一家企业有没有风险与合规管理的文化,首先可以观察其行为准则有没有体现风险与合规管理的要求。行为准则体现了组织的价值观和风险偏好,它是根据法律要求、公司管理要求转换而来的,倡导员工按正确的方式行事,其地位高于其他一切内部规范与流程。
行为准则一般由公司层面制定,有的采购组织也会将公司的行为准则进一步转换为采购的行为准则、高压线或红线。在通常情况下,其内容一般包括以下方面:
(1)企业的核心价值观,比如诚信、公平、可持续。
(2)所倡导的做事方式,比如“做专业的采购”。
(3)采购合规的内涵,比如遵守法律法规和道德规范的要求。
(4)对风险与合规管理的态度,比如“对腐败的零容忍”。
(5)触犯红线的后果与应对方式,比如“违规必究”。
将这些行为准则以简洁清晰的方式表达出来,并方便员工获取,在无形之中可以影响员工的风险与合规意识以及行为举止。以下是中国采购商学院所制定的采购行为准则。
【知识链接】 《中国采购商学院采购8D行为准则》
1.做专业的采购,用专业创造价值。
2.做重信守诺的采购,按合同履行买方义务。
3.做道德高尚的采购,公平对待供应商。
4.做遵纪守法的采购,确保采购行为合规。
5.做自律的采购,拒绝不正当利益。
6.做主动服务的采购,管理需求并提供增值解决方案。
7.做不断精进的采购,追求卓越与持续创新。
8.做积极倡导社会责任的采购,优先选择履行社会责任的供应商。
小师妹插嘴
这里的8D说的是质量管理领域的8D问题解决方法吗?
学霸掉书袋
这里的8D是指8个“DO”,是中国采购商学院向全体采购人倡议的8个方面。
我们来看看敏实集团的道德与行为指南:当我们中的任何人发现或怀疑存在一些不合理或不道德的事情时,都有义务采取行动并勇敢说出。但是,怎样确定何时勇敢说出或确定某种行为是否得当呢?图2-1所示流程可以作为简要准则,帮你进行判断。如果你不能对所有问题都给出肯定答案,那么就应该勇敢说出,寻求帮助!这表明了该公司提倡发现问题、鼓励举报的态度。
图2-1 敏实集团的道德与行为指南
行为准则规定“应该做什么”,而高压线和红线往往规定“不能做什么”,如果违反,需要接受严厉的处罚。
【拓展阅读】
浙江省财政厅、监察厅2007年发布的《浙江省政府采购行为规范和责任追究暂行办法》,给政府采购单位和工作人员划定了15条不能逾越的“红线”,部分内容摘录如下:
·不得先采购后确认,或者化整为零规避公开招标和政府采购监管;
·不得利用政府采购业务委托职权向采购代理机构索取不正当利益;
·无正当理由不得改变候选供应商顺序或者在候选供应商之外确定中标成交供应商;
·无正当理由不得拖延或拒绝与中标成交供应商签订合同;
·不得签订有悖于采购结果的合同或补充协议等。
在行为准则的基础上,采购可以制定更加具体的政策和制度,如礼品与招待政策、产品质量责任政策等。