第四节
应用文的格式与结构安排

上文提到，应用文具有“规范性”，这一特点在应用文的格式中尤为突出，特别是党政机关公文。应用文一般都有法定的或约定俗成的规范格式或惯用体式，它们都有一定的要求和标准。应用文格式规范，不仅眉目清楚，而且有了规矩。这有利于更有效地撰写和阅读应用文，以及处理相关事务和问题。为此，写作应用文必须遵从各种应用文的惯用格式。

有关各种应用文具体的格式及其要求，请参阅本书“第二章 党政机关公文”等相关章节。本节重点论析应用文的结构及其安排。

一、文章结构的概念

“结构”一词，原指建筑物的整体布局及其内部构造，后借用到写文章上，指一篇文章的组织形式和内部构造，以及谋篇布局的艺术。

确立主旨决定了文章“写什么”，选择材料是解决“用什么写”，而安排结构则是要解决“如何写”的问题。即在文章主旨确定之后，作者要考虑先写什么，后写什么，如何开头结尾，如何安排层次段落，如何过渡承接，如何处理详略等问题，以构成一篇完整的文章。这种对文章全部内容的组织和构建就是文章的结构。

所谓安排结构，就是按照表现主题的需要，将所选材料有条不紊地进行组织安排，连缀成有机的统一体。具体而言，文章的结构所要解决的问题，主要包括层次、段落、过渡、照应、开头和结尾、详写与略写。结构是表现主题的重要手段。写文章只有找到恰当、完整的结构形式，才能把主旨和材料组合成一个完美的有机整体。

二、文章思路与文章结构安排的关系

文章思路，就是作者构思和写作文章时，思维活动过程的条理、方向及连贯的“线路”。它是作者对客观事物观察、理解和认识的反映。

思路与文章结构的关系极为密切，思路是形成结构的基础，结构是思路的体现和反映。文章的结构安排，可以说是作者经过系统思考加工所形成的思路在文章中的表现，正如语言学家张志公先生在《怎样锻炼思路》一文中所说：“作者的思路是他对客观事物怎样观察、理解、认识的反映。……客观事物反映在作者头脑里，经过观察、理解、认识的过程，形成了他对这件事物的印象、看法、态度或感情。把这些印象、看法、态度或感情理出个头绪来，就是所谓的思路。按照这个思路写成文章，就是所谓组织结构。文章的结构组织是否严密，表明他对所写的客观事物是否形成了鲜明的印象、看法、态度或感情。”这段话对我们认识思路的性质、特点及其与文章结构的关系，有很大的启发。

如果文章结构杂乱无章，则表明作者的思路杂乱不清；如果文章结构不严谨不清楚，则表明作者的思路不缜密不清晰。要想合理有序的安排文章结构，作者的思路有两点基本要求，一是思路开阔，二是思路清晰。要做到这两点，就要打破思维定式，进行多方探索，然后要理出头绪，掌握事物发展的必然联系和内部规律；在构思文章时，要顺应客观事物的规律去一步步深入进行。尤其是应用文的写作，为了更好地体现它的实用价值，其内容和结构必须能更直接地反映客观事物的外部联系与内在规律，因而它对思路开阔和清晰要比文学创作的要求更高。

三、应用文结构安排原则

（一）服从表现主旨的需要

主旨是文章的灵魂和统帅。应用文的结构安排，必须紧紧围绕主旨的需要来谋篇布局，把内容材料组合成一个统一的有机整体，以更好地表现主旨。为此，应用文结构的各个环节，都要受制于主旨，使其完美的形式服务于正确的主旨，例如材料详略安排要得体，层次段落的划分要井然，起承转合要恰当，放收要自然。例如写请示，顺序上应先写理由，再叙事项，最后提出请求。详略上，理由部分一般应简明扼要，概括性强；请示事项部分（包括意见与要求），是全文的重点，要详写，要写得具体明确。最后，以模式化请求语结束。

（二）正确反映事物的内在联系及规律

客观世界的表现虽然纷繁复杂，但其发展变化总是有其内在的规律性、规定性。人们在解决问题的时候总是先找出其规律性和规定性，然后再按照这些规律性和规定性进行工作。应用文的结构，亦应按照事物的进程，有层次、有条理地加以说明和阐述。

例如，要写一份市场调查报告，一般要先表明市场调查的目的是什么，然后叙述基本情况，对调查的现象进行分析并得出结论，最后再提出措施与建议。这样的结构与调查的进程一致，也反映了市场调查的特点和规律，成为这一文体的基本范式结构。

（三）层次清楚、周密和谐

这一要求对应用文结构特别重要。

层次的划分及段落的安排，体现了作者的写作思路和文章结构的整体构架。应用文写作，要特别注意根据主旨的需要安排好层次段落，以清晰地展示作者的思路及其写作意图。

例如写事件，一般就有发生、发展、结局的过程，写问题就有暴露、认识和解决的过程，而这些都要求作者遵循“开端→发展→结局”或“发现问题→分析问题→解决问题”的逻辑顺序安排层次。

周密是指结构的安排要使文章的内容完整严谨，有逻辑性，有头有尾，无残缺遗漏，且首尾圆合。和谐是指文章的内容通过有序的结构自然流畅地表现出来，详略得当，上下贯通，通体匀称。

（四）符合不同文种的体式特点

应用文文种都有相对规范和稳定的结构体式，应用文的结构应根据不同的文种及其规范要求加以安排。为此，要注意研究、把握应用文，尤其是公文的文体样式的规范。

例如写通报，一般要指交代事情的基本情况，事情的性质、对事情的评价及提出希望号召等顺序来安排内容；写工作通知，一般先写通知的目的依据，接着写通知的事项，最后是执行事项的要求；写法规、规章则一般要以总则、分则和附则作总体布局。

四、应用文结构的基本内容及表现形式

应用文结构安排一般指正文的整体结构安排，主要包括层次和段落、过渡和照应、开头和结尾。

（一）层次和段落

1．层次段落的概述

层次指应用文正文各大部分及其次序，是作者在表述主旨过程中形成的相对完整、相对独立的思想和意义单位。层次又称“逻辑段”“意义段”“大段”，它是作者思路的展开步骤和应用文书内容阶段性的逻辑体现。

段落是组成文章最基本的、相对独立的结构单位，是作者为了表达文章思想内容而做出的划分，习惯上称作“自然段”，一般用换行空两格为标志。应用文书正文分段的目的，在于清晰而有次序地把内容展示出来，它着眼于表达的效果。

段落有规范段和不规范段之分。每段只表达一个中心意思的段落称为规范段，应用文经常用这种段落构建文章。不规范段包括兼义段和不完整段，即通常所说的过渡段，它起到承上启下、总结全文的作用，但没有集中表明一个中心意思。

层次和段落都能表示文章意思的转换和间歇，它们之间关系密切。层次着重于思想内容的划分，段落着重于文字表达的需要。层次蕴涵于文意之中，段落表露于文字之外。有时它们是一致的，一个段落恰好就是一个层次；有时它们并不一致，几个段落表现一个层次；而一个段落内部，有时又可划分为几个小的层次。

2．层次之间的关系和安排

每篇应用文都是反映一定事理的逻辑体系，一般包含着若干层次。划分层次，就是按照一定的标准将事物划分成既有相对独立性又互相联系的部分。安排层次，就是根据说明主旨的需要，按一定的线索合理安排事物的先后次序。

应用文作为办理公私事务的工具和凭证，一般必须交代它要办理某项公私事务的缘由（原因、依据、目的等）、具体办理事项及其要求。因此，应用文正文层次无论怎么划分安排，其内容顺序一般都由“缘由”“事项”和“结尾”三部分构成。试看例文2。

例文2

例文2这篇公文是应用文一种比较典型、规范的外部结构形式，其正文由三个层次构成：第一自然段为奖励“缘由”；第二至第四自然段为奖励“事项”；最后自然段为奖励“结尾”。

总的来看，应用文层次的安排方式主要有几种。

（1）并列式

应用文中各个层次之间的内容是一种平等、并列的关系。这种方法常表现为几个观点、问题或事件并列在一起，它们在形式上独立、在内容上共同为说明主旨服务，一般没有谁主谁次、谁先谁后的问题。例如报告中的几方面的情况，规章制度中不同章节的规定。用并列法安排层次的优点是概括面广，可以井然有序地从多方面说明主旨。

（2）递进式

这是根据应用文说明主旨材料各个层次的内容不同，或按照事物发展的先后次序，或按照事理层层深入的关系来安排层次的方法。这种方法的各层次之间，不仅在说明的时候有先后次序的问题，而且在内容上也存在时间上或空间上的先后次序问题，这种次序一般是不能打乱的。如《××大学××××年教学工作总结》的内容主要分为两部分，第一部分为上一年的教学工作的完成情况，第二部分为下一年的教学工作打算。从内容上来看，第一、第二部分次序不可调乱，只有从工作完成情况中得到的经验教训，才能指导下一年教学工作内容的制定及调整。

（3）条文式

法规、规章文书和职能部门的一些行业文书，一般都使用这种形式。全文从头到尾都用条文组织内容，显得眉目清楚，排列有序，简洁明了。

应用文中的条文式结构，一般可采用以下两种。

一是章断条连式，适用于内容多、篇幅长的法规、规章。这种结构以章为序划分为有关法规、规章的层次，各章下的“条”不依章断开另起开头，而是连续编号。这便于执行承办时援引有关条文。章下可分条，极少数还在章下分节，节下再分条。章、节、条均用小写汉字数目表示，如第一章、第一节、第一条。条下有的分款，款不带序数，一个自然段就是一款；条下有的列项。项冠以带圆括号的汉字数码，如（一）（二）等。例如，中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（参见本书附录一）。

二是条文并列式，适用于内容不太多、篇幅不太长的法规、规章和其他应用文。条下同样可分款或项、目。若是非法规、规章的其他应用文，通常不用“第×条”标示，而主要使用数字等序数来分层级。序数的层级展开顺序如下：

第一级，用汉字小写数字，如一、二，在每个序数后用顿号，顿号一般要占一格。有时也不用顿号，特别是序号作为小标题时，在序号与小标题之间空一格即可。

第二级，用半圆括号的汉字小写数字，如（一）（二），括号外不用加任何标点符号。

第三级，用阿拉伯字，如“1.”“2.”，在每个序数后用下脚圆点号。

第四级，用半圆括号阿拉伯字，如（1）（2），括号外不用加任何标点符号。

还可以用汉字甲、乙、丙、丁，也可以用汉语拼音字母大写A、B、C、D，小写a、b、c、d。此外，第一、第二、第三、第四也可作为序数。

要注意四个层级的序数的顺序不能颠倒，也不能混用。例如，在一篇应用文中，第一级的内容用第二级的序数（一）（二）（三）（四），后第二级内容用第一级的序数一、二、三、四，或在同一级的内容把不同层级的序数混用，如1（2）（3）4等，均不规范。容易造成读者对内容理解的混乱。

（4）总分式

按应用文内容“从总到分”“从分到总”或“先总后分再总”的关系安排层次，就是“总分关系”。例如，工作总结的写作，一般先对之前的工作结果进行总的概述，之后再分述各个方面工作的完成情况及其经验教训。

注意这几种关系的层次安排，在一篇应用文中，尤其是结构比较复杂的应用文中，常常是交替使用的，亦可以一种为主，兼用另一种方法，不能将某篇应用文机械地划分属于某种层次关系。例如，如上述例文2正文的3个层次，主要是一种“递进关系”，兼具“总分关系”；又如本书附录一的《党政机关公文处理工作条例》的层次安排主要为“条文式”结构，其内容亦是典型的“总分式”关系，可称之为“总分条文式”。

3．段落划分的原则和方法

段落是应用文结构、材料安排，意思表达的最基本单位。它表现了作者的思维步骤及表达上的转折变化。段落的基本作用是表示文章意思的转换、间隔，清晰地反映文章内在层次，帮助读者理解文章的脉络，便于读者阅读、理解。

应用文段落划分的原则是必须做到单一、完整、有序与合理。（1）单一，指在一个自然段里，只说一个意思，不把其他无关的意思混杂在一起说。（2）完整，指一个自然段把一个意思说完全，不残缺，不留尾巴，除为了特殊的表达效果，一般不把一个意思分散在几段去说。（3）有序，段落之间的组合关系要合理，要有逻辑性与连贯性。（4）合理，指段落的划分，要注意长短适度，匀称得当，既要服从应用文书内容表达的需要，又要注意应用文书阅读者接受心理的需要。

段落安排的方法和层次安排的方法相近，常用并列法、递进法和条文法，亦可3种方法兼用，例如上述例文2正文总体的段落安排主要是递进法，而第二至第四个自然段则属并列法。

应用文的段落安排还有两个重要特点。

其一，普遍使用序数。序数的使用，使应用文各部分内容的连接、转折显得简单、明确，又使其层次划分、段落安排更加清楚有条理。例如：

例文3

其二，经常使用过渡性词句，完成段与段之间的转换和衔接。这些词语、句式大多用在开头与主体、主体与结尾、段落与段落、层次与段落的过渡、转折的地方。借助段中的过渡性词句，使读者清晰地了解这一段与前一段，这一层与上一层所表达内容的差异及其相关性。

常用的词语如：根据、现将、如下、以上、总之、为此、对此、但是、另外、一方面、另一方面、同时、此外、一律、所有……

常用的句式如：“根据……现将……如下：”（转下一段，如例文3正文的第一个自然段）, “具体做法是：”（转下一段）, “综上所述，”（承接上一段）。

（二）过渡和照应

1．过渡

一篇文章由一层层意思、一段段内容编织、连缀起来。过渡就是段落与段落之间、层次与层次之间的桥梁，它把文章各层的意思沟通融合，使文章成为一个有机整体。过渡不好，或者该过渡时没有过渡，文章就脱了节，结构就不严密，脉络就不畅通。

应用文需要过渡安排之处：一是内容的开合处，如内容由总到分或者由分到总时；二是意思转换处，如由今至昔或由昔至今；三是表达方法的变动处，如由叙入议、由议入叙时需要安排过渡。

应用文正文写作的过渡方式有以下四种。

（1）过渡词，即以词语过渡，如“为此”“对此”“总之”“由此可见”“综上所述”“但是”“相反”等。

（2）过渡句，即用总结上文、提示下文、设问句等表承上启下的句子过渡。这些句子可以放在前段的段尾，也可放在后段的段首，例如上述例文3正文第一自然段的尾句“现将‘五一’期间全校有关放假、调课的事宜通知如下：”。

（3）过渡段，即用一个相对独立的自然段来承转过渡。上下文意思空隙较大，往往用段过渡。

（4）不用任何明显的过渡标志，而是靠文中内容内在联系过渡。

2．照应

照应指文章中的内容和意思在不同部位，尤其是不相邻的层次、段落之间，前后互相关照与呼应。它的作用是加强文章前后内容的联系，增强文章的整体感。

对应用文而言，照应是为了使文章组织得更周密、严谨。例如某份意见，前文指出3种存在问题，后文应针对性地提出有关的3条建议措施。如果应用文前文叙述了某个问题，后文却没有涉及，或者反之，这样行文不利于应用文主旨的表达，亦会影响办事效率。

应用文常见的照应方式有：

（1）首尾照应。这种照应使文章首尾圆合，结构严谨。例如在请示里，往往是开头写“现就……请示如下”，结束时写“上述请示是否妥当，望予批复”。

（2）文题照应。应用文书的标题往往体现其主旨，照应标题有突出主旨的作用。

（3）文中照应。围绕主旨或基本事件，在行文过程针走线行，多处照应。这种方式由于多处相互照应，可以起到强化主旨、突出中心事件的效果。

（三）开头和结尾

1．开头

应用文的实用性特点决定了应用文的开头必须直截了当、开门见山、简洁有力。开头应当点题或揭示应用文的内容走向，并领起下文。常用的开头方式有：

（1）概述情况。这种方式要求开头简明扼要地介绍有关情况或背景。报告、会议纪要、总结等常用此法开头。

（2）说明根据。这种方式开头即引用上级指示精神或有关法律、法规，常以“根据”“遵照”“按照”等词语领起下文，鲜明标示出行文有据，表明应用文书内容的权威性。通知、批复、规章等常用这种方式开头。

（3）直陈目的。这种方式开头，常用“为了”“为”等介词构成的主旨句领起下文。法规、规章、决定、通知等应用文书常用此方式。

（4）交代原因。这种方式开头，常用“由于”“因为”“鉴于”等词领起下文，也可直接陈述发文原因。

（5）阐明观点。这种方式开头先提出观点，或者点明主旨，接着加以解释说明，以引起读者的重视。

（6）表明态度。这种方式开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度，做出评价，提出看法。批转、转发性通知多如此开头。

（7）引述来文。这种方式开头引述对方来文、来电的标题、文号，然后引出下文。应用文书中的复函、批复普遍使用此方式开头。

（8）提出问题。这种方式开头提出问题，提示应用文的主旨或主要内容，以引起阅读者的注意与思考。各类调查报告常用这种方式开头。

应用文的开头，一般是多种方式的综合运用。例如前述例文2正文第一个自然段，属于“概述情况”和“直陈目的”两种开头并用。

2．结尾

结尾是全文的收束。应用文结尾的主要任务是帮助读者把握主旨，加深理解，达到预期的写作目的。应用文常见的结尾方式有：

（1）强调式结尾。对文中的主要问题作强调说明，以引起阅读者的重视。

（2）请求式结尾。表达请求上级批复、批转、批准或请求对方帮助之类的话语。公文中的请示、函等普遍使用此方式结尾。

（3）总结式结尾。对文中的主要观点或问题做出归纳或总结，使读者对全文有一个较完整的印象。

（4）号召式结尾。提出要求、希望或发出号召。例如上述例文2的最后一个自然段。

（5）补充式结尾。补充交代有关事宜。通知、法规、规章等常用这样的结尾。

（6）显文种式结尾。以各种应用文惯用结尾模式作结束。例如把名词性文种作动词用，并以此结尾。如“特此通告”“特此通报”“特此通知”“特此报告”等。

（7）说明式结尾。即把要求或需要补充说明的内容写在文章末尾，多用于法规文书。例如附录一的《党政机关公文处理工作条例》最后一条：

“第四十二条 本条例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。”

除上述几种结尾方式外，还有祝贺、慰问式的结尾等，亦可在正文的主体部分意尽即文完，正文自然结束，不再另写结尾等方式。 nbSj60ImoY68nlVzg0569oG2oEeMtmoCSyRX21UKej0qN1Q59yNN6vRIiqVAhVqM