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“语言是一切事实和思想的外衣。”（高尔基：《和青年作家谈话》）无论应用文的主旨、材料、结构等，最终都必须借助语言来表达和体现。如果说，应用文的主旨是解决“言之有理”的问题，材料是解决“言之有物”的问题，结构是解决“言之有序”的问题，那么语言则着重解决“言之有文”的问题，亦即怎样运用语言及其表达技巧，更好地体现“有理”“有物”“有序”。
写应用文，如果没有选择好恰当的语言及其表达方法，就不能把思想内容有秩序地、完美地表现出来，也会影响处理相关事务的效果。为此，必须掌握应用文的语言特点及其表达方式。
上文提到文章体裁大致分为“文学性文体”和“实用性文体”两大类。据此标准，写文章所用的书面语体亦可大致分为“文学性语体”和“实用性语体”。两种语体的风格有较大差异：文学作品是供人欣赏的，它的语体风格讲求生动形象、委婉含蓄，表现手法夸张，力求多变，以吸引读者的想象和兴趣；而各种实用性文章侧重于解决现实需要，讲求实用性，它的语体一般要求实话实说、简洁明白。应用文作为处理现实事务及问题的依据和凭证，属于实用语体，它的语言特点主要体现在四个方面：词语明晰准确；语句简练严谨得体；文风朴实庄重；使用规范化的专用词语。
1．明晰
明晰，指词语的意思明白清楚，不晦涩，没有歧义。
应用文尤其是公文，要在办理事务中发挥有效的作用，从语言方面看，首先是要让人看得懂，能清楚地理解发文者的意思。如果应用文的语言晦涩难懂、语有歧义，会使受文者捉摸不定，对内容产生不一致的理解，必然会影响有关事务的办理效果。
例如：“新中国成立后，妇女在法律上已经平等了。”
从字面上看，是说在法律面前妇女已没有高低贵贱之分，也就是“妇女之间在法律上平等”。实际上是要说明“妇女与男子在法律上平等”。应在“妇女”之后加上“与男子”，句子的意思才完全清楚。
要特别注意的是，有时可能作者的心里明白，但由于表达的语句不明晰，让读者一头雾水。
例如，“×××老师因病故不能到会。”（该老师是生病，抑或是死亡，不清楚。）
又如，“参加会议的人员，请于5月15日前来报到。”（究竟是5月15日当天报到，或是5月15日之前报到。）
再如，“×××的弟弟和他的妻子一同到访。”（指代不明，产生歧义。）
要使应用文语言明晰，应掌握两个基本功：
（1）思路清晰
语言是思想的载体，只有作者思路清晰，词语的运用才可能明晰。
（2）提高语文素养
重点是加强书面语的学习。平时应重视这方面的积累，使用的词语应力求准确规范，句子合乎语法，句意合乎逻辑。
2．准确
准确，即用正确恰当的词语和句子反映客观事物，表达作者的思想。准确是对应用文语言的基本要求。叶圣陶曾在《公文写得含糊草率的现象应当改变》一文中指出，“公文必须写得一清二楚，十分明确，句稳词当，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”
应用文作为办理事务的工具，对词语准确性的要求极高。尤其是公文，它体现的是机关领导的意图，如果选字用词疏忽大意，一旦把关键词语用错，将可能给工作造成无可挽回的损失。
例如，有一公文标题写着：“××县公安局关于偷猎国家珍稀野生动物的通告”。从字面上理解，好像是公安局让市民去偷猎国家珍稀野生动物，但似乎又应该理解为公安局是要禁止市民去偷猪野生动物。这显然是语义表达不准确，缺少了关键词“禁止”。
又如，某上级给下级的行文：“据了解，各地对××问题反应很强烈，请注意清理这些流言，并及时报告总局政策研究室。”上句中“清理”这个动词，不宜与名词“流言”搭配，且“流言”一词在此处属贬义词，用之既不妥当，亦不准确。可将“请注意清理这些流言”，改为“请注意收集这些意见”。
再如，某公司欲聘用员工，要求应聘者的学历为大专或大专以上，但招聘启事却写：“学历要求：大专以上毕业。”这句话的用词和语法本身没有任何问题。但按字面理解，大专学历是不符合应聘要求的，亦即具有本科或以上学历的才可以。这是许多招聘广告的通病，主要是没有准确把握“以上”这个词的词义。可改为“学历要求：大专或以上毕业。”
类似的错误例子还有“60分以上为及格，60分以下为不及格。”
为使词语准确，须从以下几个基本方面入手：
（1）辨析词语的准确意义
最基本的是要分清词性，辨明词义，注意在不同的场合，选用最贴切的词语。
汉语词汇丰富，同义词、近义词很多，必须辨别它们之间在词义上的轻重（如损失严重、损失惨重）、词义范围的大小（如事情、事件、事故）和词义的褒贬情感色彩（如果断——褒义词，决断——中性词，武断——贬义词）等方面的差别。如果不加区别随意使用，很容易出现表达不准确的问题。例如优异、优秀、优良、良好4个近义词的语义，就明显有轻重的差别。还应注意词语之间的正确搭配，包括是指人还是指物。有的词只适用于人，有的词只适用于物，不能混用。
例如，“××大学已跻身中国名校之一。”这里的动词“跻身”和宾语“之一”搭配不当。应将“跻身”改为“成为”，或将“之一”改为“之列”。
又如，“××省今年遭受严重水灾，使农业生产感到极大困难。”“感到”这个词只适用于人（文学作品中的拟人写法例外），不适用于物。
再如，“要统筹安排生产和生活用水，把城市所有用水户逐步纳入计划，按季分月下达用水指标，严格执行，认真考核。”1982年第18号《国务院公报·二十五个城市用水会议纪要（摘要）》文中的“考核”应改为“查核”。“考核”的对象只能是人，而“用水指标”是不能“考核”的。
（2）使用规范词语
使用规范词语有两点最基本的要求。
一是不使用生造词语。
例如，某请柬写到：“雅启亲驾，敝舍馈光。”8个字中只有“敝舍”属于规范词语。如此会使读者感到晦涩难懂，不知所云。
注意生造词语不同于新造词语。后者是指被普遍接受和官方正式认可的，从各方言中吸收的词语、从港台社区词语中吸收的成分、从外来词语中吸收的新鲜语言成分，例如“埋单”“房奴”“博客”等。
二是避免写错别字。
近年来，报刊、网络等媒体的错别字似有有增无减之势，常见的如把“自卑”写成“自悲”“震撼”写成“震憾”“辩护”写成“辨护”“水龙头”写成“水笼头”“漫不经心”写成“慢不经心”“川流不息”写成“穿流不息”等。
生造词语和错别字不仅会造成语言文字运用的混乱，而且容易以讹传讹，对青少年和社会都会造成不良影响。应用文如果出现错别字，其后果往往比其他文章更严重。拟写应用文，要做到词语规范，应以2000年10月颁布的《中华人民共和国国家通用语言文字法》为基本准则。
（3）遣词造句合乎语法规范
遣词造句必须合乎语法规范，是应用文词语运用准确的要求之一。应避免出现不合乎语法规范的词句。
例如：
① 我们要努力提高产品质量，提高优质服务，提高经济效益和社会效益。
② 构思得好坏，能显示出作家的艺术本领。
③ 我们的产品远销海外，质量达到了国际水平。
例①中，属于宾语残缺，“提高优质服务”后应加上“水平”二字；例②中，好坏是两面的，而后半句则只有一面，须对应起来，可改为“构思得好坏，能显示出作家艺术本领的高低”。例③中，属于定语残缺，“国际水平”描述不确切，应改为“国际先进（或中等）水平”。
（4）正确使用模糊性词语
模糊性词语，即表述对象类属边界不清晰和性质状态不确定的词语。由于客观存在着大量的模糊事物和人们对事物的模糊认识，很难用精确词语来表达。在这种情况下，恰当地选用相应的模糊性词语来表达，反而更能准确地反映客观实际。
模糊词语不等于含糊不清，而是表现在事物的定性上是确定的，而在定量上是不确定的。在应用文中，当需要作模糊性表达时，选用恰当的模糊词语亦属于用词准确。例如， 1983年9月2日公布施行的《全国人民代表大会常务委员会关于严惩危害社会治安的犯罪分子的决定》第二项规定：“传授犯罪方法，情节较轻的，处五年以下有期徒刑；情节严重的，处五年以上有期徒刑；情节特别严重的处无期徒刑或死刑。”这项规定中的“情节较轻的”“情节严重的”“五年以下”“五年以上”等都属于模糊性词语，但用它们来表述犯罪行为的情节轻重及相应的量刑幅度，对于立法者所要表达的意思，则是很确切的。
应用文的词语，首先应该选用含义精确或比较精确的名词、动词、数词、量词等，但同时亦要求审慎使用模糊性词语，例如“大概”“可能”“或许”“差不多”“也许是”等，一般都不能用。在必须使用模糊性词语时，应力求比较准确地反映事实，尽量减少其模糊性。例如，“某项工程实际只完成了一半”不能说是“基本完成任务”; “一年只有一到两次的调查研究”不能说成“经常组织调研活动”; “禁止贪污受贿”不能说成“原则上禁止贪污受贿”。
2012年7月1日正式施行的《党政机关公文处理工作条例》, “第十九条 公文起草应当做到：……内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。”
1．简练
应用文作为办理事务的工具，它的针对性、时效性极强。为此，应用文尤其是公文的撰写和处理，都需要快速度、高效率。语言表达的简练，对公文来说极为重要。应用文一般应避免运用比拟、夸张、描写等文学性手法，亦不宜过多地使用形容词，行文不宜拖泥带水、画蛇添足。应用文的语言表达，叙事要直陈其事，明确晓畅；说明要简洁明了，要言不烦；议论要鞭辟入里，切中要害。
应用文要符合语句简练的要求，应把握几个要点。
（1）围绕主旨，删繁就简
应用文作为处理事务的工具和凭证，一般应开门见山，直奔主题。为了简明扼要、让人一目了然，应用文的句子结构一般是以单句、短句为主，较少用复句和长句。一般应避免冗长句子。
例如，“全公司党组织普遍开展了职工生病住院、婚丧喜庆、家庭纠纷，遇到特殊困难和情绪低落时，必须派专人造访，并给以帮助的‘五必访’活动。”
这个长句中“活动”前面的定语太复杂，读起来颇费劲。可以拆成短小句子：“全公司党组织普遍开展了‘五必访’活动，职工生病住院、婚丧喜庆、家庭纠纷、遇到特殊困难和情绪低落时，必须派专人造访并给以帮助。”
另外，要特别注意避免大话、空话、套话。
（2）力戒堆砌重复
堆砌重复亦是应用文之大忌。例如，“中华民族是一个有着悠久文明历史的民族，中华民族是一个勤劳勇敢的民族，中华民族是一个富于创造精神的民族。”可以把以上三个小句中的谓语成分集中起来，共用一个相同的主语和宾语：“中华民族是一个有着悠久文明历史、勤劳勇敢和富于创造精神的民族。”这样句子就显得语意集中，句式紧凑，便于阅读和理解。
又如，“党委成员在讨论中，心情格外激动，有的热泪盈眶，泣不成声，一致表示……”。“热泪盈眶”“泣不成声”实属过分的修饰，不仅造成一种浮夸，而且也破坏了公文的庄重色彩。
再如，“他用目不转睛的目光看着她”，这句话中的“目光”显然是重复多余，写成“他目不转睛地看着她”即可。
（3）运用应用文习惯用语
应用文中有许多规范的或约定俗成的习惯用语，恰当地使用可达言简意赅之效，亦可使用语显得庄重。例如公文中经常出现的词语“收悉”“妥否”“鉴于”，分别表示“收到并且了解”“不知是否妥当”“考虑到”。
需要指出的是“简”要得当、规范，不能随意简化，“简”得让人不明白或者产生歧义。例如某单位在醒目的地方挂的横幅上写着“五讲四美三热爱，六个遵守七不要”，后半句使人摸不着头脑，不可取。
2．严谨
严谨是指语句紧凑，表达意思确切缜密。
应用文作为办理公务、私事的凭证，其行文的语句应力求严谨，尤其是法规性公文关键字词的分量，可以说是“一字千金”，必须再三斟酌，力求万无一失。否则，小则影响办事效率，大则可能留下隐患。
例如，某上级在下发的《关于精简会议和文件的意见》中说：“各级领导机关要从文山会海中解放出来，就要少发不必要的文件，少开不解决问题的会议。”按字面意思，“少发”“少开”，说明还是要“发一些”“开一些”。这是修饰词与中心词搭配不当，造成逻辑上的错误。
又如，中日甲午战争后，清政府掀起了借洋债修铁路的热潮，清政府曾向德国借款修胶济铁路，在签订的条约中有一个条款写道：“沿铁路线左右三十里内煤铁等矿，德国有权开采。”清政府原意是左右加起来共三十里，然而由于条款的语句不严谨，让德国人钻了文字的空子，其坚持在胶济铁路左右各三十里开采。为此，清政府白白丢失了一倍土地的矿产开采权。正所谓“一字入公文，九牛拔不出”。
值得注意的是，正确使用标点符号，亦是应用文把好“严谨关”的重要环节。这点在经济类应用文特别重要。例如《误用一个标点损失十余万元》：据《钱江晚报》（1992年6月11日）报道，浙江三门县的一家商行，与内蒙古呼和浩特市的一家皮货收购站签订合同，购买一批优质羊皮。三门县这家商行对羊皮的质量要求是：“大小4平方尺以上。有剪刀斑（即有刀伤痕）的不要。”但在购销合同上却写成：“羊皮4平方尺以上、有剪刀斑的不要。”这里该用句号的地方误用了顿号，意思变成4平方尺以上和有刀伤痕的羊皮都不要。这样，羊皮大小要求刚好与原意相反。结果，卖方利用了合同上的这一破绽，卖给买方的尽是4平方尺以下的羊皮，优劣差价达十余万元。这个例子印证了“失之毫厘，差之千里”的古训。
应用文的语句要达到严谨，有几点基本要求：一是词语表达的概念要准确贴切；二是注意词语表达的概念的限制；三是词语之间有严密的逻辑性；四是正确使用标点符号。
3．得体
得体，即说话要适度、讲究分寸。它是指应用文使用的词语、语气、语体风格要与行文目的、使用文种、接受对象、使用场合等相适应。
应用文是为特定的需要服务的，要限定写作目的、读者对象、适用场合等条件，因此其语气使用一定要恰如其分。这点在公文中尤为重要，公文的用词、语气，应当符合公文的行文关系、使用范围及作者的职权范围。
一般而言，上行文用语应谦敬、简要，体现出下级机关对上级机关的敬重；下行文用语应明确、具体，不能模棱两可，要体现出领导机关的权威与政策水平；平行机关之间行文，用语应谦和礼貌，要体现出坦诚协商、互利合作的态度和愿望；公布性应用文的用语宜通俗、明白，尽力避免生僻难懂的词语、典故及专业术语；用于社会公共服务的应用文，更要注意词语平和而有礼貌，表示出热诚服务的愿望。例如，“遵照”多用于上行文，“准予”多用于下行文，而“为荷”“恳请”则多用于平行文。
下面是用语不得体的两个常见的例子。
其一，某煤气公司写的通知：“各户注意，请在规定时间内家中留人，以便查煤气表。如家中不留人，一切后果由个人负责。”这则通知的语气很不礼貌，有如一份强硬的通牒，使人看了很不愉快。
其二，某下级部门请求上级同意拨款修路，在请示结尾写道“此事紧急，希尽快加以办理”。“希”一般用在下行文中，上级对下级的要求，用在这里有督促上级的意味，显然不妥。
做到应用文语言得体有以下几个基本点：
（1）要适合发文者的身份，注意发文机关的隶属关系；
（2）要适合主旨的要求，语言的语气色彩要体现出应用文的发文目的；
（3）要适合受文对象；
（4）要适合不同语境。
1．朴实
朴实，即文风要朴实无华，语言实在，强调直接叙述。
朴实是应用文不同于其他文章语言的基本风格，这是应用文的特点和作用决定的。应用文的写作是为了解决实际问题，在笔法上要做到求真务实、直陈其事；在表达上多用叙述、说明、议论、而少用或不用描写、夸张、烘托、渲染等手法；在遣词造句上使用大众化、易懂和惯用的语词，力避生僻晦涩的字句。如果应用文的词语过于华丽，大量使用过分形容的修饰词，以及各种不适当的修辞方法，不仅破坏应用文的语体风格，影响了公文内容的表达，而且会造成浮夸，给人以假、大、空的感觉。
例如，某篇讲话稿写道：“我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪的心情，在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大会，欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、最可爱、最真挚的战友，怎能不热血沸腾、群情激奋、汹涌澎湃、斗志昂扬呢！……”
这个讲话稿连续使用了三个排比句，显得做作而虚假。特别是几个“最”字，更有言过其实之嫌。而“热血沸腾”“汹涌澎湃”之类的华丽词语不仅是一种累赘，而且与内容也很不相干。
应用文语言要达到朴实，应做到叙事说理，开门见山；实事求是，实话实说；遣词造句，规范明了。
2．庄重
庄重，就是端庄、郑重。应用文中的公文，代表的是机关发言，具有法定的权威性和约束力，在运用语言时一般必须庄重，以体现出公文的严肃性，因此，既不宜使用口语，又不宜运用文学语言。公文在语言的运用上要达到庄重，有两个基本要求。
（1）使用规范的书面语言
规范化的书面语言词义严谨周密，正确使用它可使读者准确理解公文，从而能认真执行。要注意两个基本点。
一是尽量不使用口语。例如，在应用文用语中，使用“商榷”“诞辰”“业经”“拟”等书面语言，代替“商量”“生日”“早已经过”“打算”等口语，以示庄重。试对比下面几段写法：
其一，某物流总公司给分公司的一份批复中写道：“仓库扩建需要的钱，由你们自己想办法去解决好了。”可改为：“仓库扩建所需资金，自行解决。”
其二，某电视机厂给某显像管厂的函写道：“二季度快到了，我们厂还缺两万支显像管，希望尽快调拨结我们，好用来满足紧急需要，可以不可以？等待着你们迅速来信答复。”可改为：“二季度在即，我厂尚缺显像管两万支，希速拨付，以应急需。可否，望速函复。”
上述两个原句是典型的口语写法，既不庄重，亦不简练；而改正句则显出公文语言的端庄持重。
二是尽量少用方言词语。一些较为通俗且家喻户晓的方言可在适当的场合酌情使用，如“炒鱿鱼”“埋单”“走穴”“山寨”等，但不能使用得太多太滥，特别是一些较为生僻的方言词语就不宜使用，例如广东方言中的“碎纸”（零钱）、“细妹子”（少女）、“流野”（假冒伪劣产品）等。
（2）使用规范化的专用词语
掌握这些词语，有助于应用文表述得庄重而简练。（参见下文）
长期以来，人们在应用文中沿用一些使用频率较高的专用词语。这些词语虽非全部法定，但已约定俗成。例如用于征询对方意见的商洽词，有“妥否”“当否”“是否妥当”“是否同意”“是否可行”等。这些专用词语简洁明了，有针对性，有助于更准确、严谨、得体地表达，并富有节奏感，从而赋予其庄重、严肃的色彩。
应用文，特别是行政公文，使用的规范化专用词语十分丰富，有“开端用语”“结尾用语”“称谓用语”“经办用语”“征询用语”“过渡用语”等，参见表1-1。
表1-1 公文常用特定用语简表
引自：杨文丰．现代应用文书写作（第4版），中国人民大学出版社，2011.
值得注意的是，上述应用文语言的四大特点，不是孤立存在的，而是互相联系，统一于一篇应用文中。为此，在撰写应用文时，遣词造句，要从体现这些特点出发，综合运用，不可顾此失彼。
语言表达方式，古人称为“笔法”。语言表达方式是一种运用语言反映客观事物的手段。人们在使用语言文字进行表达时，目的不同、方法各异，或叙事明理，或介绍事物，或阐明观点，或抒发感情，或描摹形象，于是就产生了叙述、议论、说明、抒情、描写这五种基本的语言表达方式。
应用文作为一种实用性的文体，主要是为了处理现实问题的，它的表达方式一般只用叙述、议论、说明。这三种表达方式在不同的应用文中，或交替使用，或以一种为主。抒情和描写这两种表达方式，除了在一些通讯报道、广告语中使用外，其他应用文一般较少使用。
应用文在运用叙述、议论、说明等表达手段时，应该同时体现应用文的语言特点。下文将应用文这三种表达方式作简略介绍。
叙述是作者对人物的经历和事件的发展变化过程以及场景空间的转换所作的叙说和交代。无论是文学作品还是非文学作品都要用到叙述，叙述是最基本、最常用的表达方式。叙述的方法有顺叙、倒叙、插叙等。
应用文的叙述有以下特点：
1．以叙事为主
应用文用于反映现实，解决问题，与一般记叙文以写人为主不同，而是多以叙述事情为主，如阐述事情原委、反映情况、总结工作、传达信息、介绍经验等。
2．如实叙述
应用文的实用性特点，决定了应用文的叙述应符合生活的真实，不应为了某种需要而夸大或缩小。例如，市场调查所叙述的材料不真实，就会使企业决策错误，蒙受损失。相比之下，文学作品允许“艺术的真实”，使文章波澜起伏，从而感染读者。
3．交代清楚
应用文要将叙述的六要素——何时、何地、何人、何事、何因、何果交代清楚。有时，这六要素中一些要素可以省略，但应以读者对事情有较清楚全面的了解为前提。文学作品交代六要素没有这么严格，有时可以略而不提，有时交代不够清楚，只要不影响读者对情节的理解即可。
4．概述为主
概述是用概括、简明的语言把事情的全貌或本质简单地交代出来。应用文多用简明扼要的概括来叙述，即使是比较详细的典型材料的叙述，也不宜像写小说那样铺陈、细描，而是尽可能用概括的语言，说明它的前因后果、来龙去脉。初学应用文写作，要特别注意把握分寸，力求言简意赅。
5．语句平直
由于应用文表达的核心是把握住问题的实质，为表现主旨服务的，应用文叙述的用语一般要求平铺直叙，较少使用修饰性词语，不拐弯抹角；一般采用顺叙，即按时间的推移、事件的发展顺序来写。这样便于读者清晰地掌握事情的来龙去脉。
议论是作者运用各种材料进行逻辑推理来阐明自己观点的一种表达方式。它分为立论和驳论两大类。
议论的三要素是论点、论据、论证。论点是作者对所论述的问题提出的见解、主张和表示的态度；论据是用来证明论点的理由和依据；论证是运用论据证明论点的过程。这三者在议论文中是紧密相连的。
论证的方法多种多样，常用的有归纳法、演绎法、比较法、分析法、例证法、引证法、喻证法、归谬法、反证法等。应用文中常用的是引证法、例证法、比较法、分析法等。
应用文中的议论与文学作品不同，一般不能渗入个人主观好恶情感，而应以事实为根据，以法规为依据，抓住要点，作简洁、明了的议论。应用文议论的特点如下。
1．一般采用不完整论证，以简化论证过程
应用文一般不通过完整的逻辑推理进行议论得出结论，而是经常以国家的法规、政策为依据，以客观的活动事实为基础，论证力求简单明确，直接表明论证结果、立场、主张等。这样不仅论据可靠、论证权威，亦可使应用文的篇幅、行文节奏得到较好的控制。
2．多以正面论述为主，旗帜鲜明地表明观点
正面论述体现了实事求是的精神，强调应用文的真实性。从社会整体来看，当前社会正在不断发展。虽然也有前进路上的杂草，但我们所要反映的事物总体情况是良好的，是积极向上的，或者是可以向积极方面转化的。以正面论述为主是应用文凭证依据、沟通协调、领导指导、规范约束和宣传教育作用的必然要求。应用文中也可以使用少量的反面材料加以论证，但必须以正面论述为主，紧紧围绕主题，立规范、促协调、多鼓舞、树信心，只有这样才是应用文发挥作用的前提。应用文必须旗帜鲜明地表达观点，毫不含糊地说出见解，使读者一目了然，明确理解。
3．往往与叙述、说明等结合使用
其中，夹叙夹议是最常见的方式。应用文的夹叙夹议可以节省叙述、说明的笔墨，有助于将材料与观点、材料与主旨更好地结合，以更好地表明观点和凸显主旨。
说明是用言简意赅的文字对事物、事理进行解说的表达方式。说明的目的是为了使读者了解事物、明白事理。简言之就是“知物、解事”。说明可以使读者对事物的性质、成因、构造、功能，对事理的概念、内容、规律、特点、关系等有一个鲜明的了解和认识。在应用文中，介绍事物、剖析原因、提出方案等都要用到说明这一表达方式，例如产品说明书、商业广告、市场预测报告等。
常用的说明方法有定义说明法、诠释说明法、分类说明法、比较说明法、例证说明法、数据说明法、图表说明法等。应用文的说明有以下几个特点。
1．客观准确
应用文的说明要求站在客观的立场解释和介绍事物、事理，不夸大、不缩小；不能以作者的主观兴趣与好恶作为解说事物的标准、阐明事理的依据。否则，可能害人害己，比如某些夸大其词的医药产品说明书。
应用文的说明不仅要求态度客观，而且表述要准确。因此，在说明事物解释事理时，语言要准确、贴切，可以适当使用专业术语，并能抓住事物的主要特征。
2．注意顺序
为了使读者更好地阅读理解，应用文的说明应力求有序。说明的顺序一般有时间顺序、空间顺序、时空顺序、逻辑顺序。应用文选用什么顺序进行说明，视被说明对象的情况而定。例如运用逻辑顺序说明，要注意从总到分、从主到次、由浅入深、由表及里的逻辑顺序，分条分类地进行。
3．综合使用多种说明方法
应用文在运用说明方法的过程中，经常是多种说明方法综合使用，例如数据说明和比较说明、定义说明和分类说明。这样可以把事物表述得更具体、准确。
思考与联系
一、名词解释
应用文、主旨、材料、结构
二、简答题
1．应用文有哪些特点？
2．应用文的种类有哪些？
3．应用文主旨的含义、作用、要求是什么？
4．应用文主旨的表现方法有哪些？
5．应用文材料的含义及作用是什么？
6．应用文材料的选择原则有哪几点？
7．应用文结构安排原则有哪些？
8．应用文语言具有哪些特点？
9．应用文的叙述、议论、说明等表达方式各具有哪些特点？
三、阅读与分析题
（一）下面四段话，从不同的角度加以分析，可以产生出多个主旨，请你给每一段话拟出3个不同的主旨，并用主旨句表现出来。
1．国外有两家鞋厂，各派一位推销员到太平洋某个岛屿去推销本厂的产品。上岛后不久，他们各发回一份电报。一位的电文是：“此岛上的人都不穿鞋子，明天我就回去。”另一位的电文是：“太好了！这个岛上的人都没有穿上鞋子，我打算长驻此岛。”
2．齐国有个齐宣王，喜欢听合奏，南郭先生不会吹竽，也混在其中。后来齐湣王即位，他喜欢听独奏，南郭先生只有逃之夭夭。这是成语“滥竽充数”的由来。
3．某日，某国驻广州领事馆的外交官员去珠江三角洲某市参观，市长亲自接待，但因讲不好普通话请了一个翻译，本来10分钟就可讲完的内容，结果用了20分钟。此外交官用标准的普通话问：广东不是在大力推广普通话吗？
4．一辆满载瓦瓮的大车在山间行驶。忽然，车子出了毛病，不能再走，把山道给堵死了。不多会儿，前前后后聚起了很多车辆，大家都很着急，但想不出办法。这时，有个叫刘颇的向车主人问明车辆与所载瓦瓮的代价，如数付了钱（全部买下的意思）后，随即招呼众人一起动手，把车子推下山崖。车辆又欢快地继续赶路了。
（二）请根据以下给定的材料归纳出文章的主旨。
入春以来，中国北方和西南地区发生了十年来同期最严重的春夏连旱，包括北京市在内，许多地区缺水问题十分严重。解决首都水资源问题已到了刻不容缓的地步。
北京市每年排出的污水量达12亿～13亿立方米，而目前的污水处理率仅有22%，大量未经处理的废污水排入河道，使全市一半以上的河道受到污染。
由于上游污染日趋严重，北京市两个大水库之一的官厅水库已经在1997年丧失饮用水功能。几年来，北京密云水库和超采地下水维持供水，形成大面积的地下水超采区，地面已出现沉降。
北京决心在今后3年投入巨资恢复官厅水库的饮用水功能，同时建立16座污水处理厂，使全市的污水处理率达到90%。
水资源利用效率问题是我们应该向国外借鉴的，像法国的塞纳河在入海之前，已经被利用过9次；尼罗河在入海之前，已被利用过了50次。
（三）在一篇抗震救灾工作报告中，要介绍救灾工作进展情况。下列9个小标题应该如何合理地排序。
1．精心救治伤病人员
2．加强卫生防疫工作
3．抢修损毁基础设施
4．及时公布灾情和抗震救灾工作情况
5．做好灾后重建准备
6．迅速解救被困群众
7．降低次生灾害威胁
8．全力安置受灾群众
9．做好物资的保障和监管
（四）阅读下面文章，找出结构不妥之处，并将文章自然段调整到最佳顺序。
澳洲孩子怎么学语文
1．澳洲小学从三年级就开始让学生写研究报告。或者说，他们的作文学习是从写研究报告开始，并且贯穿始终的。我见过当地小学生写的报告题目有“埃及金字塔”“人的心脏”和“国家的管理研究”等。教师给出研究题目，并且告诉学生报告的内容要求和写作格式，由学生自己去图书馆和国际互联网上查找资料，按要求完成。
2．下面我想用孩子所在的小学的一个教学实例来说明。
3．这种教学方法有一举多得的好处。要求学生自己查找资料，进行分析整理，最后用文字作客观的表述。所以在这个过程中学生既学习了知识，锻炼了收集和分析资料的能力，同时也学习了写作技能。这种方式有助于学生从小养成理性的思维习惯和科学的工作态度。
4．这所公立小学六年级的学生要完成一项关于国家管理的研究报告。教师把全班学生分成若干小组，每组5人。5人分别研究国家总督、总理、国家机构、州政府和地方政府。然后，学生分头去图书馆和互联网查找资料。
5．我曾在澳大利亚旅居两年多，那里的教育有许多值得我们借鉴的方面。
6．完成资料收集后的学生并不马上回到自己的组里，而是和其他组中收集同一类资料的同学进行交流，使每个人所掌握的专门资料都更加充实。然后，回到自己的研究小组中去，进行关于国家管理的综合讨论。
7．在这次研究活动中，学生不仅学习了写作和演说，还学习了行动，当然，通过这次活动，“国家”对于学生们来说，也不再仅仅是每周一次的唱国歌、升国旗和校长训话了。
8.“竞选”的日子到了。每个小组都推出代表发表“执政”演讲。六年级其他班的同学作“选民”参选，场面十分热烈。最后由“选民”投票选出了“总理”。
9．下一步的做法是每个研究小组都成为一个内阁，每个成员担任一个“部长”，他们根据对国家的研究结果提出“本届政府”的执政纲领。
四、病文析改
（一）试指出下列句子不符合应用文语言特点之处，并加以改正。
1．峨眉山市的矿泉水主要消费者是前来旅游的港澳台和侨胞、华侨和外国人。
2．厂里收到《关于举办质量检查科（股）长培训的通知》一文，派张员同志3月14日前来参加培训。
3.《关于清理整顿基金联谊会等社会团体乱拉赞助问题的通知》。
4．对纪律松弛现象，经过贯彻中央有关文件，有了显著改变。
5．读了这本书，使我懂得了一个人应该有革命的理想。
6．应聘的外国专家的工资，一般应高于或维持试用期工资而不能低于试用期工资。
7．年终，某工厂对上级规定的任务已基本上差不多全部完成了。
8．领导们严肃地研究了这个问题，提出了处理意见。
9．校园里随时可以看见沉思的身影和琅琅的读书声。
10．复方灵芝片主治喘息、气管炎、神经衰弱、心力衰竭、健胃强壮、消化不良。
11．今年的小麦和粮食又获得了大丰收。
12．公安部门将这些不法分子逮捕法办，确实罪有应得。
（二）下面是某制药厂生产的“感冒清胶囊”说明书的主体部分，请对这段说明书的结构、文字作出修改。
感冒初期轻症，俗称伤风，如喷嚏、鼻塞、流涕、咽痛、咳嗽等病情继续发展，而感染病毒引起呼吸道传染病。主要表现为以上呼吸道局部的炎症病状为主，出现高热、剧烈头痛、全身疼痛、四肢关节痛、咽痛、咳嗽、痰多、声嘶等症。
上述症状，因职业的影响，劳累过度，休息不同，年老体弱等，因而使整个人抵抗力减弱而感染发病。
虽然感冒都比较容易恢复，但也有人可能会继续引发鼻窦炎、中耳炎、喉炎、支气管炎或肺炎等疾病，因而经久不愈。
感冒清是根据上述疾病，搜集民间验方，采用金盏银盆等中草药精制品与抗病毒新药药物。
按照中西医结合的原则制成的胶丸，感冒清是感冒特效良药，它有消炎退热的功效，特别对病毒性感冒有显著效果。
（三）以下是一则请示，请找出其中语言使用不当之处进行修改，使其符合应用文的语言要求。
××中学关于筹建印刷厂的请示
××教育厅：
在改革大潮面前，在以经济为中心的形势面前，我们不甘落后。我们要做时代的弄潮儿。所以，我们决定筹建印刷厂。
我们有技术力量，不是吗？我们有三名老师家属是印刷厂退休工人，这还不够吗？我们有36个教学班，将近2000名学生，而且还有周围的四五所兄弟学校愿做我们未来的“上帝”，这不是产品的好销路吗？
我们学校去年建立了一所教学楼，学生空出平房喜迁高楼，这不是工厂场地吗？如果上级不答复我们的请求，那学校经费紧张，教育厅就不得不多拨一点，我们的教师子弟没活干，由此造成教师队伍不稳定，我们也不负责。
××中学
××××年×月×日