3.4　文档的格式转换

Office 2019文档可以被保存为多种文档格式，如Web页面格式。同时，Office 2019应用程序之间也可以实现文档格式的相互转换，如将Word文档直接转换为PowerPoint文档。另外，借助于加载项可以实现将Office 2019文档转换为常用的PDF文档和XPS文档。

3.4.1　将文档转换为Web页面

为了将文档方便地在互联网和局域网上发布，用户需要将文档保存为Web页面文件。Word、Excel和PowerPoint都能够将文档保存为Web页面，这种页面文件使用HTML文件格式。下面以将一个Word文档转换为网页文件为例介绍具体的操作方法。

步骤1： 打开Word文档，单击“文件”按钮，然后在左侧窗格内单击“另存为”按钮，在中间的“另存为”窗格内左键双击“这台电脑”按钮，如图3-46所示。

步骤2： 弹出“另存为”对话框，定位至文档的保存位置，在“文件名”右侧的文本框内输入名称，并单击“保存类型”右侧的下拉按钮选择“网页”，如图3-47所示。

步骤3： 单击“更改标题”按钮，弹出“输入文字”对话框，在“页标题”文本框内输入页标题后单击“确定”按钮关闭对话框，如图3-48所示。

步骤4： 返回“另存为”对话框，单击“保存”按钮关闭“另存为”对话框。定位至网页文档的保存位置，即可看到刚才保存的页面文件及其资源文件夹，如图3-49所示。

步骤5： 左键双击网页文件即可打开浏览器查看文档内容，如图3-50所示。

3.4.2　将文档转换为PDF或XPS格式

将Office文档转换为PDF或XPS格式，也是一项常用的操作。PDF和XPS是固定版式的文档格式，可以保留文档格式并支持文件共享。进行联机查看或打印文档时，文档可以完全保持预期的格式，且文档中的数据不会轻易被更改。此外，PDF文档格式对于使用专业印刷方法进行复制的文档十分有用。下面以Word 2019为例介绍将文档转换为PDF文档的操作方法。

步骤1： 打开Word文档，单击“文件”按钮，然后在左侧窗格内单击“导出”按钮，在中间的“导出”窗格内单击“创建PDF/XPS文档”按钮，再在右侧窗格内单击“创建PDF/XPS”按钮，如图3-51所示。

步骤2： 弹出“发布为PDF或XPS”对话框，定位至文档的保存位置，然后在“文件名”右侧的文本框内输入名称，单击“保存类型”右侧的下拉按钮选择文档保存类型。这里选择将文档保存为PDF文档，如图3-52所示。

步骤3： 在对话框的“优化”栏中，根据需要进行设置。如果需要在保存文档后立即打开该文档，可以勾选“发布后打开文件”前的复选框。如果文档需要高质量打印，则应单击选中“标准（联机发布和打印）”单选按钮。如果对文档打印质量要求不高，而且需要文件尽量小，可单击选中“最小文件大小（联机发布）”单选按钮，如图3-53所示。

步骤4： 单击“选项”按钮打开“选项”对话框，在对话框中可以对打印的页面范围进行设置，同时可以选择是否打印标记以及选择输出选项。完成设置后，单击“确定”按钮关闭“选项”对话框，如图3-54所示。

步骤5： 返回“发布为PDF或XDF”对话框，单击“发布”按钮即可将文档保存为PDF文档，打开该PDF文档，如图3-55所示。

技巧点拨： 如果要将文档转换为XPS文档，在“发布为PDF或XPS”对话框将保存类型设置为“XPS文档”即可，如图3-56所示。