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∣涉及人和钱的问题，都必须简单、直接和高效∣
我们的制度必须具备三个特点：简单、直接和高效。我经常对企业的管理人员说， 如果你制定的规章、条款不能让目不识丁的人听一遍就理解，那么这些制度就是平庸无用的 。就像我们要将一只大象装进冰箱，管理者要做的不是研究如何将大象缩小或将冰箱放大，而是给出最简洁的步骤：第一步，打开冰箱门；第二步，把大象装进去；第三步，关上冰箱门。这个步骤就是制度—— 用最简单的方式说明最复杂的问题 。至于如何实现这三个步骤，属于决策和执行的范畴。
有了简单、直接和高效的制度，我们才能高效地管人和管钱。工作中，看似很高深的技术和很复杂的任务，都是通过一个个简单的流程来完成的。制度的任务是将与工作有关的所有事情分解成简易的步骤，简化成人人都能看懂的东西，并给出操作规范和应该遵守的原则，让团队成员可以一目了然。
管理者需要的是一个有效的制度，而不是“有一个制度就行”。如果不能简单高效地处理问题，制度的存在就是没有意义的，它只会束缚人，浪费钱。
在世界上最有名的快餐公司之一的麦当劳，你会看到几乎所有的工作流程都是无比简单的。是因为这些工作本身就简单吗？当然不是，是麦当劳的管理人员把它进行了专业的分解，将复杂的工作分解为一个又一个易于操作的流程，进行了制度化的流程处理。这样一来，本来需要大学生才能做好的事情，高中生和初中生就能胜任。
例如，对麦当劳的前台员工来说，面对顾客时只需要“演奏”好“六步曲”，就可以高质量地完成自己的工作。
第一步：您好，欢迎光临。
第二步：请问您需要什么？
第三步：将顾客需要的食品输入POSE系统，传给后台。
第四步：呈递给顾客制作好的食物。
第五步：收钱找零。
第六步：谢谢，欢迎再来。
据统计，现在全球有一百多万人从事前台这个岗位。这些企业都开始采用麦当劳式的前台服务模式，将工作流程写进制度，形成标准化的生产线。我到上海的麦当劳访问，调查它的管理方式，它的一位管理层成员告诉我：“麦当劳在全球有33 000家系统，每个店按照20个人计算，早班和晚班，算下来就是六十多万人在工作，还有十几万人在休息。要管好这么多人，财务也不能出错，就必须用最简单的流程化管理。从开店、经营风格、人员管理到工作流程、财务管理，全部都有标准化的流程。”
制度的最终目的，是将复杂的事情分解为简单的行为标准和工作流程 。比如在麦当劳，薯条的制作过程是有严格流程的：①采购符合标准的原材料；②切成标准的形状；③在牛奶中浸泡标准的时间；④进行标准时间和标准油温的油炸。走完这四步，才形成了顾客喜欢的口味。每一个步骤都很简单，易于操作。违反了这些规定，就难以达到麦当劳对于制作薯条的要求，满足不了顾客的口味。
制度简洁高效的前提，是必须具有高度的可操作性 。美国在线的CEO凯斯提出了著名的“KISS”工作法，对中层管理者的帮助尤其显著。“KISS”工作法的主要目的便是保证企业的一切制度都能落实在具体的工作中，使制度和流程具备高度的可操作性，通俗易懂，利于员工的理解、遵守和执行。它有两个主要意图：① Keepitsimple——使规定和流程简单化；② Keepitstupid——使规定和流程易于理解。
无论是人事、工作流程还是财务管理，都存在许多难度较大的工作。遵守以上两个原则，在制度设计的层面使问题、难题变得容易解决，使一个大难题分解成多个小难题，这样员工执行起来就会轻松很多。
宝洁公司有一个规定：备忘录的长度要在一页纸以内。有一次，某位新加入宝洁公司的部门经理提交了一份报告，洋洋洒洒几十页，时任总裁雷富礼看都没看，直接丢回给他。
他说：“我不能理解复杂的问题，我只能理解简单明了的。”
雷富礼真的不能理解复杂的问题吗？当然不是。他之所以这样做，正是基于公司制度对于员工的基本要求，员工要学会把一个复杂的问题简化为一系列简单的问题，能用一页纸表述清楚的事实，为何要用几十页纸大费周章？只有简单化，企业的工作才能高效，而且还能省钱。
任何复杂的事情都可以通过制度实现简单化，任何难懂的东西都可以用制度浅显易懂地解读出来。管理者要做的是 分解复杂，强化操作性 。增强了操作性，执行才能到位。如果我们的各项规定非常繁复，流程琐碎，工作效率就无法提高。制度就像是宝洁公司的备忘录，不需要追求内容曲折、波澜壮阔，只要做到简明扼要、重点突出即可。因为复杂不符合现代管理和制度设计的需要。简单的好处在于：
简单化的过程就是帮助员工深刻认识问题的过程 。把一个问题搞复杂一点都不难，难的是尽可能简单化。我见过很多公司对于诸如部门例会的规定都写得如同天书，几十项条文，一写就是几千字。制度搞得很复杂，可员工一点也不感兴趣。我就建议他们把条文数量和字数缩减到之前的十分之一，用半页纸写清楚，贴在墙上，其他什么都不用做。员工对于例会的抗拒心理和私下的吐槽随即减少。越是简单的规定，越能帮助员工深刻地了解问题，研究问题。比如，薪酬和绩效的计算方式也应该简单易行，以便让员工不用费心思就能准确地计算一个项目或一年的所得。致力于规章制度的简单化，就是为了更好地展示公司的各项规定，加深员工的记忆，让员工更容易接受。
能够极大地提高办事执行的效率 。不管是阅读汇报还是翻阅简历，我们总是喜欢那些简洁明了的内容。如果烦琐冗长，则难以卒读，既浪费精力，又耽误时间。员工也是这么看待制度的。制度规定不明确、不简洁、操作性不强，员工的工作效率就会大受影响。如果企业总是让员工花费大把的时间思考制度在说什么，那么员工就很难做到令到即行。
现代企业提倡精细化管理，怎么才能做到精细化？首先就要做到简单化——将复杂的事情分解成一系列简单的步骤，缩短员工的理解和接受时间，最终提高每个环节的效率。
对企业来说，制度也具有免疫系统的作用，能够对管理、经营中出现的种种问题及时做出反应。它可以使员工明确自身应当承担的责任—— 我该干什么？我应怎么干？我干了会有什么好处？ 并在责任心的引领下高质高效地完成工作，进而实现团队的目标，促进企业的发展。制度的威慑力很大程度体现在纠错的及时性上，员工在工作中犯下错误，触犯了制度，如果没有及时地受到相应惩罚，制度的威严就会被动摇，体现为“制度缺位”。
细化工作内容，明确员工的责任。 制度对工作内容要进行细化和规范，使员工的工作在一种标准化的、协作配合的环境中进行，同时落实责任，让每一个环节、问题都能找到对应的负责人，以便随时启动追责机制。
对问题做出即时反应，公司的决定也要立即执行。 员工的工作出现问题，触犯了制度的威严，也就影响到了企业的发展。这时，管理者在明确责任之后要迅速地进行处理，及时做出处理决定并且立即执行。执行的迅速与否，决定了我们的规章制度是否具有足够的震慑力。这也是一个检视与省思制度漏洞的过程，管理者要一边执行制度，一边修补完善制度。
制度要有效地引导员工的反应。 在做出处理的决定并且执行后，我们的管理工作并没有结束，而是刚刚开始。企业的制度危机往往不是出在执行层面，而是因为善后工作没有做好。如果处理的决定使员工对企业的规定、甚至是对企业本身产生不满，管理者又未妥善安抚和引导，就会伤害员工的情感。无论员工的这种情绪是否正确，都有可能在一定的时期内蔓延到集体中，损害制度的权威性。
因此，管理者要灵活地介入善后工作，引导员工的反应并使其意识到遵守制度的重要性，安抚他们的情绪。通过鼓励、激励、培训、休假等措施维护员工的自尊，使其保持工作热情。总的来说，就是管理者要和制度共同起到刚柔并济的作用。
我要特别强调的一个概念是“灼伤效应”。制度就像一座火炉，无时无刻不在照射和牵引着企业成员的行为，使团队维持在有序、积极的状态中。制度的火炉用它的热度与光亮告诉我们，哪儿是禁区，哪儿是安全区，以及哪儿才是光明大道。
制度的灼伤效应表现在四个方面：
第一，触犯即灼伤。 这是结果的一致性，也是简单化的体现。只要触犯制度就一定会被灼伤，上至管理者，下到员工，谁都不能有侥幸心理和“打擦边球”的想法。要从根本上杜绝所有人触犯制度、拖延执行的可能性。
第二，指明禁区和方向。 制度的火炉温度极高，一碰就会被灼伤，火炉之处便是禁区，因此应警示员工不要触碰，否则就会付出代价。反之，禁区之外才是企业鼓励的行为方向，员工通过制度可以了解到自己该做什么和怎么做。
第三，灼伤是即时的。 碰到火炉之后立刻就会被灼伤，不会有延迟。我们的制度要有这种效率。任何人挑战制度的威严，违反企业的规定，就会第一时间受到惩罚。为了避免惩罚，远离火炉才是唯一正确的行为方式。
第四，任何人都会被灼伤。 制度的火炉熊熊燃烧，不受时间、地点、人物的影响，任何人在任何时候、任何地点只要触碰了火炉，就一定会受到惩罚，付出代价。在制度面前没有特权人物，也没有例外。管理者要将这一理念渗透到企业管理的每个环节中，让员工对此形成一致的认同，一起规范自己的行为。
很多企业的墙上都贴着醒目的“禁止吸烟”的标志，然而在其中的一些企业中你会发现，吸烟的员工并不少见，不管贴多少个标志都禁绝不了吸烟行为。为何会这样呢？这是一种政策的制定与员工需求间的矛盾，制度针对问题而设计，却产生了新的问题：
吸烟的人应该去什么地方吸烟？
如果不吸烟，有没有能取代吸烟的活动？
如果制度不能回答这些新问题，旧问题也就很难解决。除非管理者带“枪”巡逻，对在公司吸烟的下属“格杀勿论”。同时这也是平庸的制度将简单问题复杂化的表现之一，管理者在出台一项规定前如果考虑不周全，那么制度就会因小失大，根本解决不了实际问题。
制定任何一项政策或一套管理制度的目的都是解决现有的问题。就吸烟这个问题来说，我们都清楚在办公室吸烟是恶习，大家对在公众场合吸烟的人深恶痛绝。管理者出台禁烟的规定时不能只有激昂的情绪，你可以在“禁止吸烟”标志的不远处，再贴上一个“吸烟区”的指引箭头。把公司爱吸烟的员工通通赶到一个专门用来吸烟的区域，这样禁烟的制度才称得上是成功的。否则，员工就会反抗、漠视或者阳奉阴违，这就会导致制度非但没有解决某一问题，反而又衍生出了更多的问题。