2.3　设置功能区

在Office 2019的程序窗口中，上方看起来像菜单的名称其实是功能区的名称。单击这些名称并不会打开菜单，而是切换至与之对应的功能区面板。每个功能区根据功能的不同又分为若干个组，最常用的命令放到了最醒目的位置，使操作更为方便。

2.3.1　设置功能区屏幕提示

Office 2019为用户提供了屏幕提示功能，方便用户在使用时查看功能区中各个命令按钮的功能。将鼠标悬停于功能区的某个按钮上，即可显示该按钮的有关操作信息，包括按钮名称、功能介绍等。这个屏幕提示是可以设置其显示或隐藏的，下面以Word 2019为例介绍一下详细的操作方法。

步骤1： 将鼠标悬停于功能区的某个按钮上，即可显示该按钮的功能技巧点拨信息，如图2-19所示。

步骤2： 单击“文件”按钮，选择“选项”选项，打开“Word选项”对话框。在左侧的选项窗格内单击“常规”按钮，然后在“用户界面选项”窗格内单击“屏幕提示样式”右侧的下拉列表，选择“不在屏幕提示中显示功能说明”选项，单击“确定”按钮，如图2-20所示。

步骤3： 返回至Word 2019的程序主界面，将鼠标悬停于功能区的某个按钮上，只显示按钮名称，如图2-21所示。

步骤4： 单击“屏幕提示样式”右侧的下拉列表，选择“不显示屏幕提示”选项，单击“确定”按钮，如图2-22所示。

步骤5： 返回至Word 2019的程序主界面，将鼠标悬停于功能区的某个按钮上，按钮名称和功能说明都不再显示，如图2-23所示。

2.3.2　自定义功能区

自定义功能区是指对功能区的选项卡、组和命令按钮进行自定义、添加或删除。通过自定义功能区，用户可以在用户界面增加新的选项卡与功能组，并将一些自己常用的功能命令放在一个选项卡或组内集中管理。下面以Word 2019自定义功能区为例进行介绍。

步骤1： 打开Word 2019，单击“文件”按钮，选择“选项”选项，打开“Word选项”对话框。在左侧的选项窗格内单击“自定义功能区”按钮，如果要新建选项卡，单击对话框右下方的“新建选项卡”按钮，此时即可在“自定义功能区”列表框内看到新建的选项卡，选项卡下还包括一个新建组，如图2-24所示。

步骤2： 选中新建的自定义选项卡，单击“重命名”按钮，弹出“重命名”对话框。在“显示名称”文本框内输入选项卡名称，然后单击“确定”按钮，如图2-25所示。

步骤3： 选中新建的自定义组，单击“重命名”按钮，弹出“重命名”对话框。在“显示名称”文本框内输入组名称，然后单击“确定”按钮，如图2-26所示。

步骤4： 向自定义的功能组中添加命令。在“从下列位置选择命令”列表框内选择需要的命令，单击“添加”按钮即可将该命令添加到右侧的自定义组中，如图2-27所示。

步骤5： 选中新添加的命令按钮，单击“重命名”按钮，打开“重命名”对话框，用户还可以为该命令按钮设置新的符号。在“符号”窗格内选择合适的符号，单击“确定”按钮，如图2-28所示。

步骤6： 返回“Word选项”对话框，新建的自定义选项卡、组、命令按钮等设置完成后，单击“确定”按钮即可，如图2-29所示。

步骤7： 返回Word 2019程序主界面，即可看到功能区内新增了一个选项卡，切换至“我的选项卡”，即可在“我的组”内看到添加的命令按钮，如图2-30所示。

2.3.3　隐藏或显示功能区

为了查阅时能够一目了然，并使Office界面显示更多的文档内容，用户可根据个人需要将Office界面上方的功能区和命令暂时隐藏，方便对Office文档的查阅。下面以Word 2019为例来详细介绍一下隐藏或显示功能区和命令的几种方法：

方法一： Word 2019为实现功能区的快速最小化提供了一个“折叠功能区”按钮，单击该按钮，即可将功能区隐藏起来，如图2-31所示。当用户需要再次显示功能区时，单击“功能区显示选项”按钮，然后在弹出的菜单列表内选择“显示选项卡和命令”选项，即可将功能区再次显示出来，如图2-32所示。

方法二： 右键单击功能区内的任意命令按钮，然后在弹出的快捷菜单内选择“折叠功能区”命令，即可将功能区隐藏起来，如图2-33所示。当用户需要再次显示功能区时，右键单击功能区内的任意选项卡，然后在弹出的快捷菜单内选择“折叠功能区”选项，即可取消其前面的“√”标志，功能区即可重新显示，如图2-34所示。

方法三： 在任意选项卡上双击鼠标左键，即可将功能区隐藏起来；再次双击鼠标左键，即可将功能区显示出来。

2.3.4　将当前功能区设置应用到其他计算机

设置功能区，使其布局符合自己的操作习惯，能够有效地提高工作效率。Office 2019允许用户将功能区和快速访问工具栏的配置以文件的形式导出。当在其他计算机上使用Office程序时，只要将这个配置文件导入，即可获得与自己操作习惯一致的操作界面。下面以Word 2019的操作为例，来介绍一下保存界面布局的操作方法。

步骤1： 打开“Word选项”对话框，切换至“自定义功能区”选项卡，然后单击对话框右下方的“导入/导出”按钮，在展开的菜单列表内选择“导出所有自定义设置”命令，如图2-35所示。

步骤2： 弹出“保存文件”对话框，定位至需要保存自定义设置的位置，在“文件名”文本框内输入文件名。完成设置后单击“确定”按钮即可保存文件，如图2-36所示。此时，当前功能区和快速访问工具栏的设置都将保存在这个配置文件中，在其他机器上只需要导入该配置文件，即可获得相同的功能区和快速访问工具栏。