要删除的文本，如下图所示。
第2步 按【Delete】键，即可将选择的文本删除，如下图所示。
|提示|
用户也可以使用【Backspace】键将要删除的文本删除
在输入所有内容之后，用户即可设置文档中的字体格式，并给字体添加效果，从而使文档看起来层次分明、结构工整。
设置文档中文本的字体和大小，具体操作步骤如下。
第1步
选中文档中的标题，单击【开始】选项卡下【字体】组中的
按钮，如下图所示。
第2步 在弹出的【字体】对话框中选择【字体】选项卡，单击【中文字体】文本框后的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【华文楷体】选项，选择【字号】列表框中的【二号】选项，单击【确定】按钮，如下图所示。
第3步 即可看到设置字体和字号后的文本效果。选中第2行文本，单击【开始】选项卡下【字体】组中的【字体】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【华文楷体】选项，如下图所示。
第4步 即可完成字体的设置。单击【开始】选项卡下【字体】组中的【字号】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【14】选项，文本效果如下图所示。
第5步 根据需要设置其他标题和正文的字体和字号，设置完成后的效果如下图所示。
|提示|
选择文本后，单击【开始】选项卡下【字体】组中的【加粗】按钮，可为选择的文本设置加粗效果。单击【倾斜】按钮，可为选择的文本设置倾斜效果。单击【颜色】按钮，可为选择的文本设置不同的颜色。
有时为了突出文档标题，用户也可以给字体添加效果，具体操作步骤如下。
第1步
选中文档中的标题，单击【开始】选项卡下【字体】组中的
按钮，如下图所示。
第2步 在弹出的【字体】对话框中选择【字体】选项卡，选中【效果】栏中的【阳文】复选框，单击【确定】按钮，如下图所示。
第3步 即可看到添加字体效果后的效果，如下图所示。
|提示|
在【字体】对话框中，可以选中【删除线】【阴影】【空心】【上标】等复选框，对选中文本的字体效果进行相应的设置
段落指的是两个段落标记之间的文本内容，是独立的信息单位，具有自身的格式特征。段落格式是指以段落为单位的格式设置。设置段落格式主要是指设置段落的对齐方式、段落缩进、间距，以及添加项目符号和编号等。
Word 2007的段落格式命令适用于整个段落，将光标置于任意位置都可以选择段落并设置段落格式。设置段落对齐的具体操作步骤如下。
第1步
将光标放置在要设置对齐方式段落中的任意位置，单击【开始】选项卡下【段落】组中的
按钮，如下图所示。
第2步 在弹出的【段落】对话框中选择【缩进和间距】选项卡，在【常规】栏中单击【对齐方式】文本框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【居中】选项，如下图所示。
第3步 单击【确定】按钮即可将文档中第一段内容设置为居中对齐方式，效果如下图所示。
第4步
选择文档最后的日期文本，单击【开始】选项卡下【段落】组中的【右对齐】按钮
，将日期文本设置为右对齐，效果如下图所示。
|提示|
还可以单击【段落】组中的【左对齐】【两端对齐】【分散对齐】按钮，对选中的文本进行相应的设置
段落缩进是指段落到左右页边距的距离。根据中文的书写形式，通常情况下，正文中的每个段落都会首行缩进两个字符。设置段落缩进的具体操作步骤如下。
第1步
选择文档中正文第一段内容，单击【开始】选项卡下【段落】组中的
按钮，如下图所示。
第2步 弹出【段落】对话框，单击【缩进】组中【特殊格式】文本框的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【首行缩进】选项，并设置【磅值】为【2字符】（可以单击其后的微调按钮设置，也可以直接输入），然后单击【确定】按钮，如下图所示。
|提示|
在【缩进】组中还可以根据需要设置左侧或右侧的缩进。
第3步 即可看到为所选段落设置段落缩进后的效果，如下图所示。
第4步 使用同样的方法为总结报告中其他正文段落设置首行缩进，如下图所示。
|提示|
在【段落】对话框中除了可以设置首行缩进外，还可以设置文本的悬挂缩进。
设置间距指的是设置段落间距和行距，段落间距是指文档中段落与段落之间的距离，行距是指行与行之间的距离。设置段落间距和行距的具体操作步骤如下。
第1步
选中标题下的第一段内容，单击【开始】选项卡下【段落】组中的
按钮，如下图所示。
第2步 在弹出的【段落】对话框中选择【缩进和间距】选项卡，在【间距】栏中分别设置【段前】和【段后】为【0.5行】，在【行距】下拉列表中选择【1.5倍行距】选项，单击【确定】按钮，如下图所示。
第3步 即可完成第一段内容间距的设置，效果如下图所示。
第4步 使用同样的方法设置文档中其他内容的段落间距，最终效果如下图所示。
在文档中使用项目符号和编号，可以使文档中的重点内容突出显示。
项目符号就是在一些段落的前面加上完全相同的符号。添加项目符号的具体操作步骤如下。
第1步
选中需要添加项目符号的内容，单击【开始】选项卡下【段落】组中【项目符号】按钮
的下拉按钮，在弹出的【项目符号库】列表中选择一种样式，即可将选择的项目符号样式应用至所选的段落中。如果要自定义项目符号样式，可以单击【定义新项目符号】按钮，如下图所示。
第2步 在弹出的【定义新项目符号】对话框中单击【项目符号字符】栏中的【符号】按钮，如下图所示。
第3步 在弹出的【符号】对话框的列表框中选择一种符号样式，单击【确定】按钮，如下图所示。
第4步 返回【定义新项目符号】对话框并再次单击【确定】按钮，新添加项目符号的效果如下图所示。
文档编号是按照大小顺序为文档中的行或段落添加编号。在文档中添加编号的具体操作步骤如下。
第1步 选中文档中需要添加编号的段落，如下图所示。
第2步
单击【开始】选项卡下【段落】组中【编号】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择一种编号样式，如下图所示。
第3步 即可看到编号添加完成后的效果，如下图所示。
第4步 使用同样的方法，为其他段落添加编号。
在Word 2007中，用户也可以给公司年度总结报告文档添加页面背景，以使文档看起来生动形象，充满活力。
在设置完文档的字体和段落格式之后，用户可以在文档中添加背景颜色，具体操作步骤如下。
第1步
单击【页面布局】选项卡下【页面背景】组中【页面颜色】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择一种颜色，如下图所示。
第2步 即可给文档页面填充上纯色背景，效果如下图所示。
除了可以给文档设置背景颜色外，用户也可以给文档背景设置填充效果，具体操作步骤如下。
第1步
单击【页面布局】选项卡下【页面背景】组中【页面颜色】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【填充效果】选项，如下图所示。
第2步 弹出【填充效果】对话框，选择【渐变】选项卡，在【颜色】栏中选中【双色】单选按钮，单击【颜色1】下拉列表框，在弹出的列表中选择一种颜色，如下图所示。
|提示|
还可以根据需要设置纹理填充、图案填充或图片填充。
第3步 单击【颜色2】下拉列表框，在弹出的列表中选择一种颜色，这里选择【白色，背景1，深色5%】选项。在【底纹样式】栏中选中【角部辐射】单选按钮，然后单击【确定】按钮，如下图所示。
第4步 完成填充效果的设置后，效果如下图所示。
使用Word编辑文档之后，通过审阅功能，才能递交出一份完整的公司年度总结报告。
批注是文档的审阅者为文档添加的注释、说明、建议和意见等信息。
添加批注的具体操作步骤如下。
第1步
在文档中选择需要添加批注的文本，单击【审阅】选项卡下【批注】组中的【新建批注】按钮
，如下图所示。
第2步 在文档右侧出现的批注框中输入批注的内容即可，如下图所示。
第3步 使用同样的方法，在文档中的其他位置添加批注内容，如下图所示。
当不再需要文档中的批注时，用户可以将其删除。删除批注有以下3种方法。
（1）选择要删除的批注，单击【审阅】选项卡下【批注】组中【删除】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【删除】选项，如下图所示，即可删除单个批注。
（2）选择要删除的批注，单击【审阅】选项卡下【批注】组中【删除】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【删除文档中的所有批注】选项，如下图所示，即可删除所有批注。
（3）在要删除的批注或添加了批注的文本上右击，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】选项，如下图所示。
修订是显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的标记。修订文档的具体操作步骤如下。
第1步
单击【审阅】选项卡下【修订】组中【修订】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【修订】选项，如下图所示。
第2步 即可使文档处于修订状态，此时文档中所做的所有修改内容将被记录下来，如下图所示。
如果修订的内容是正确的，这时即可接受修订。接受修订的具体操作步骤如下。
第1步 选择第一条修订内容，如下图所示。
第2步
单击【审阅】选项卡下【更改】组中【接受】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【接受并移到下一条】选项，如下图所示。
第3步 即可接受文档中选择的修订，并自动选择下一条修订，如下图所示。
第4步 如果所有修订都是正确的，需要全部接受。单击【审阅】选项卡下【更改】组中【接受】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【接受对文档的所有修订】选项即可，如下图所示。再次单击【审阅】选项卡下【修订】组中的【修订】按钮，结束修订状态。
|提示|
如果要拒绝修订，可以单击【审阅】选项卡下【更改】组中【拒绝】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【拒绝修订】选项即可，如下图所示。
为公司年度总结报告文档设计封面，可以使制作的报告文档更加专业。设计封面的具体操作步骤如下。
第1步 将鼠标光标放置在文档开始的位置，单击【插入】选项卡下【页面】组中的【空白页】按钮，如下图所示。
第2步 即可在文档中添加一个新页面，如下图所示。
第3步 在封面中输入“年度总结报告”文本内容，并在每个字后面按【Enter】键换行。选中【年度总结报告】文本，设置【字体】为【华文楷体】, 【字号】为【60】，效果如下图所示。
第4步 选中封面中的内容，单击【开始】选项卡下【段落】组中的【居中】按钮，将文本设置为【居中】对齐，如下图所示。
第5步 在“年度总结报告”文本下方输入落款和日期，并根据需要调整字体格式，效果如下图所示。
公司年度总结报告文档制作完成后，就可以保存制作后的文档了。
对已存在文档有3种方法可以保存更新。
① 单击【Office】按钮
，在弹出的下拉列表中选择【保存】选项，如下图所示。
② 单击快速访问工具栏中的【保存】图标
。
③ 按【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。
与制作公司年度总结报告类似的文档还有制作个人工作总结报告、房屋租赁协议书、公司合同、产品转让协议等。制作这类文档时，除了要求内容准确外，还要求条理清晰。下面就以制作房屋租赁协议书为例进行介绍。
新建空白文档，并将其保存为“房屋租赁协议书．docx”文档。根据需求输入房屋租赁协议的内容，并根据需要修改文本内容，效果如下图所示。
设置字体的样式，并根据需要设置段落格式，添加项目符号及编号，效果如下图所示。
添加背景并插入空白页，输入封面内容并根据需要设置字体样式，效果如下图所示。
将制作完成的房屋租赁协议书发给其他人审阅，并根据批注修订文档，确保内容无误后，保存文档，效果如下图所示。
在Word 2007中为汉字添加拼音，具体操作步骤如下。
第1步
新建空白文档，输入并选中要加注拼音的文字，单击【开始】选项卡下【字体】组中的【拼音指南】按钮
，如下图所示。
第2步 在弹出的【拼音指南】对话框中单击【组合】按钮，把汉字组合成一行，单击【确定】按钮，即可为汉字添加上拼音，如下图所示。
数学公式在编辑数学方面的文档时使用非常广泛。在Word 2007中，可以直接使用【公式】按钮来输入数学公式，具体操作步骤如下。
第1步
启动Word 2007，新建一个空白文档，选择【插入】选项卡，在【符号】选项组中单击【公式】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【二项式定理】选项，如下图所示。
第2步 返回Word文档中即可看到插入的公式，如下图所示。输入公式后，用户还可以根据需要编辑插入的公式。
在编辑文档的过程中，输入一些公式定理、单位或数学符号时，经常需要输入上标或下标。下面具体讲解其输入方法。
（1）输入上标
输入上标的具体操作步骤如下。
第1步
在文档中输入一段文字，例如，这里输入“A2+B=C”，选择字符中的数字“2”，单击【开始】选项卡下【字体】组中的【上标】按钮
，如下图所示。
第2步 即可将数字“2”变成上标格式，如下图所示。
（2）输入下标
输入下标的方法与输入上标类似，具体操作步骤如下。
第1步
在文档中输入“H2O”字样，选择字符中的数字“2”，单击【开始】选项卡下【字体】组中的【下标】按钮
，如下图所示。
第2步 即可将数字“2”变成下标格式，如下图所示。
