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本章导读
Word、Excel、PPT是办公人士常用的Office系列办公组件，受到广大办公人士的喜爱，本章就来介绍Word、Excel、PPT的最佳学习方法。
思维导图
Word 2010可以实现文档的编辑、排版和审阅，Excel 2010可以实现表格的设计、排序、筛选和计算，PowerPoint 2010主要用于设计和制作演示文稿。
Word、Excel、PPT主要应用于人力资源管理、行政文秘、市场营销和财务管理等领域。
1．在人力资源管理领域的应用
人力资源管理是一项系统又复杂的组织工作。使用Office 2010系列应用组件可以帮助人力资源管理者轻松而又快速地完成各种文档、数据报表及幻灯片的制作。例如，可以使用Word 2010制作各类规章制度、招聘启示、工作报告、培训资料等，使用Excel 2010制作绩效考核表、工资表、员工基本信息表、员工入职记录表等，使用PowerPoint 2010可以制作公司培训PPT、述职报告PPT、招聘简章PPT等。下图为使用Word 2010制作的公司聘用协议。
2．在行政文秘领域的应用
在行政文秘领域需要制作出各类严谨的文档。Office 2010系列办公软件提供了批注、审阅及错误检查等功能，用户可以方便地核查制作的文档。例如，使用Word 2010制作委托书、合同等，使用Excel 2010制作项目评估表、会议议程记录表、差旅报销单等，使用PowerPoint 2010可以制作公司宣传PPT、商品展示PPT等。下图为使用PowerPoint 2010制作的××设计团队宣传PPT。
3．在市场营销领域的应用
在市场营销领域可以使用Word 2010制作项目评估报告、企业营销计划书等，使用Excel 2010制作产品价目表、进销存管理系统等，使用PowerPoint 2010可以制作投标书、市场调研报告PPT、产品营销推广方案PPT、企业发展战略PPT等。下图为使用Excel 2010制作的销售业绩数据透视表。
4．在财务管理领域的应用
财务管理是一项涉及面广、综合性和制约性都很强的系统工程，通过价值形态对资金运动进行决策、计划和控制的综合性管理是企业管理的核心内容。在财务管理领域可以使用Word 2010制作询价单、公司财务分析报告等，使用Excel 2010可以制作企业财务查询表、成本统计表、年度预算表等，使用PowerPoint 2010可以制作年度财务报告PPT、项目资金需求PPT等。下图为使用Excel 2010制作的销售部职工工资条。
不同行业的从业人员对Office技能的要求不同，下面就以人力资源、行政文秘、市场营销和财务管理等行业为例，介绍不同行业必备的Word、Excel和PPT技能。
Office的版本由2003更新到2010，高版本软件可以直接打开低版本软件创建的文件。如果要使用低版本软件打开高版本软件创建的文档，可以先将高版本软件创建的文档另存为低版本类型，再使用低版本软件打开，进行文档的编辑。下面以Word 2010为例进行介绍。
1．Office 2010打开低版本文档
使用Office 2010可以直接打开Office 2003、Office 2007格式的文件。将Word 2003格式的文件在Word 2010文档中打开时，标题栏中则会显示出【兼容模式】字样，如下图所示。
2．低版本Office软件打开Office 2010文档
使用低版本Office软件也可以打开Office 2010创建的文件，只需要将其类型更改为低版本类型即可，具体操作步骤如下。
第1步 使用Word 2010创建一个Word文档，选择【文件】选项卡，在左侧选择【另存为】选项，如下图所示。
第2步 弹出【另存为】对话框，在【保存类型】下拉列表中选择【Word 97-2003文档】选项，单击【保存】按钮即可将其转换为低版本。之后，即可使用Word 2003打开，如下图所示。
在使用Office办公软件办公时，一些错误的操作不仅耽误文档制作的时间，影响办公效率，而且使文档看起来不美观，再次编辑时也不容易修改。下面简单介绍一些办公中必须避免的Office使用误区。
1．Word
⑴ 长文档中使用格式刷修改样式
在编辑长文档，特别是多达几十页甚至上百页的文档时，使用格式刷应用样式统一是不正确的，一旦需要修改该样式，则需要重新刷一遍，影响文档编辑速度。这时可以使用样式来管理，再次修改时，只需要修改样式，应用该样式的文本就会自动更新为新样式，【样式】下拉列表如下图所示。
⑵ 使用空格设置段落首行缩进
在编辑文档时，段前默认情况下需要首行缩进2个字符，切记不可使用空格调整，可以在【段落】对话框【缩进和间距】选项卡下的【缩进】组中设置缩进，如下图所示。
⑶ 用空格调整行间距
调整行间距或段间距时，可以在【段落】对话框【缩进和间距】选项卡下的【间距】选项区域中进行设置，如下图所示。
⑷ 按【Enter】键分页
使用【Enter】键添加换行符可以达到分页的目的，但如果在分页前的文本中删除或添加文字，添加的换行符就不能起到正确分页的作用，可以单击【插入】选项卡下【页】组中的【分页】按钮或单击【页面布局】选项卡下【页面设置】组中的【分隔符】按钮，在下拉列表中添加分页符，也可以直接按【Ctrl+Enter】组合键分页，如下图所示。
⑸ 用表格对齐特殊文本
如果要求文本在页面某个位置（如距左边界5厘米）对齐，部分初学者会使用表格设置，然后隐藏表格边框，这种方法不方便并且不容易修改，此时，可以使用制表位进行对齐，【制表位】对话框如下图所示。
⑹ 不善于使用替换
当需要在文档中删除或替换大量相同的文本时，一个个查找并进行替换，不仅浪费时间，而且还可能替换不完全，这时可以使用【查找和替换】对话框，如下图所示，在【替换】选项卡下进行替换操作。这样不仅能替换文本，还能替换格式。
⑺ 使用复制在跨页表格中添加表头
初学者往往使用复制的方法在跨页表格中添加表头，最快的方法是在选择表格后打开【表格属性】对话框，在【行】选项卡下选中【在各页顶端以标题行形式重复出现】复选框，如下图所示。
⑻ 手动添加目录
Word提供了自动提取目录的功能，只需要为需要提取的文本设置大纲级别，并为文档添加页码，即可自动生成目录，不需要手动添加，【引用】选项卡【目录】组如下图所示。
2．Excel
⑴ 一个个输入大量重复或有规律的数据在使用Excel时，经常需要输入一些重复或有规律的大量数据，一个个输入会浪费时间，可以使用快速填充功能输入，快速填充后的效果如下图所示。
⑵ 使用计算器计算数据
Excel提供了求和、平均值、最大值、最小值、计数等简单易用的函数，满足用户对数据的简单计算，不需要使用计算器即可快速计算，如下图所示。
⑶ 图表使用不恰当
创建图表时首先要掌握每一类图表的作用，如果要查看每一个数据在总数中所占的比例，这时如果创建柱形图就不能准确表达数据，因此，选择合适的图表类型很重要，如下图所示。
⑷ 不善用排序或筛选功能
排序和筛选功能是Excel的强大功能之一，能够对数据快速按照升序、降序或自定义序列进行排序，使用筛选功能可以快速并准确筛选出满足条件的数据。
3．PPT
⑴ 过度设计封面
一个用于演讲的PPT，封面的设计效果和内页保持一致即可。因为第一页PPT停留在观众视线里的时间不会太长，演讲者需要尽快进入演说的开场白部分，然后是演讲的实质内容部分，封面不是PPT要呈现的重点。
⑵ 把公司LOGO放到每一页
制作PPT时要避免把公司LOGO以大图标的形式放到每一页幻灯片中，这样不仅干扰观众的视线，还容易引起观众的反感情绪。
⑶ 文字太多
PPT页面中放置大量的文字，不仅不美观，还容易引起观众的视觉疲劳，给观众留下是在念PPT而不是在演讲的印象。因此，制作PPT时可以使用图表、图片、表格等展示文字，以吸引观众。
⑷ 动画效果不合适
使用动画是为了使重点内容等醒目，引导观众的思路，引起观众重视，可以在幻灯片中添加醒目的效果。如果选择的动画效果不合适，就会起到相反的效果。因此，使用动画的时候，要遵循动画的醒目、自然、适当、简化及创意原则。
⑸ 滥用声音效果
进行长时间的演讲时，可以在幻灯片中添加声音效果，用来吸引观众的注意力，防止听觉疲劳。但滥用声音效果，不仅不能使观众注意力集中，而且会引起观众的厌烦情绪。
⑹ 颜色搭配不合理
文字颜色与背景色过于近似，如下图中描述部分的文字颜色就不够清晰。
1．Office自学的3个步骤
学习Office办公软件，可以按照下面3个步骤进行学习。
第一步：入门。
① 熟悉软件界面。
② 学习并掌握每个按钮的用途及常用的操作。
③ 结合参考书能够制作出案例。
第二步：熟悉。
① 熟练掌握软件大部分功能的使用。
② 能不使用参考书制作出满足工作要求的办公文档。
③ 掌握大量实用技巧，节省时间。
第三步：精通。
① 掌握Office的全部功能，能熟练制作美观、实用的各类文档。
② 掌握Office软件在不同设备中的使用，随时随地办公。
2．快人一步：不得不记的快捷键
掌握Word、Excel及PowerPoint中常用的快捷键，可以提高文档编辑速度。
⑴ Word 2010常用快捷键
⑵ Excel 2010快捷键
⑶ PowerPoint 2010快捷键
3．各大组件的通用操作
Word、Excel和PowerPoint中包含很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤销、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。
⑴ 复制命令
选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮
，或按【Ctrl+C】组合键都可以复制选择的文本。
⑵ 剪切命令
选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮
，或按【Ctrl+X】组合键都可以剪切选择的文本。
⑶ 粘贴命令
复制或剪切文本后，将鼠标光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮
的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或按【Ctrl+V】组合键都可以粘贴复制或剪切的文本。
|提示|
【粘贴】下拉列表中各项的含义如下。
【保留源格式】选项：被粘贴内容保留原始内容的格式。
【匹配目标格式】选项：被粘贴内容取消原始内容格式，并应用目标位置的格式。
【仅保留文本】选项：被粘贴内容清除原始内容和目标位置的所有格式，仅保留文本。
⑷ 撤销命令
当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤销】按钮
，或按【Ctrl+Z】组合键撤销上一步的操作。
⑸ 恢复命令
执行撤销命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮
，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤销的操作。
|提示|
输入新的内容后，【恢复】按钮
会变为【重复】按钮
，单击该按钮，将重复输入新输入的内容。
⑹ 查找命令
需要查找文档中的内容时，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【查找】或【高级查找】选项，或按【Ctrl+F】组合键查找内容，即可打开【查找和替换】对话框，如下图所示。
|提示|
选择【查找】选项或按【Ctrl+F】组合键，可以打开【导航】窗格查找。
选择【高级查找】选项，可以弹出【查找和替换】对话框查找内容。
⑺ 替换命令
需要替换某些内容或格式时，可以使用替换命令。单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，即可打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】和【替换为】文本框中分别输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可，如下图所示。
4．随时随地搞定工作
Office移动信息产品的快速发展，移动通信网络的普及，只需要一部智能手机或一台平板电脑就可以随时随地进行办公，使工作更简单、更方便。
微软推出了支持Windows、Android、iPhone手机及平板电脑的Microsoft Word/Excel/PowerPoint组件。
下载并安装Microsoft Word软件，并在手机中使用同一账号登录，即可显示手机中的文件，如下图所示。
下载并编辑文档的具体操作步骤如下。如下图所示。
第1步 选择“工作报告．docx”文档，即可将其下载至手机，如下图所示。
第2步 下载完成后会自动打开该文档，效果如下图所示。
第3步 对文件中的字体进行简单的编辑，并插入工作表，效果如下图所示。
第4步
编辑完成后，点击左上角的【返回】按钮
，即可自动将文档保存至OneDrive，
5．如何阅读本书
本书以学习Word/Excel/PPT的最佳结构来分配章节，第0章可使读者了解Word/Excel/PPT的应用领域，明白如何学习Word/Excel/PPT。第1篇可使读者掌握Word 2010的使用方法，包括安装与设置Office 2010、Word的基本操作、使用图和表格及长文档的排版。第2篇可使读者掌握Excel 2010的使用方法，包括Excel的基本操作、表格的美化、数据的处理与分析、图表、数据透视图与数据透视表、公式和函数的应用等。第3篇可使读者掌握PPT的使用方法，包括PPT的基本操作、图形和图表的应用、动画和多媒体的应用、放映幻灯片等。第4篇可使读者掌握Outlook办公应用和OneNote办公应用等操作。第5篇可使读者掌握办公秘籍，包括办公设备的使用及Office组件间的协作。