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1.1 采购降本,倒逼管理升级

1.1.1 采购部总是垫底!

如果你是老总,要重组公司,需要在公司研发、财务、人力、销售、生产、采购6个部门中选员工作为合伙人,那么各部门优先级从高到低的排序是怎样的?

你的答案:

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如果给各部门定薪资,那么各部门薪资从高到低的排序是怎样的?

你的答案:

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这个调查做了几次,每个人的答案都会有差异,但相同之处是,总有一个部门一直垫底,这个部门就是 采购部

企业不重视采购由来已久:

(1)采购不就是花钱买东西吗?

(2)干采购油水很大,是肥差。

(3)做采购的人,人品靠得住就行。

(4)让自己亲戚做采购。

(5)要想办法别让采购拿回扣。

(6)采购不懂技术,需要什么就去买什么,就是个办事员……

各种猜疑、各种口水,使采购从业者越来越纠结,很多采购从业者性格越来越内向、敏感、谨小慎微,也越来越保守,不求有功,但求无过。

下面是采购人员编的段子,以玩笑的方式揭示了部分采购从业者的现状。

很多人打算从事采购工作,问我要看什么书,以下是比较负责的回答。

第一阶段:

《采购与供应原理》《采购谈判的方法与技巧》《采购成本控制》《交期与库存管控》《供应商管理》《供应商质量管理》《战略采购》《供应链管理》《非财务人员的财务管理》。

第二阶段:

《思想政治》《莫生气》《论持久战》《老子》《佛经》。

第三阶段:

《颈椎病康复指南》《高血压降压宝典》《强迫症的自我恢复》《精神病症状学》。

第四阶段:

《活着》。

段子幽默中带着辛酸,谁让我选了采购这个职业呢?而现在,情况正在悄悄发生变化。

1.1.2 把采购员从“冷宫”中请出来

这要感谢经济新常态,企业遭遇需求不足、产能过剩、库存高涨等一系列问题,直接导致企业的利润率越来越低。

企业运营模型简单来说是个减法公式:10-9=1(10是营业收入,9是成本,1是利润)。

在经济新常态下,有些企业的运营出现了10-10=0,甚至出现了10-11=-1。

越来越低的利润倒逼企业开始重视采购的作用与价值:增长乏力,要控制利润,就要先控制成本;而一个生产型企业,60%以上的钱是由采购花出去的,所以要想控制成本,就要先控制采购成本。

企业高层这时已经认识到了这个简单常识: 采购省下的都是净利润,采购成本每降低1%,企业的利润率将增长5%~10%;采购往往又是企业管理最粗放的部门,存在很大的提升空间与降本潜力。

其实,采购的价值远不止于降本增效 ,采购还是企业与供应商资源之间的桥梁与纽带,还决定着100%的原材料库存,影响应付账款的现金流出,对供应商准时供应、质量保证也有重大影响。

于是,企业开始把采购人员从“冷宫”中请出来,对采购说:“你很重要,你 必须帮我把采购成本降下来 。”

采购的作用被重视,但并不代表所有采购人员都能完成降本增效的任务。采购人员的专业度、各部门的协作,如何定义采购、定位采购部门都可能影响到采购的绩效表现。

1.1.3 采购的定义

如何定义采购?

一说起采购,很多人认为采购很简单、很容易,就是花钱买东西。这种认知来自于个人采购。个人采购因为自己掌握采购决策权,而且花自己的钱给自己买,不涉及管理问题,确实很容易。企业采购要考虑企业与供方之间的实力对比、产品技术特点、供应市场、付款条件、计划的成熟度、质量标准等诸多要素。那么,如何定义企业采购呢?个人总结为: 企业采购是以各种方法优选获取外部资源,以满足企业经营与战略的需要 。这个定义涉及三个关键点。

1.外部资源

对外部资源的理解,决定了采购的工作范围,也决定了采购能释放多大的价值。不同企业的采购部门负责的范围不同,关注的外部资源也不同:有的只负责物料,有的负责物料加设备、备件,有的还负责诸如食堂、绿化、培训等。从国际大企业的情况看,采购的范围有日益扩大的趋势。

外部资源,可以用花钱的支出与不花钱的资源两个方面来界定。从花钱的支出角度看:

采购的支出=企业的总收入-利润-付给员工的薪资-税收

即在企业总支出中扣除员工薪资(给内部员工的)与税收(给国家的),剩下的支出项都应是采购的范围。通常有三大部分:第一部分为BOM(物料清单),即组成产品的原料与零部件的支出;第二部分为MRO(维护、修理、运营),即支持生产的相关支出;第三部分指除上述两者之外的支出,统称为非生产物资,包括基建采购、IT采购、行政采购、市场采购(包括业务拓展)、公关采购、服务采购等。以某大型互联网公司为例,他们对第三部分的采购做了展开(见表1-1)。

表1-1 某互联网公司非生产物资列表

随着企业的发展,采购的边界在不断扩大,只从花钱支出的角度去考虑采购是远远不够的。企业发展所需要的软实力,包括供应商的技能、市场情报等,也可以靠采购获得,这虽然不花钱但对企业很重要,而且极易被忽视。我们不能只买供应商的货物,从外部资源的角度看:供应商的专业能力是外部资源,有研发能力的供应商早期参与研发,可以帮助企业在市场竞争中获得竞争优势;供应商的管理能力也是外部资源,可以与客户形成很强的互补;供应商的渠道、设备、员工也是资源,通过共享可避免重复建设,甚至供应商的行业情报都可能会帮助企业快速成长。总而言之,不能只盯着供应商的支出,还要不断进行资源共享、管理共建、价值挖掘、信息收集,这方面采购将有巨大价值可以挖掘。

无论从花钱的支出获取还是不花钱的软实力获取,都要求采购人员强化寻源能力,找到有差异化竞争优势的供应商。所以采购不仅是简单的购买,还是企业竞争优势的重要来源。为了寻源,采购要勇于走出去,请进来,在家一直待着不出差的采购是没出息的。采购部要有更多的部门经费,要多与供应商走动、多与供应商交流。

2.以各种方法优选获取

“各种方法”指除了购买获得所有权这一方法外,还包括借用、租赁、外包、置换、赞助、战略联盟、投资等方法。

强调获得使用权及价值,并不一定要发生所有权的转移。我曾就职的某IT公司员工人数众多,员工电脑如何购买最合适?企业内不同人员对电脑的需求不同,涉及购买电脑的品牌、规格、价格、售后维修,以及旧电脑处理等一系列问题。该企业采购管理部设计的采购方案是:电脑由新入职员工自行购买,产权归员工所有,公司按不同职级与电脑购买价格给予每月300~400元补贴,补贴2年。员工开心,因为企业花钱却买了自己喜欢的电脑;财务开心,因为现金流更好,电脑寿命更长;IT人员也开心,因为电脑是员工自己的,他们更珍惜,坏了自己修;老板也很开心,因为员工回家加班更方便了。

“优选”指的是定好标准,对符合标准的供方进行择优使用。越来越多的企业会有供应商入围名单,定好标准后,对合格的供方再进行竞争或评定,这就是优选。

“获取”指企业所需货物与服务的取得方式,这方面要求高效与创新,比如信息流上与供应商进行直接连接、物流上供应商将货物直接送到指定工位、资金流上单据齐全财务自动结算等。

3.满足企业的经营与战略需要

这表明采购既要保证供应,还要面向未来,支撑企业战略。要求采购站在企业经营者的高度通盘考虑,通过与外部重要合作伙伴建立战略合作,支撑企业可持续发展。某食品企业要找一位形象代言人,总经理对代言人的要求是客户要喜欢、花钱要少。该企业采购人员站在企业经营角度,分析得出企业的目标客户是青少年,以此为主线,找到了目标客户喜欢的一款网络游戏,与游戏厂家商谈让里面的女主人公给食品公司做形象代言人,但不付费用,回报是在食品包装上注明与游戏厂家结成战略合作伙伴,并做该游戏的简要介绍。面对这个双赢提案,游戏厂家欣然同意。食品公司采购继续挖掘,在网络游戏中将该食品作为道具植入,游戏玩家在游戏里不断获取该食品,在现实中突然发现有卖的,就产生了购买。这两家企业通过资源整合,实现了双赢合作,满足了企业的经营与战略需要。作为专业采购,绝不是天天催货、用各种方法自证清白,也不是不求有功但求无过。专业采购会站在经营者的高度,思考何为正确的事,如何做才会对企业有价值。

这里要界定一下采购人员的范畴。我认为采购人员并不仅指采购部的人员,只要对“以各种方法优选获取外部资源”有影响或支配权的相关人员都属于采购人员。即采购是一项职能,而不是一个部门。有供应商物料选择权的研发技术人员、对供应商物料进行质量控制的入厂检验人员、供应商质量工程师、给供应商下达订货量的计划人员、接收供应商物料的仓管或生管人员、对供应商进行评价管理的内部客户、给供应商付款的财务人员、主管供应链的公司高管等,都在采购职能的范畴内。除此之外,分散在各个部门执行采购业务的人员也属于采购人员,比如行政部门采购员工福利的人员、营销部门采购营销用物资与服务的人员、人力资源部门采购培训项目涉及的人员等,这些人员虽然游离于采购系统之外,但都实质进行了采购,故均属采购人员。如果要签署廉政共建协议或阳光化采购自律文件,这些部门人员也要签署,而且要作为重点管理对象。

经济新常态,考虑到采购成本对企业利润的重大影响,很多企业开始给采购部门设定有挑战性的年度降本目标。如图1-1所示,采购降本倒逼管理升级,在极具挑战性的降本目标压力之下,采购管理、流程、跨部门协作与人员专业能力等诸多方面的问题开始暴露与显现。

图1-1 采购降本倒逼管理升级

企业通过采购降本,实现了倒逼采购人员能力提升,倒逼采购系统升级,增强企业体质,获得竞争优势 。采购部门及人员必须在战争中学习打仗,在采购系统升级转型中提升自己的专业度与职业化程度,做到上接企业战略、供应链战略,中接内外部协作,下接绩效产出, 实现从企业的成本中心向企业利润中心的转型 。而作为企业高管,也要理解采购价值,发挥采购作用,像重视销售一样重视采购,给予支持、资源、指导、激励。

1.1.4 企业高层应注意的7个采购常识

最后请企业高层注意以下常识,以便更好地重视采购、指导采购、激励采购。

(1)一个生产型企业,收入的60%以上是由采购花出去的。

(2)采购省下的都是净利润,采购成本每降低1%,企业的利润率将增长5%~10%,而且这个增长通过内部管理提升就可以实现。

(3)采购控制100%的原材料库存,进而影响公司的现金流出。

(4)采购人员用心谈一个单子,可以节省下他全年的工资。目前很多采购人员的薪资占采购成本的比例少到可以忽略不计,采购干的都是良心活儿,所以对采购的投入回报比可能是最高的。

(5)企业高管要向销售要收入,更要向采购要利润,向采购要供应链竞争优势。因此,应把采购职能从保证供应升级到成本管控中心,再从成本管控中心升级到利润中心。

(6)采购部门管理着企业最重要的外部资源(合作伙伴),这将决定企业明天的竞争优势。

(7)你可以不重视采购管理,但你的竞争对手会。

经济新常态下,采购系统升级正当时。采购,请亮剑! 3mWE7e1x4QgR/jQkFYICpmNB5wwVHVqlUsiiSlYvenU0B4YHSRtGZxNpsUBoDDd4

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