第0章
Office最佳学习方法

本章导读

Office 2016主要包括Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint、Microsoft Outlook、Microsoft OneNote等常用组件，作为最常用的办公系列软件之一， Office 2016受到广大办公人士的喜爱。本章就从Office可以在哪些领域应用为出发点，介绍学习Office的最佳方法。

思维导图

0.1 Office都可以在哪些地方应用

Office 2016是微软办公软件的集合，主要包括Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint、Microsoft OneNote、Microsoft Outlook等组件和服务。通过Office 2016，可以实现文档的编辑、排版和审阅，表格的设计、排序、筛选和计算，演示文稿的设计和制作，邮件的接收与发送、整理与共享笔记等多种功能。

Office应用范围比较广泛，不管是工作、生活还是学习中，都会经常使用Office软件。例如，在工作中可以使用Office制作各类办公文档，在生活中可以使用Office软件记录日常开销、制定个人合同文档，在学习中可以使用Office记笔记、制订学习计划、整理文档集等。

在办公方面，Office 2016主要应用于人力资源管理、行政文秘管理、市场营销和财务管理等领域。

1．在人力资源管理领域的应用

人力资源管理是一项系统又复杂的组织工作。使用Office 2016系列应用组件可以帮助人力资源管理者轻松、快速地完成各种文档、数据报表及幻灯片的制作。例如，可以使用Microsoft Word制作各类规章制度、招聘启示、工作报告、培训资料等，使用Microsoft Excel制作绩效考核表、工资表、员工基本信息表、员工入职记录表等，使用Microsoft PowerPoint可以制作公司培训PPT、述职报告PPT、招聘简章PPT等。下图为使用Microsoft Word制作的公司培训资料文档。

2．在行政文秘领域的应用

行政文秘主要以协助领导处理政务和日常事务为主，所以在行政文秘管理领域需要制作各类严谨的文档。Office 2016系列办公软件提供批注、审阅及错误检查等功能，可以方便地核查和制作的文档。例如，使用Microsoft Word制作委托书、合同等；还可以使用Microsoft Excel制作项目评估表、会议议程记录表、差旅报销单等；使用Microsoft PowerPoint制作公司宣传PPT、商品展示PPT等。下图所示为使用Microsoft PowerPoint制作的公司宣传PPT。

3．在市场营销领域的应用

在市场营销领域，可以使用Microsoft Word制作项目评估报告、企业营销计划书等，使用Microsoft Excel制作产品价目表、进销存管理系统等，使用Microsoft PowerPoint制作投标书、市场调研报告PPT、产品营销推广方案PPT、企业发展战略PPT等。下图为使用Microsoft Excel制作的销售业绩透视表。

4．在财务管理领域的应用

财务管理是一项涉及面广、综合性和制约性都很强的系统工程，它是通过价值形态对资金运作进行决策、计划和控制的综合性管理，也是企业管理的核心内容。在财务管理领域，可以使用Microsoft Word制作询价单、公司财务分析报告等，使用Microsoft Excel制作企业财务查询表、成本统计表、年度预算表等，使用Microsoft PowerPoint制作年度财务报告PPT、项目资金需求PPT等。下图为使用Microsoft Excel制作的住房贷款速查表。

0.2 不同行业对Office技能的要求

不同行业的从业人员对Office技能的要求不同，下面就以人力资源、行政文秘、市场营销和财务管理等行业为例，介绍不同行业必备的Word、Excel和PPT技能，如下表所示。

0.3 万变不离其宗：兼顾Office多个版本

Office的版本由2003更新到2016，高版本的软件可以直接打开低版本软件创建的文件。如果要使用低版本软件打开高版本软件创建的文档，就需要先将高版本软件创建的文档另存为低版本类型，再使用低版本软件打开文档进行编辑。下面以Microsoft Word为例介绍。

1．Office 2016打开低版本文档

使用Office 2013可以直接打开Office 2003、Office 2007、Office 2010、Office 2013版本格式的文件。将Office 2003版本格式的文件在Office 2016版本的文档中打开时，标题栏中则会显示【兼容模式】字样，如下图所示。

2．低版本Office软件打开Office 2016版本的文档

使用低版本Office软件也可以打开Microsoft Word 2016创建的文件，只需要将其类型更改为低版本类型即可，具体操作步骤如下。

第1步 使用Microsoft Word 2016创建一个Word文档，在Word菜单中选择【文件】→【另存为】选项，如下图所示。

第2步 弹出保存界面，在【文件格式】下拉列表框中选择【Word 97-2004文档】选项，单击【保存】按钮即可将其转换为低版本。之后，即可使用Word 2003打开，如下图所示。

0.4 必须避免的Office办公使用误区

在使用Office办公软件办公时，一些错误的操作，不仅耽误文档制作的时间，影响办公效率，看起来还不美观，再次编辑时也不容易修改。下面就简单介绍一些办公中必须避免的Office使用误区。

1．Word

① 长文档中使用格式刷修改样式。在编辑长文档，特别是多达几十页或上百页的文档时，使用格式刷应用同一样式是不正确的，一旦需要修改该样式，则需要重新刷一遍，影响文档编辑速度。这时可以打开样式窗格来管理样式，再次修改样式时，只需要在样式窗格中修改，修改之后应用该样式的文本将自动更新为新样式，如下图所示。

② 用空格调整行间距。调整行间距或段间距时，可以使用【段落】对话框中【缩进和间距】选项卡下的【间距】组来设置行间距或段间距，如下图所示。

③ 使用空格设置段落首行缩进。在编辑文档时，段前默认情况下需要首行缩进2个字符，切忌不可使用空格调整，可以在【段落】对话框【缩进和间距】选项卡下的【缩进】组中来设置缩进，如下图所示。

④ 按【Enter】键分页。使用【Enter】键添加换行符可以达到分页的目的，但如果在分页前的文本中删除或添加文字，添加的换行符就不能起到正确分页的作用，可以单击【插入】选项卡下的【分页符】按钮或单击【布局】选项卡下的【间隔】按钮，在下拉列表中添加分页符，也可以直接按【Command +Enter】组合键分页，如下图所示。

⑤ 用表格对齐特殊文本。如果要求文本在页面某个位置（如距左边界5厘米）对齐，部分初学者会使用表格设置，然后隐藏表格边框。这种方法不方便并且不容易修改，此时，可以使用制表位进行对齐，如下图所示。

⑥ 不善于使用替换。当需要在文档中删除或替换大量相同的文本时，一个个查找并进行替换，这样不仅浪费时间，替换操作还可能不完全，这时可以使用【替换】对话框进行替换操作，不仅能替换文本，还能够替换格式，如下图所示。

⑦ 使用复制在跨页表格中添加表头。初学者往往使用复制的方法在跨页表格中添加表头，最快的方法是选择表格后，打开【表格属性】对话框，在【行】选项卡下选中【在各页顶端以标题行形式重复出现】复选框，如下图所示。

⑧ 手动添加目录。Word提供了自动提取目录的功能，只需要为需要提取的文本设置大纲级别并为文档添加页码，即可自动生成目录，不需要手动添加，如下图所示。

2．Excel

① 大量重复或有规律数据一个个输入。在使用Excel时，经常需要输入一些重复或有规律的大量数据，一个个输入会浪费时间，可以使用快速填充功能输入，如下图所示。

② 使用计算机计算数据。Excel提供了求和、平均值、最大值、最小值、计数等简单易用的函数，满足用户对数据的简单计算，不需要使用计算机即可准确计算，如下图所示。

③ 图表使用不恰当。创建图表时首先要掌握每一类图表的作用，如果要查看每一个数据在总数中所占的比例，这时如果创建柱形图就不能准确表达数据，因此，选择合适的图表类型很重要，如下图所示。

④ 不善用排序或筛选功能。排序和筛选功能是Excel的强大功能之一，能够对数据表中的数据快速按照升序、降序或自定义序列进行排序，使用筛选功能可以快速并准确筛选出满足条件的数据。

3．PowerPoint

① 过度设计封面。一个用于演讲的PPT，封面的设计水平和内页保持一致即可。因为第一页PPT停留在观众视线里的时间不会很久，演讲者需要尽快进入演说的开场白部分，然后是演讲的实质内容部分，封面不是PPT要呈现的重点。

② 把公司LOGO放到每一页。制作PPT时要避免把公司LOGO以大图标的形式放到每一页幻灯片中，这样不仅干扰观众的视线，还容易引起观众的反感情绪。

③ 文字太多。PPT页面中放置大量的文字，不仅不美观，还容易引起观众的视觉疲劳，给观众留下念PPT而不是演讲的印象。因此，制作PPT时可以使用图表、图片、表格等展示文字，吸引观众，如下图所示。

④ 选择不合适的动画效果。使用动画是为了使重点内容等显得醒目，引导观众的思路，引起观众的重视，可以在幻灯片中添加醒目的效果。如果选择的动画效果不合适，就会起到相反的效果。因此，使用动画的时候，要遵循动画的醒目、自然、适当、简化及创意原则。

⑤ 滥用声音效果。进行长时间的讲演时，可以在中间幻灯片中添加声音效果，用来吸引观众的注意力，防止听觉疲劳。但滥用声音效果，不仅不能使观众注意力集中，还会引起观众的厌烦。

⑥ 颜色搭配不合理或过于艳丽。文字颜色与背景色过于近似，如下图中的描述部分的文字颜色不够清晰。

0.5 如何成为Office办公高手

1．Office自学三步曲

学习Office办公软件，可以按照下面3步进行学习。

第一步：入门

① 熟悉软件界面。

② 学习并掌握每个按钮的用途及常用的操作。

③ 结合参考书能够制作出案例。

第二步：熟悉

① 熟练掌握软件大部分功能的使用。

② 能不使用参考书制作出满足工作要求的办公文档。

③ 掌握大量实用技巧，节省时间。

第三步：精通

① 掌握Office软件的全部功能，能熟练制作美观、实用的各类文档。

② 掌握Office软件在不同设备中的使用，随时随地办公。

2．快人一步：不得不记的快捷键

掌握Office软件操作中的常用快捷键可以提高文档编辑速度。下面介绍Word 2016、Excel 2016及PowerPoint 2016中常用的快捷键。

① Word 2016常用快捷键，如下表所示。

② Excel 2016快捷键与功能键，如下表所示。

③ PowerPoint 2016放映快捷键，如下表所示。

3．各大组件的通用操作

Word、Excel和PowerPoint中包含有很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤销、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。

① 复制命令。选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下的【复制】按钮 ，或者按【Command +C】组合键都可以复制选择的文本。

② 剪切命令。选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下的【剪切】按钮 ，或者按【Command +X】组合键都可以剪切选择的文本。

③ 粘贴命令。复制或剪切文本后，将鼠标光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下的【粘贴】按钮 的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或者按【Command +V】组合键都可以粘贴用户复制或剪切的文本。

④ 撤销命令。当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤销】按钮 ，或者按【Command +Z】组合键撤销上一步的操作。

⑤ 恢复命令。执行撤销命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮 ，或者按【Command +Y】组合键恢复撤销的操作。

⑥ 查找命令。需要查找文档中的内容时，在Word菜单中选择【编辑】→【查找】选项，在弹出的级联菜单中选择【查找】或【高级查找和替换】选项，如下图所示。

⑦ 替换命令。需要替换某些内容或格式时，可以使用替换命令。在Word菜单中选择【编辑】→【查找】选项，在弹出的级联菜单中选择【高级查找和替换】选项，即可打开【查找和替换】对话框。在【查找内容】和【替换为】文本框中输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可，如下图所示。

4．如何阅读本书

本书以学习Office的最佳结构来分配章节，第0章可以使读者了解Office的应用领域及如何学习Office。第1篇可使读者掌握Word 2016的使用方法，包括Office 2016的安装与设置、Word的基本操作、使用图片和表格美化Word文档及长文档的排版。第2篇可使读者掌握Excel 2016的使用方法，包括Excel的基本操作、表格的美化、初级数据的处理与分析、中级数据处理与分析——图表、中级数据处理与分析——数据透视表，以及高级数据处理与分析——公式和函数的应用等。第3篇可使读者掌握PPT的办公应用，包括PPT的基本操作、图形和图表的应用、幻灯片的放映与控制等。第4篇可使读者掌握高效办公的技巧，包括Outlook的使用、OneNote的使用。第5篇可使读者掌握办公秘籍，包括办公中不得不了解的技能及Office组件之间的协作。 K63iKkxZiTwvzlsn7VznfMRGZk9gYx43q7M2a5rnkhJG7WtTXpEpAAre4XTMUuTt